Wochenübersicht
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Die Wochen- und Monatsübersicht bietet Ihnen standardmäßig einen Überblick über die 5-Tage-Arbeitswoche bzw. den Arbeitsmonat des ausgewählten Mitarbeiters.
Einstiegsfelder
Über das Einstiegsfeld Mitarbeiter, links oben, wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Kalender angezeigt werden soll.
Zusätzlich können Sie aus diesem Fenster verschiedene Ansichten starten, wie etwa die Tagesansicht, Wochenansicht (Arbeitswoche bzw. 7 Tage Woche) oder Monatsübersicht.
In der Combobox rechts oben können Sie wählen, ob Sie nur die offenen Termine, die erledigten Termine oder alle Termine sehen möchten.
Im Detailbereich rechts sehen Sie alle Informationen zum ausgewählten Termin.
Die gewohnten Funktionen der Termine sind auch in der Wochen- und Monatsübersicht verfügbar.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Terminanzeige | Mit dieser Funktion ändert sich die Ansicht des Termins im linken Teil des Fensters. Man kann entscheiden zwischen der Ansicht des Betreffs oder der Person/Institution, mit der man den Termin hat. |
Mit dieser Funktion können die Aufgaben/Fristen für den Mitarbeiter im unteren Bereich des Fensters eingeblendet werden. Bei den Fristen ist das Fristdatum und/oder Vorwarndatum ausschlaggebend (es muss heute sein), bei den Aufgaben muss das Sollerledigungsdatum heute sein. |
 Ressourcen | Ermöglicht die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen. | ||
Mit dieser Funktion wird die WWS Kasse aufgerufen. Es ist möglich, beim Termin einen Artikel zu hinterlegen. Beim Aufrufen der Funktion "zur Kasse" wird der Kunde und werden die beim Termin hinterlegten Artikel(n) in die Kassenerfassung übernommen und können dort wie ein normaler Verkauf abgeschlossen (kassiert) werden. | |||
Öffnet einen separaten Terminstandardbrief. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Das sind andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch,… senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief. | |||
 Erledigt | Setzt den Status des Termins auf erledigt. Der Termin ist nicht mehr unter den "Offenen" sichtbar. Wurde der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen, so erhält dieser eine Nachricht. | ||
Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung. | |||
 Verschieben | Verschiebt den Termin an einen anderen Zeitpunkt. Bei verteilten Terminen erscheint ein entsprechender Hinweis, es können korrespondierende Termine gegebenenfalls mit verschoben werden. | ||
Ermöglicht das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -Gruppen. Die Verteilung ist auch im Verlauf ersichtlich. | |||
 Delegieren | Teilt den Termin einem anderen Mitarbeiter zu. Die Delegierung ist auch im Verlauf ersichtlich. Mit der Aktivierung "Rückmeldung aktiv" erhält man entsprechende Meldungen (E-Mails oder Interne Nachrichten), welche Aktionen der andere Mitarbeiter mit dem Termin durchführt. | ||
 Verlauf | Zeigt den Verlauf von verteilten und delegierten Terminen an. Somit ist die Nachvollziehbarkeit von Terminen gegeben und man sieht, von welchem Mitarbeiter auf welchen Mitarbeiter der Termin verschoben oder delegiert wurde. | ||
Die Funktion Intervall dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Intervalltermine werden beim Löschen, Verteilen, Bearbeiten etc. "zusammengehalten". Man bekommt eine entsprechende Abfrage, ob alle Intervalltermine upgedatet werden sollen oder nur der aktuell markierte. Ein Intervalltermin verliert den Zusammenhang mit den anderen Intervallterminen, wenn ein neues Intervall für ihn vergeben wird. | |||
Ermöglicht die rasche Suche des nächstmöglichen, gemeinsamen, freien Termins mehrerer Mitarbeiter, Ressourcen etc.. | |||
Dokument ansehen - Wurde dem Termin ein Dokument zugeordnet und ist der Termin markiert, so können Sie hier das zugeordnete Dokument zum Ansehen öffnen. Wurden mehrere Dokumente zugeordnet, gelangen Sie in das Fenster Dokument ansehen, wo Sie ein Dokument auswählen können. Dokument bearbeiten - Wurde dem Termin ein Dokument zugeordnet, und ist der Termin markiert, so können Sie hier das zugeordnete Dokument zum Bearbeiten öffnen. Wurden mehrere Dokumente zugeordnet, gelangen Sie in das Fenster Dokument bearbeiten, wo Sie ein Dokument auswählen können. Dokumente zuordnen - Öffnet den Dialog Dokumente zuordnen, um Dokumente aus dem DMS zuzuordnen. Zu Dokument in DMS - Öffnet die Dokumentenliste mit dem zugeordneten Dokument. Wurden mehrere Dokumente zugeordnet, gelangen Sie in das Fenster Zu Dokument in DMS, wo Sie ein Dokument auswählen können. Neues Dokument - öffnet den BMD Editor mit einem leeren Dokument. Dieses Dokument wird beim Speichern archiviert.Genauere Informationen zur Archivierung finden Sie unter Dokumentenübersicht. | |||
 Terminzusage | Zugesagt - Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen). Zugesagt online - Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel). Abgesagt - Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz). Ein abgesagter Termin ist unter den erledigten zu finden. Mit Vorbehalt - Wird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen). Unbearbeitet - Ist ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage". Voraussetzung für diesen Menüpunkt ist der Parameter in den Terminen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 8 Termine → Allgemeine Einstellungen → 2 Terminzusage)
