Updatebeilage CRM 2018
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS-Update 2017.20.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM.
Sie möchten ausgewählte Neuerungen des vergangenen Jahres kennenlernen und diese Einstellungen in einer NTCS Schulungsumgebung sehen? Dann dürfen wir Ihnen das Webinar „Neuerungen und Updatehinweise CRM 2018“ in unserer Akademie empfehlen! Hier geht es zu allen BMD Seminaren CRM & LEA im Akademiebereich!
Inhalt
CRM
Termine
Rückkehrzeit
Bei der Neuanlage eines Termins können Sie sich das Feld "Rückkehrzeit" einblenden und mit jener Uhrzeit befüllen, zu der Sie von einem Auswärtstermin zurückkehren. Somit ist auch speziell in der Gruppenübersicht für andere Mitarbeiter ersichtlich, wann der verplante Mitarbeiter wieder zurückkehrt. Auch die Ressource wird bis zur eingetragenen Rückkehrzeit reserviert. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Terminkalender.
Terminkalender.Geburtstagstermine
Aus Datenschutzgründen gibt es in den Terminen für die Erstellung von Geburtstagsterminen die beiden Parameter "Geburtstagsliste" und "Geburtstagstermine: Anzeige Alter". Beide Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 8 Termine → Allgemeine Einstellungen → 1 Allgemein. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Geburtstagsliste.
Geburtstagsliste.Ressourcengenehmigung
Im Terminkalender ist es möglich, beim Hinzufügen von Ressourcen einen Genehmigungsworkflow anzustoßen. Bitte beachten Sie, dass genehmigungspflichtige Ressourcen nur über einen Termin reserviert werden können. Eine Reservierung über das Fenster Ressourcenverleih ist nicht möglich. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Ressourcen genehmigen.
Ressourcen genehmigen.Aufgaben
Workflowaufgaben - Notiz
Bei Workflowaufgaben besteht jetzt auch die Möglichkeit mit einem Klick auf das Symbol 
im Feld Notiz, eine weitere Notiz zu dieser Aufgabe zu erfassen. Dazu öffnet sich das Fenster, in dem Sie die gewünschte Notiz eintragen können.
im Feld Notiz, eine weitere Notiz zu dieser Aufgabe zu erfassen. Dazu öffnet sich das Fenster, in dem Sie die gewünschte Notiz eintragen können.Workflowaufgaben delegieren
Über die Aufgabenaktion im Workflow können Sie steuern, ob die daraus entstandenen Workflowaufgaben delegiert werden dürfen oder nicht. Wenn Sie das Feld "Delegieren zulässig" nicht aktivieren, wird das Delegieren der Workflowaufgaben verhindert.
Workflowaufgaben ausführen
Beim Ausführen einer Workflowaufgabe, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, wird jetzt geprüft, ob diese durch einen anderen Mitarbeiter der Verteilung zum selben Zeitpunkt bereits ausgeführt wird. Das heißt, wird eine solche Workflowaufgabe ausgeführt, werden alle anderen Aufgaben dieser Verteilung gesperrt. Sollte eine zweite Workflowaufgabe dieser Verteilung gleichzeitig ausgeführt werden, erhält der Mitarbeiter, der diese Workflowaufgabe ausführt, eine entsprechende Hinweismeldung, dass die Aufgabe bereits von einem anderen Benutzer ausgeführt wurde.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Aufgaben bzw. in der dazugehörigen 
Feldauswahl zu den Aufgaben.
Aufgaben bzw. in der dazugehörigen Feldauswahl zu den Aufgaben.Abwesenheitsmanager
Vertretungsart Aufgaben
Bei den Vertretungsarten für die Aufgaben gibt es jetzt die Ausprägung "Stellvertreter ohne Benachrichtigung". Wenn Sie diese Ausprägung wählen, kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Bei dieser Art der Vertretung müssen die Aufgaben direkt in den Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigt werden.
Prüfung Aufgaben/Fristen
Im Abwesenheitsmanager wurden die Aufgaben und Fristen immer nach dem Beginndatum geprüft. Das Beginndatum wird jetzt nur mehr dann für die Abwesenheitsermittlung herangezogen, wenn sich dieses in der Zukunft befindet. In allen anderen Fällen wird das aktuelle Tagesdatum herangezogen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum 
Abwesenheitsmanager.
Abwesenheitsmanager. Onlineumfrage - Pflichtfelder
In der Onlineumfrage besteht jetzt die Möglichkeit Fragen mit einer Antwortpflicht zu kennzeichnen. Diese Einstellung kann im Fenster 
Fragebögen bei der Zuordnung der Fragen zum Fragebogen im Feld "Antwortpflicht" je Frage definiert werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Onlineumfrage.
Fragebögen bei der Zuordnung der Fragen zum Fragebogen im Feld "Antwortpflicht" je Frage definiert werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Onlineumfrage.Kontaktsynchronisation
Für die Kontaktsynchronisation gibt es einen neuen Parameter, mit dem Sie steuern können, ob auch das auf der Person hinterlegte Foto mit ins Outlook exportiert werden soll. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → 1 CRM → Allgemeine Einstellungen → 3 CRM → "Kontaktsynchronisation - Personenfotos synchronisieren". Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Synchronisation Kontakte.
