Firmengruppe in der LEA
Allgemein
In der LEA wird der Einsatz einer Firmengruppe unbedingt empfohlen. Wie bereits in der Themendokumentation Die Firmengruppe: Paketbezogene Motive (im Kapitel LEA) erklärt, müssten sonst die Stammdaten für die LEA je Firma angelegt und gewartet werden und es wären keine firmenübergreifenden Auswertungen möglich. Ohne Firmengruppe ist für eine Kanzlei (Anwenderkreis LEA für STB) bzw. für Unternehmen (Anwenderkreis LEA für ERP) auch keine firmenübergreifende Fakturierung möglich.
Diese Dokumentation beinhaltet LEA-bezogene Empfehlungen zur Organisation Ihrer eigenen Firmen mit Firmengruppe und zentraler Personenwartung (siehe auch Standardeinstellung für Firmengruppen).
Allgemeine Informationen zur Firmengruppe können Sie der Themendokumentation Die Firmengruppe: Überblick entnehmen. Weitere Details zur Anlage, Wartung etc. finden Sie in der paketübergreifenden Themendokumentation Die Firmengruppe: Grundlagen und zentrale Einstellungen. Diese Informationen gelten unabhängig vom Anwenderkreis, also unabhängig davon, ob Sie die LEA in einer Kanzlei (LEA für STB) oder in einem Unternehmen (LEA für ERP) einsetzen. Bitte beachten Sie diese vorab!
Achtung!
 | BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen, da damit sehr viele Details zusammenhängen. Falsche bzw. ungünstige Einstellungen sind teilweise irreversibel oder nur mit hohem Aufwand änderbar. |
Achtung!
| Bitte informieren Sie sich auch vorab in der CRM Themendokumentation Firma, Firmengruppe, Kunde, Projekt, wie die einzelnen Begriffe innerhalb der NTCS verwendet werden und zu verstehen sind. |
Bedeutung der Firma in der LEA
Für folgende Einstellungen/Aufgaben wird die eigene Firma in der LEA benötigt:
- Die Anlage firmenübergreifender LEA Stammdaten und LEA Parameter
- Die Anlage firmenspezifischer LEA Stammdaten
- Mitarbeiterfirma - leistungserbringende Firma
Die Zugehörigkeit der Mitarbeiterfirma wird über die Dienstverhältnisse des Mitarbeiters abgebildet. Über diese Firma erfassen die Mitarbeiter Leistungen gegenüber einem Kunden. Unter der Mitarbeiterfirma werden keine abweichenden Stammdaten/Einstellungen gewartet. - Verrechnungsfirma - leistungsverrechnende FirmaDie Verrechnungsfirma ist ein zentraler Begriff in der LEA. Um bei weiteren eigenen Firmen Leistungen fakturieren zu können (entweder über Honorarnoten oder über die Auftragserfassung (WWS)), ist es wesentlich, dass das Programm unter den eigenen Firmen die jeweils korrekte Verrechnungsfirma ermitteln kann. Damit ist gewährleistet, dass ausgehend von der Leistung die korrekten Firmendaten am Ausdruck bzw. in der E-Mail ausgewiesen, die korrekten Konten ermittelt, die korrekten Fibus angesprochen werden etc.Damit eine eigene Firma als Verrechnungsfirma fungieren kann, sind keine eigenen Kennzeichen im Firmenstamm zu setzen. Jede innerhalb der Firmengruppe angelegte eigene Firma kann als Verrechnungsfirma eingesetzt werden. Im Firmenstamm muss lediglich das Feld "Ist eigene Firma" aktiviert sein, wodurch bereits die Fakturierung möglich wird.Die Verrechnungsfirma wird anhand definierbarer Rückfallsebenen in der Leistungserfassung ermittelt. Sämtliche Detailinformationen zur Ermittlung der Verrechnungsfirma entnehmen Sie der Fensterhilfe Leistungsumfang und der Themendokumentation Ermittlung der Verrechnungsfirma.
Egal welche dieser Aufgaben die eigene Firma hat, sie muss der Firmengruppe angehören.
