CTR Vorbereitungen
Grundlegende Informationen zum Controlling finden Sie in der Dokumentation Erste Schritte.Inhalt
Allgemeines
Damit im Controlling die Unternehmensplanung (Budget und Finanzplan/Planbilanz, Finanzplan kurzfristig, Bonitätsanalyse) verwendet werden kann, muss im ersten Schritt eine Firma angelegt werden. Unter dieser Firma werden die einzelnen Finanzbuchhaltungen pro Jahr erfasst. Der Firmenstamm ist für alle NTCS Pakete gültig (nicht nur für das Controlling, sondern zum Beispiel auch für KORE, CRM, WWS, ...).
Für ein und dasselbe Unternehmen (gleiche Steuernummer, Firmenbuchnummer, UID, ...) darf in den Firmenstammdaten nur eine Firma angelegt werden. Es gibt keine fachlichen Motive, mehrere Firmennummern für ein und dasselbe Unternehmen zu führen.
Wenn Firmen dennoch mehrfach angelegt werden - mit welchen Motiven auch immer - ist mit Problemen für den durchgängigen Betrieb von BMD NTCS über alle Pakete zu rechnen.
Bei einer Firma kann es jedoch mehrere Finanzbuchhaltungen geben. Der häufigste Grund dafür ist die Vermietung und Verpachtung. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Varianten in der Vermietung und Verpachtung.
Hinweis (für Steuerberater)
 | Für eine Firma darf es auch nur einen STB-Kunden mit einer Steuernummer geben (weitere STB-Kunden bei der gleichen Firma ohne Steuernummer sind möglich, aber selten verwendet). |
Hinweis
| Beachten Sie bei der Vergabe der Firmennummer, dass folgende Nummern für unsere Standardkontenrahmen reserviert sind: 100 (Österreich), 400 (Schweiz), 500 (Deutschland), 600 (Slowakei), 700 (Slowenien), 800 (Ungarn), 900 (Tschechien) Sind diese FIBUs in diesen Firmen nicht vorhanden, so werden diese beim Update importiert und die Firmendaten, Nummernkreise usw. werden überspielt. |
Anlage Firma
Controlling →Stammdaten → Firmen- und FIBU Stammdaten oder auch Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU Stammdaten
Controlling →Stammdaten → Firmen- und FIBU Stammdaten oder auch Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU Stammdaten Neuanlage Firma
Sofern es noch keine Firma gibt, muss diese in der linken Bildschirmhälfte mit F5 erzeugt werden. Dabei ist die Vergabe einer bis zu 9-stelligen Firmennummer und einer Firmenbezeichnung verpflichtend:
| Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale. Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen. | |||
Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden:
Wird für eine FIBU längere Zeit vor dem eigentlichen Bilanzstichtag eine Jahresübernahme durchgeführt (z. B. um Budgetdaten zu erfassen), darf die FIBU des neuen Jahres noch nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet werden. Vielmehr muss der Wechsel auf das neue Jahr in der aktuellen FIBU zu dem Zeitpunkt durchgeführt werden, ab dem tatsächlich vorrangig in der neuen FIBU gearbeitet (z. B. gebucht) wird. Neben der Jahresübernahme kann die Einstellung der aktuellen FIBU noch direkt im Firmenstamm gewartet werden. Außerdem wird beim Datenimport einer FIBU in eine Firma, in der es noch keine aktuelle FIBU gibt, die Einstellung der aktuellen FIBU automatisch angepasst. Für den seltenen Ausnahmefall, dass in einem Jahr mehrere FIBUs in einem Jahr geführt werden, ist als aktuelle FIBU jene zu hinterlegen, in der hauptsächlich gearbeitet wird. Also jene FIBU, auf deren Stammdaten hauptsächlich zugegriffen wird und in die Buchungen importiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Jeder Verrechnungsfirma ist eine NTCS FIBU zuzuweisen, wenn
Es handelt sich hier betreffend Punkt 1. und 2. nur um die Anbindung an die FIBU. Über FIBU-Stammdaten in der konkreten FIBU (WJ-Beginn, WJ-Ende) wird bei der jeweiligen LEA-Funktion ermittelt, welche der vorhandenen Finanzbuchhaltungen tatsächlich die für das Wirtschaftsjahr passende FIBU ist. Nur bei Punkt 3. werden die Konten der "aktuellen" FIBU herangezogen. | |||
| Diese Firma oder Filiale kann nur von Mitgliedern der hier hinterlegten Datenbesitzergruppe gesehen werden. Detailinformationen lesen Sie unter Datenbesitzergruppen. Hinweis
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| Diese Firma oder Filiale kann nur von Mitgliedern der hier hinterlegten Datenbesitzergruppe bearbeitet werden. Detailinformationen lesen Sie unter Datenbesitzergruppen. Hinweis
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Firmenlogos werden künftig über das neue Feld "Firmenlogo groß" (FIR_LOGOGROSS_FOTONR) hinterlegt. BMD empfiehlt, dieses Feld nicht mehr zu verwenden. Weitere Informationen zu den neuen Feldern finden Sie unter Fotoverwaltung bzw. unter Firmenlogo groß. | |||
Firmenlogos werden künftig über das neue Feld "Firmenlogo klein" (FIR_LOGOKLEIN_FOTONR) hinterlegt. BMD empfiehlt, dieses Feld nicht mehr zu verwenden. Weitere Informationen zu den neuen Feldern finden Sie unter Fotoverwaltung bzw. unter Firmenlogo klein. |
Anlage Firma aus Kunde
Über den Menüpunkt Extras → Firma aus Kunde erstellen kann aus einem Kundenkonto eine Firma erzeugt werden. Dabei werden alle Kunden der eigenen Firma aufgelistet (die eigene Firma ist jene Firma, bei der der User als Mitarbeiter angelegt ist).