Synchronisation Kontakte.Workflow
Mitarbeiterermittlung
Bei der Mitarbeiterermittlung im Workflow bei einer Aufgabenaktion kann auch der Stellvertreter des Mitarbeiters ermittelt werden. Damit der Stellvertreter des Mitarbeiters ermittelt wird, müssen Sie die Combobox "Mitarbeiterermittlung" auf "Mitarbeitervorlage" stellen und im Feld "Mitarbeitervorlage" die Mitarbeiterrolle "Stellvertreter" zuordnen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Aufgabenaktion.
Aufgabenaktion.Verhalten Standardstatus
Sollten Workflowaufgaben von mehreren Mitarbeitern mit unterschiedlichen Status erledigt werden entscheidet grundsätzlich der Standardstatus, wie der weitere Weg im Workflow aussieht. Bei dieser Variante kann aber das Problem auftreten, dass niemand den Standardstatus gewählt hat, aber auch in diesem Fall würde der Workflow den Weg des Standardstatus weitergehen.
Damit Sie gewährleisten können, dass ein Status mindestens einmal beim Erledigen der Aufgabe gewählt werden muss, können Sie jetzt eine Reihung der Aktionsstatus aktivieren. Durch die Aktivierung der Reihung über die Funktion "Reihung aktivieren" hat der Standardstatus keine Auswirkung mehr. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Aktionsstatus.
Aktionsstatus.Workflow abbrechen
Auf der Aufgabenaktion im Workflow können Sie jetzt steuern, ob im Erledigen-Dialog von Workflowaufgaben die Möglichkeit besteht, den Workflow abzubrechen bzw. im gleichen Zug einen neuen zu starten. Wenn Sie das Feld "Workflow abbrechen zulässig" aktivieren, ist im Erledigen-Dialog von Workflowaufgaben dieser Reiter aktiv, in dem Sie den Abbruch des Workflows vornehmen können. Wenn Sie dieses Feld nicht aktivieren, wird dieser Reiter in diesem Fenster gar nicht angezeigt.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Erledigen.
Erledigen.Workflow: Dokumente gesammelt versenden
Im Workflow besteht die Möglichkeit, die Dokumente eines Kunden aus mehreren Workflowabläufen für einen gemeinsamen Versand zusammenzuführen. Dazu wurde die neue Hintergrundfunktion "Versandbereit" erstellt und das Feld "Folgeworkflow" hinzugefügt. In diesem Feld können Sie den Workflow hinterlegen, mit dem die Dokumente dann gesammelt an die jeweiligen Kunden versendet werden sollen.
Detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten bzw. zum Ablauf erhalten Sie in der Dokumentation zum 
Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow.
Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow.Kanzlei
Fristen
Mit der Version 20.45. stehen Ihnen die neuen Fristen zur Verfügung. Beachten Sie bitte die Kurzhilfe in den Fristen im Fenstermenü unter Hilfe →
Kurzhilfe Fristen. Die Fristen können auch als eigener Bereich im 
Kunden - Cockpit eingeblendet werden, bzw. stehen die Fristen auch im Web zur Verfügung.
Kurzhilfe Fristen. Die Fristen können auch als eigener Bereich im Kunden - Cockpit eingeblendet werden, bzw. stehen die Fristen auch im Web zur Verfügung.Achtung!
 | Alle abgespeicherten Feldauswahlen für die Fristen werden automatisch durch die Umstellung gelöscht und können auch nicht wiederhergestellt werden. Der Grund ist der, dass neue Felder in die Feldauswahl aufgenommen wurden und bestimmte Felder geändert werden mussten. Bitte beachten Sie ebenso, dass dadurch alle Individuallösungen zu den Fristen wie Datenverknüpfungen, Makros, etc., nicht mehr vorhanden sind, bzw. angepasst werden müssen. Feldmakros "wiederherstellen" Feldmakros werden nicht gelöscht, diese sind nur in der neuen Feldauswahl der Fristen nicht mehr hinterlegt. Wenn Sie ein Feldmakro im Einsatz hatten, gehen Sie bitte unter Tools → Administration → Makros und filtern in diesem Fenster im Feld "Bezeichnung" nach beinhaltet "FST_". Kopieren Sie dann den Inhalt des Makros in die Zwischenablage und hinterlegen Sie dieses beim entsprechenden Feld in der neuen Feldauswahl der Fristen. |
Quotenverwaltung
Spalte "Nachzahlung/Gutschrift"
In der Liste der Steuererklärungen in der Quotenverwaltung wird Ihnen jetzt automatisch eine Summenzeile angezeigt, wenn Sie die Spalte "Nachzahlung/Gutschrift" eingeblendet haben.
Feld "Steuerpflicht bis" des Kunden
Wird im Kundenstamm im Feld "Steuerpflicht bis" ein Jahr in der Vergangenheit eingegeben (z. B. 2016), und wurden bereits aktuellere Quoten erzeugt (z. B. 2017), so wird eine Abfragemeldung beim Speichern des Kunden ausgelöst. Mit der können Sie entscheiden, ob die bereits erstellten Quotenfälle nach dem eingetragenen Jahr gelöscht werden sollen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Quotenverwaltung.