Vorgaben durch Standardeinstellungen für Firmengruppen
Durch Einführung der Pakete CRM, FIBU, KORE, ZEIT und/oder LOHN sind meistens Personenstammdaten (darunter die für die LEA wichtigen Personenarten "Mitarbeiter" und "Kunden"), Mandantenfirmen, Personen-, Erlös- oder Aufwandskonten sowie viele allgemeine Stammdaten im System angelegt.
Für die LEA können bereits folgende Grundvoraussetzungen gegeben sein und müssen bei Bedarf nur noch ergänzt werden:
Allgemein:
- Kunden stehen für die Leistungserfassung und Fakturierung zur Verfügung.
- Die Mitarbeiter können in der Leistungserfassung genutzt werden.
- Stammdaten wie Abteilungen, Berufsgruppen, Wochenmodelle etc., die Sie für organisatorische Anforderungen in mehreren Paketen benötigen, können verwendet werden.
STB:
- Personen- und Erlöskonten stehen in den kanzleieigenen Fibus zur Verfügung, sodass eine Anbindung der LEA an die FIBU für die Verbuchen der Honorarnoten möglich ist.
- Stammdaten wie Länder, Zahlungsarten, Konditonen etc., die Sie für die Abwicklung von Geschäftsfällen in mehreren Paketen benötigen, können verwendet werden.
ERP:
- Projekte stehen in der Leistungserfassung zur Verfügung.
- Aufwandskonten und Kostentypen können für die LEA-KORE-Überleitung verwendet werden.
Verwendung der Hauptfirma vs. Verrechnungsfirma
Stammdaten der Hauptfirma
Folgende Stammdaten müssen zwingend unter der Hauptfirma geführt werden:
Allgemein:
STB:
Hinweis
 | Wird eine andere Firma eingegeben, folgt eine Meldung, dass unter dieser Firma keine Daten erfasst werden dürfen und auf die Hauptfirma umgeschaltet wird (mit Ausnahme bei Firmen mit WWS-Einzelfirmenmodus):  Die gesetzte Hauptfirma ist in den LEA Parametern im Fenster selbst rechts im Fenstertitel ersichtlich. Hier scheint die Nummer der Hauptfirma auf. Die LEA Parameter werden für die Hauptfirma des angemeldeten Users geöffnet.  Informationen zu den einzelnen LEA Parametern finden Sie in der Fensterhilfe LEA Parameter. |
Stammdaten der Verrechnungsfirma
Manche Stammdaten bzw. Einstellungen können unter der Verrechnungsfirma geführt werden (Hauptfirma dient als Rückfallebene):
Allgemein:
STB:
- Erlöskonten als Zuordnung zu den Kontentabellen
- Druckereinstellungen für Ablaufarten
- Rechnungstexte
ERP (nur bei WWS-Einzelfirmenmodus):
- Tätigkeiten
- Tätigkeitsgruppen (inkl. Tätigkeitshauptgruppen)
- Aufwandskonten als Zuordnung zu den Kontentabellen (Einstieg aus der LEA, nicht WWS)
Es handelt sich hierbei um alle Stammdaten, die für eine verrechnungsseitige Bewertung von Leistungen benötigt werden und sich konkret auf eine Verrechnungsfirma beziehen, die im Einstiegsfeld "Firma" auszuwählen ist. Verrechnungsfirmenbezogene Parametereinstellungen sind unter den CRM Parametern im Ordner LEA zu treffen.
Bitte beachten Sie hier jeweils für detaillierte Informationen, welche Stammdaten und Einstellungen unter welcher Verrechnungsfirma zu treffen sind und welche Rückfallebenen bestehen. Einen Gesamtüberblick und eine Empfehlung zur Reihenfolge der Anlage finden Sie auch in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.