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Genehmigung oder Ablehnung von Terminen. Geeignet für Urlaubsgenehmigung und dergleichen. Die Genehmigungspflicht von Terminen ist abhängig von den Einstellungen am Terminkennzeichen. | |||
 Termin in Aufgabe umwandeln | Ermöglicht das Umwandeln eines Termins in eine Aufgabe. Daten des Termins werden an die Aufgabe übergeben. | ||
| Start Gruppenübersicht | Ist der Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt, so startet diese Funktion eine Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins. | ||
 Als E-Mail senden | Ermöglicht das Versenden des Termins via E-Mail. Die relevanten Datenfelder des Termins sowie angehängte Dokumente werden dabei an die E-Mail übergeben. | ||
| Checkliste | Checkliste öffnen - Ermöglicht das Öffnen einer Checklistvorlage, wenn im Feld "Checklistvorlage" am Termin eine Vorlage hinterlegt ist. Checklistenfortschritt - Zeigt den Checklistenfortschritt. Checkliste entfernen - Ermöglicht das Entfernen einer Checklistvorlage, wenn im Feld "Checklistvorlage" am Termin eine Vorlage hinterlegt ist. | ||
Besprechungsprotokoll erzeugen - Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin (sollte zu diesem Termin noch keines existieren) und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot." wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert. Existiert bereits ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin, so öffnet sich das Fenster Nachfolgebesprechung, in dem Sie festlegen können ob/wie die Protokolle mit dem Termin zusammenhängen. Besprechungsprotokoll öffnen - Wurde ein Besprechungsprotokoll erzeugt, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt dem Punkt "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins. Zum Protokoll der Besprechung gelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt wurde. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol in der Spalte "aus Bespr.Prot". | |||
 Workflowübersicht | Wenn ein Termin durch einen Workflow genehmigt wird, lässt sich mit dieser Funktion der Fortschritt der Genehmigung grafisch darstellen. | ||
| Mitarbeitergespräch | Öffnet das Fenster Mitarbeitergespräche, um Mitarbeitergespräche zu erfassen. Voraussetzung: Es muss sich um einen verteilten Termin handeln und der zugehörige Mitarbeiter muss als Person am Termin hinterlegt sein. | ||
| Kopieren | Kopiert den markierten Termin. | ||
 Einfügen | Ist erst nach dem "Kopieren" aktiv. Fügt den Termin am markierten Tag ein. | ||
 Kalender und Details anzeigen | Ermöglicht das Einblenden der Details eines Termins am rechten Rand des Terminkalenders. |
Zugesagt, 
Zugesagt online, 
Abgesagt, 
Mit Vorbehalt oder 
Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.
 Ausdruck | Erzeugt einen Ausdruck der Termine. |
In diesem Fenster können die Einstellungen zur Ermittlung der Geburtstage (aus dem Personenstamm) hinterlegt werden. Mittels eines angelegten Stapels oder mit dem Button "Manuelle Ermittlung der Geburtstage" werden automatisch Geburtstage im Terminkalender angelegt. Die Einstellungen sind userbezogen. Die Geburtstagstermine sind von der Synchronisation ausgenommen und sämtliche Funktionen (wie Delegieren, Verteilen etc.) sind gesperrt. | |
 Terminbestätigung senden | Dieser Menüpunkt dient dazu, eine Terminbestätigung später zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet wurde. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden. |
Sonstige Hintergrundinformationen
Auch in der Gruppenübersicht können die Termine mit zwei unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Damit die Kennzeichnungsfarbe angezeigt wird, müssen Sie den Parameter Kennzeichnungsfarbe verwenden im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein auf Ja stellen. Die Farbe selbst können Sie am Terminkennzeichen im Feld Kennzeichnungsfarbe definieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob in den grafischen Terminansichten (Wochen-, Monats-, Gruppenübersicht ...) die Kennzeichnungsfarbe angezeigt werden soll. Die Kennzeichnungsfarbe können Sie am Terminkennzeichen im gleichnamigen Feld hinterlegen. |
Termine können auch ins Kontaktjournal übertragen und dort angesehen werden. Damit die Termine automatisch ins Kontaktjournal übertragen werden, müssen Sie folgenden Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → "Aktivieren" aktivieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Termine automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen. |
Für alle Terminlisten gilt die Einstellung dieses Parameters zur Aktualisierung: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.
Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob eine automatische Aktualisierung der Terminlisten erfolgen soll, wenn diese in den Vordergrund geladen werden. |
Hinweis
 | Viele weitere Informationen zu den Terminen (Benachrichtigungen senden, Terminzusagen, HTML-Vorlagen für Terminversand, Termingenehmigung etc.) finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender. |
Standardfeldauswahl Wochenübersicht