Dies ist vor allem für Steuerberater interessant, da die Klienten automatisch als Firma angelegt werden können.Informationen wie der Firmenname, die Steuernummer, … werden übernommen, das Steuerberaterkennzeichen und auch das Feld „Entspricht Firma“ auf den Kundenkonten werden automatisch gesetzt. Damit besteht auch eine eindeutige Verknüpfung zwischen Kundenkonto und Firma.
Auch Änderungen, die im CRM auf der Person durchgeführt werden, können mittels Einstellung eines Parameters ( CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Update von Person auf Firma → Ja) auf die Firma durchgeschrieben werden. Standardmäßig ist diese Einstellung auf Nein gesetzt.
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Update von Person auf Firma → Ja) auf die Firma durchgeschrieben werden. Standardmäßig ist diese Einstellung auf Nein gesetzt.Hinweis
| Es besteht die Möglichkeit, Firmen farblich zu kennzeichnen. Ist bei einer Firma ein Farbcode hinterlegt, wird das Feld Firmennummer in jedem FIBU Programm in dieser Farbe dargestellt, um eine schnellere Unterscheidung zu ermöglichen. Schritt 1: Im Firmenstamm im Feld 64 Farbcode die gewünschte Farbe hinterlegen.  Schritt 2: Parameter Controlling/Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Einfärben Firmen-Nr. allgemein setzen:Schritt 3: Neustart NTCS - danach wird die Firma entsprechend farblich gekennzeichnet:  |
Anlage Finanzbuchhalung
Controlling → Stammdaten → Firmen und FIBU-Stammdaten oder auch Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen und FIBU-Stammdaten Im Anschluss an die Firmenanlage können in der rechten Bildschirmhälfte die zur Firma gehörigen Buchhaltungen angelegt werden (F5):
Buchungsjahr. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr kann je nach Wunsch das Beginn- oder das Endejahr angegeben werden. Standardmäßig wird das Ende des Wirtschaftsjahres als FIBU-Jahr bekanntgegeben. | |||
Im Normalfall wird pro Firma eine FIBU angelegt. In Ausnahmefällen können jedoch je Firma auch mehrere FIBUs angelegt werden, z. B.:
Es dürfen jedoch keine zwei unabhängigen FIBUs unter einer Firma angelegt werden. Das bedeutet, dass z. B. für jede FIBU, die unter einer eigenen Steuernummer geführt wird, auch eine eigene Firma angelegt werden muss. Besonderheiten dieses Feldes im Paket KORE Fließen in eine Kostenrechnung mehrere Buchhaltungen (z. B. eine laufende und eine kalkulatorische FIBU ist in der KORE-FIBU Zuordnung zugeordnet) ein, ist die Unternummer der FIBU entscheidend für die Reihenfolge, in der die Konten der FIBUs in die KORE übernommen werden. Dabei werden zuerst die Konten jener FIBU übernommen, die die niedrigste Unternummer hat, dann werden die Konten mit der zweitniedrigsten Unternummer übernommen usw. Die FIBU mit der höchsten Unternummer wird zuletzt übernommen (siehe auch KORE Konten). | |||
Bezeichnung der FIBU, z. B. Finanzbuchhaltung 2019/01. Wird automatisch vorgeschlagen (Firmenname+FIBU-Jahr+FIBU-Unternummer), kann jedoch auch abgeändert werden. | |||
Hinterlegung der Vorjahres-Firmennummer (und der entsprechenden FIBU-Nummer, z. B. 201801), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Im Zuge der NTCS Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt. Bei der Neuanlage einer FIBU wird dieses Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr zuvor existiert. Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen). | |||
Hinterlegung der Vorjahres-Buchhaltung (und der entsprechenden Firmennummer), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Im Zuge der NTCS Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt. Bei einer Neuanlage einer FIBU wird diese Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr zuvor existiert. Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen). | |||
Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD Standardkontenrahmen oder einen Kanzleikontenrahmen zu hinterlegen. Dazu müssen die Felder FIBU-Nr Standardkontenrahmen und "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" befüttert werden. Aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden. (Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.) Die Firmennummer des Standardkontenrahmens, der von BMD ausgeliefert wird, ist 100, die FIBU-Nummer 2200. Wird bei "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" 100 erfasst, wird bei der "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" gleich die jüngste FIBU vorgeschlagen (2200/01). Achtung!
Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein neuer Standardkontenrahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung:  Wir empfehlen Ihnen aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontenrahmen zu hinterlegen. | |||
Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD Standardkontenrahmen oder einen Kanzleikontenrahmen zu hinterlegen. Dazu müssen die Felder "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und Firmen-Nr Standardkontenrahmen befüttert werden. Aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden. (Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.) Die Firmennummer des Standardkontenrahmens, der von BMD ausgeliefert wird, ist 100, die FIBU-Nummer 2200. Wird bei "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" 100 erfasst, wird bei der "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" gleich die jüngste FIBU vorgeschlagen (2200/01). Wurden bei der Neuanlage einer FIBU "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und Firmen-Nr Standardkontenrahmen bekanntgegeben, so werden sämtliche Stammdaten (wie Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten/-varianten und Buchungssymbole) automatisch aus dem hinterlegten Kontenrahmen übernommen. Achtung!
Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein Standardkontenrahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung: Wir empfehlen Ihnen, aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontenrahmen zu hinterlegen. | |||
Über eine Datenbesitzergruppe können FIBUs einzeln für die nicht zugeordneten User zum Ansehen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die FIBUs weder in den Firmen- und FIBU-Stammdaten noch in den Suchroutinen oder bei den Auswertungen. Nähere Informationen zu den Datenbesitzern entnehmen Sie bitte der dazugehörigen Dokumentation im CRM. | |||
Über eine Datenbesitzergruppe können die FIBUs einzeln für die nicht zugeordneten User zum Bearbeiten gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die FIBUs zwar in den Firmen- und FIBU-Stammdaten und in den Suchroutinen und können diese auch auswerten, zum Bearbeiten der Stammdaten sind sie aber gesperrt. Ausnahme ist hier jedoch die FIBU-Checkliste. Ist am FIBU-Stamm eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt, dann wird diese nicht für die FIBU-Checkliste überprüft. Das heißt, die FIBU-Checkliste kann immer ausgeführt werden – auch dann, wenn der Benutzer nicht zu der Datenbesitzergruppe am FIBU-Stamm zugeordnet worden ist. Nähere Informationen zu den Datenbesitzern entnehmen Sie bitte der dazugehörigen Dokumentation im CRM. | |||
Über dieses Feld kann verhindert werden, dass in der Buchhaltung bis zu der eingegebenen Periode gebucht wird. Nach Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie den gemeldeten Monat sperren lassen. Dazu gibt es im Programm für die UVA-Erstellung die Einstellungsmöglichkeit, ob nach der XML-Dateierstellung die Sperre gesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur UVA. Wird hier ein Monat eingegeben, in dem noch offene Buchungskreise vorhanden sind, erfolgt eine Abfrage, ob diese geschlossen werden sollen.  Wurde bei Ihnen der Parameter unter UVA und Meldungen → Umsatzsteuervoranmeldung → Einstellungen für UVA/Meldungen → Allgemein → Journalisieren durchführen auf "Ja" gesetzt, so erhalten Sie im Anschluss eine weitere Abfrage, ob diese Buchungskreise journalisiert werden sollen.  Journalisierte Buchungen sind endgültig festgeschrieben. Genauere Informationen zum Journalisieren von Buchungen finden Sie in der Dokumentation "Buchen" unter dem Punkt Funktionen zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Buchaltung (GoB). Beim Setzen der "Sperre bis Periode" wird geprüft, ob noch in einer Periode gebucht wird, welche gesperrt werden sollte. Ist das der Fall, so erhalten Sie einen Hinweis, welcher Buchungskreis noch in Verwendung ist. Die Sperre wird nicht gesetzt.  Weiters ist es nicht möglich, eine Buchung zu erfassen. Sobald Sie ins Programm "Buchen" einsteigen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:  Wird der Wert in diesem Feld geändert oder gelöscht, dann wird gleichzeitig der Eintrag im Feld Letzter UVA-Monat entsprechend geändert bzw. gelöscht. Der Abgleich dieser beiden Felder erfolgt nur dann, wenn
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Normalerweise ist der Euro die Grundwährung einer Buchhaltung. Die Grundwährung ist ein Pflichtfeld:  Dieses Feld ist vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen wichtig (€)! Die Grundwährung hat z. B. im Wareneingangsbuch Vorrang gegenüber der hinterlegten Kursdatei. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen mit Fremdwährung. |
Stammdaten → Konten erfolgt die Anlage und die Wartung der Konten. D
Zusätzlich können über den Menüpunkt Standardkontenrahmen übernehmen neue Konten aus einem vorhandenen, bei der FIBU hinterlegtem Kontenrahmen übernommen werden:
Außerdem besteht die Möglichkeit, angelegte Konten mit F6 zu bearbeiten oder das Kontoblatt aufzurufen.