Quotenverwaltung.Post
Start DMS-Workflow
Wenn Sie bei der Neuanlage eines Poststücks ein Dokument für die Archivierung im Feld "15 Dokument" auswählen, haben Sie jetzt direkt in der Neuanlagemaske eine Möglichkeit, um einen DMS-Workflow auszuwählen und zwar im Feld "58 Workflow". Dieser Workflow wird dann beim Archivieren des Dokuments gestartet.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Post bzw. in der dazugehörigen Feldauswahl zur Post.
Post bzw. in der dazugehörigen Feldauswahl zur Post. DMS
Start DMS-Workflow
Beim Archivieren eines Dokuments haben Sie jetzt direkt in der Beschlagwortungsmaske die Möglichkeit einen DMS-Workflow auszuwählen, welcher dann beim Speichern zum Dokument gestartet wird. Dieses Feld kann nur bei der Neuanlage eines Dokuments befüllt werden. Beim Bearbeiten eines Datensatzes im DMS kann dieses Feld nicht mehr befüllt bzw. geändert werden.
Standardperson am Mandantenarchiv
Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und im Feld Standardperson am Mandantenarchiv auch keine Person hinterlegt sein, wird jetzt automatisch eine Diverse Person angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld Standardperson am Archivstamm hinterlegt.
Berechtigung ER-Kontrolle
Auf der Dokumentenkategorie können Sie jetzt zusätzlich zum Feld "Berechtigung ER-Kontrolle" das Feld "Datenbesitzer ER-Kontrolle" zum Steuern der Berechtigung für Dokument ansehen unterhalb dieser Kategorie setzen. Im Feld "Berechtigung ER-Kontrolle" können Sie zum Beispiel einstellen, dass nur die am ER-Workflow beteiligten Mitarbeiter das Dokument ansehen dürfen. Im Feld "Datenbesitzer ER-Kontrolle" können Sie eine Datenbesitzergruppe mit jenen Personen hinterlegen, welche auch ohne Beteiligung am ER-Workflow die Dokumente unterhalb dieser Kategorie zum Ansehen öffnen dürfen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Beschreibung der 
Feldauswahl zur 
Dokumentenkategorien.
Feldauswahl zur Dokumentenkategorien.Drag & Drop im DMS
Drag & Drop aus dem DMS
Es besteht die Möglichkeit, bereits im DMS archivierte Dokumente per Drag & Drop in ein lokales Verzeichnis zu kopieren. Sie können die gewünschten Dokumente in der Dokumentenübersicht bzw. -liste selektieren (auch eine Mehrfachselektion ist möglich) und per Drag & Drop in das gewünschte Verzeichnis ziehen.
Sobald Sie die selektierten Dokumente aus dem DMS ziehen, wird Ihnen sofort angezeigt, wie viele Dokumente in das Verzeichnis kopiert werden.
Sobald Sie die selektierten Dokumente aus dem DMS ziehen, wird Ihnen sofort angezeigt, wie viele Dokumente in das Verzeichnis kopiert werden.
Drag & Drop am Reiter "Dokumente"
Wenn Sie am Reiter Dokumente in der Terminen bzw. Aufgaben neue Dokumente per Drag & Drop archivieren, kann dieses jetzt auch versioniert werden, wenn das zu archivierende Dokument eine gleiche bzw. ähnliche Dateiendung hat. Sie bekommen dazu eine Abfragemeldung, ob Sie das Dokument versionieren oder neu archivieren möchten.
Weitere Informationen zum Drag & Drop aus dem DMS erhalten Sie in der Dokumentation zum Drag & Drop im DMS.
Drag & Drop im DMS.Standardbrief
Standardbrief - Fremdsprache
Auf Standardbriefvorlagen haben Sie die Möglichkeit eine Sprache zu hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Briefeinstellungen unter "Briefvorlagen und Ordner" in der gelben Menüleiste.
Anhand dieser Sprache werden die Anreden sowie die Firmenköpfe und -füße automatisch ermittelt. Den normalen Text in der Standardbriefvorlage müssen Sie bereits in der hinterlegten Sprache auf der Standardbriefvorlage schreiben, dieser kann nicht automatisch übersetzt werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation 
Standardbrief Fremdsprache.
Standardbrief Fremdsprache.Adressatenliste: CSV-Export/Import
In der Adressatenliste im Standardbrief können jetzt die Adressaten exportiert bzw. importiert werden. Dafür sind in der gelben Menüleiste unter dem Punkt "Extras" die Funktionen "Export Textdatei - Adressatenliste" und "Import Textdatei - Adressatenliste" verfügbar.
Bitte beachten Sie, dass diese beiden Funktionen für den Export bzw. Import nur bei folgenden Einstellungen der Combobox rechts oben im Standardbrief aktiv sind.
- Alle Personen
- Kunden/Interessenten
- Lieferanten/Mögl. Lieferanten
- Diverse Personen
- Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Import Adressaten.
Import Adressaten.