Beispiele für verrechnungsfirmenbezogene Einstellungen
Beispiel Anlage von Stundensätzen für eine Verrechnungsfirma
 | Die Verrechnungssätze in den Stundensätzen werden firmenbezogen, also als "Verrechnungssätze Firmen" geführt. Vorgeschlagen wird im Einstiegsfeld "Firma" die Hauptfirma. Legen Sie hier Stundensätze an, bilden diese die Rückfallebene und gelten über alle Verrechnungsfirmen hinweg, sofern wie im Standard vorgesehen der LEA Parameter Ermittlung Verrechnungssatz aus Hauptfirma aktiviert ist (siehe Rückfallebenen für die Ermittlung von Verrechnungssätzen).  Ist es notwendig, je Verrechnungsfirma eigene Stundensätze zu verrechnen, benötigen Sie Stundensätze, die direkt unter der Verrechnungsfirma angelegt werden. Bei einer Neuanlage (hier im Beispiel nur für die Tätigkeitsgruppe "Buchhaltung") müssen Sie daher im Einstiegsfeld "Firma" die passende Verrechnungsfirma auswählen.  |
Beispiel STB: Anlage von Druckereinstellungen für Ablaufarten für eine Verrechnungsfirma
| Die Standards für die Druckereinstellungen für Ablaufarten werden durch einen Import unter der Hauptfirma 98 angelegt. Damit gilt diese Druckereinstellung für alle Verrechnungsfirmen (Rückfallebene).  Ist es notwendig, je Verrechnungsfirma ein eigenes Honorarnotenformular zu hinterlegen, benötigen Sie auch eine eigene Druckereinstellung für diese Verrechnungsfirma. Bei einer Neuanlage müssen Sie daher im Feld "Firma" die passende Verrechnungsfirma auswählen.  So steuern Sie für jede Ihrer Verrechnungsfirmen die korrekten Druckereinstellungen für Ablaufarten an (hier am Beispiel der Firma 1, nur für die Ablaufart "Honorarnote" eingestellt).  |
Verwendung der Mitarbeiterfirma
Bei jeder Leistung ist nicht nur ersichtlich, unter welcher Verrechnungsfirma sie zu verrechnen ist, sondern auch, unter welcher Firma sie erbracht worden ist.
In der Steuerberatung spielt die leistungserbringende Firma in der LEA eine untergeordnete Rolle. Nicht alle Kanzleien sind daran interessiert, dies näher auszuwerten oder Leistungen unterschiedlich nach diesem Kriterium zu bewerten.
Damit eine eigene Firma als Mitarbeiterfirma eingesetzt werden kann, sind keine eigenen Kennzeichen im Firmenstamm zu setzen. Jede innerhalb der Firmengruppe angelegte eigene Firma kann als Mitarbeiterfirma eingesetzt werden. Diese Informationen können in der LEA ausgewertet werden.
Verwenden Sie die empfohlene Standardeinstellung für Firmengruppen, sind zwei Anforderungen unbedingt zu beachten:
- Das Programm muss über das Dienstverhältnis/die Dienstverhältnisse des Mitarbeiters die Dienstverhältnisfirma ermitteln können.
- Ihr/e Mitarbeiter/in muss in der Leistungserfassung jenes Dienstverhältnis angeben, unter dem er/sie die Leistung erbracht hat.
In beiden Fällen unterstützt das Programm mit Automatismen - es ist sozusagen gar nicht möglich, einen Mitarbeiter ohne Dienstverhältnis bzw. ein Dienstverhältnis ohne Dienstverhältnisfirma zu erfassen. Für die LEA ist für die Ermittlung der leistungserbringenden Firma "nur" wichtig, dass die Dienstverhältnisse historisch richtig und mit der korrekten Dienstverhältnisfirma im Feld Firma Dienstverhältnis angelegt sind.
In der Leistungserfassung ist es ebenfalls nicht möglich, eine Leistung ohne Dienstverhältnis zu erfassen. Sie sehen im Leistungserfassungsfenster (z. B. in der Tageserfassung) neben dem Einstiegsfeld "Mitarbeiter" auch das Feld "Dienstverhältnis". Beide enthalten immer einen Vorschlagswert - die Felder können nicht "geleert" werden.
Auf der Leistung selbst wird die leistungserbringende Firma im Feld Mitarbeiterfirma gespeichert (im Standard nicht eingeblendet und inhaltlich auch nicht abänderbar).
Beachten Sie für sämtliche Detailinformationen das Kapitel Dienstverhältnis in der CRM Themendokumentation Anlage und Einstellungen bei neuen Mitarbeitern. Weitere LEA-spezifische Informationen sind auch im Kapitel Mitarbeiter in der LEA Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten zu finden.