Kto-Nr | Kontonummer | ||
Bezeichnung | Bezeichnung des Kontos | ||
Kontoart | Bitte wählen Sie zwischen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag. Die Wahl der Kontoart wirkt sich z. B. beim Buchen (Steuerungen durch Buchungssymbole), in der kurzfristigen Erfolgsrechnung (Ausdruck der Erfolgskonten), auf der Saldenliste (Ausweis des Gewinnes) … aus. Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoart, wenn es das Konto nicht im Standardkontenrahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen. Über den variablen Import von Sachkonten ist es möglich, die Kontenart/Kontenklasse automatisch aus dem Standardkontenrahmen befüllen zu lassen. Hier kann in Ausnahmefällen ohne Kontenart bzw. Kontenklasse importiert werden. Das Buchen auf Konten ohne Kontenart/Kontenklasse ist jedoch nicht möglich. Ein entsprechender Hinweis dazu wird beim Buchen angezeigt. | ||
USt-StC | Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen. Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Steuercodes der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Steuercodes dieses Landes angezeigt. In der NTCS FIBU besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf ein Konto mit verschiedenen Steuercodes zu buchen. Die Standardeinstellung für manche Konten ist allerdings, dass nur ein Steuercode pro Konto erlaubt ist. Nähere Informationen zu den Steuercodes entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuercodes. Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen. | ||
USt-Pz | Wählen Sie hier einen gültigen Prozentsatz aus. Bei den Steuercodes ist fixiert, welche Steuerprozentsätze für den jeweiligen Steuercode erlaubt sind. Wenn am Konto ein "nicht erlaubter" Prozentsatz hinterlegt UND fixiert wird, erhalten Sie beim Buchen einen Hinweis. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen. Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Prozentsätze der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Prozentsätze dieses Landes angezeigt. Nähere Informationen zu den Prozentsätzen entnehmen Sie bitte dem Punkt Prozentsätze. Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen. | ||
FP-UStPz | Ist auf einem Konto (z. B. Aufwand) kein eindeutiger USt-Prozentsatz hinterlegt, kann für den Finanzplan hier ein eigener Steuersatz definiert werden. | ||
FP-ZahlSchl | Für die Verschiebung der Einnahmen/Ausgaben bzw. Forderungen/Verbindlichkeiten im Finanzplan werden die hier hinterlegten Zahlungsschlüssel verwendet. Anhand der definierten Perioden wird ermittelt, wann Forderungen/Einnahmen eingehen und Verbindlichkeiten/Ausgaben beglichen werden. Achtung!
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FP-KK | Ist am Kontostamm dieses Feld auf "Ja" gestellt, wird das Konto im Finanzplan automatisch zu den "Bankständen" gegliedert. | ||
FP-Planbil-GKto | Soll ein Aufwands- oder Ertragskonto mit Zahlungsschlüssel nicht in den Lieferverbindlichkeiten bzw. Lieferforderungen ausgewiesen werden, kann hier ein eigenes Gegenkonto hinterlegt werden. | ||
Planbil-Konto | Um zu vermeiden, dass in der Planbilanz Erfolgskonten wie z. B. das AfA-Konto dargestellt werden, kann am jeweiligen Erfolgskonto im Kontenstamm ein Planbilanz-Konto hinterlegt werden. Der Saldo des Erfolgskontos wird in der Planbilanz dann am hinterlegten Aktiv- bzw. Passiv-Konto ausgewiesen. Zusätzlich gibt es auch im Budget die Möglichkeit, ein Planbilanz-Konto bzw. eine Planbilanz-Aufteilung zu hinterlegen. Werte, die aus der ANBU übernommen werden, werden in der Planbilanz am in der Kontentabelle erfassten Gegenkonto dargestellt. |
Hinweis
| Bebuchte Konten und Konten auf denen Budgetwerte erfasst wurden, bzw. die in Detailplänen etc. verwendet werden, können nicht gelöscht werden. Es wird die Meldung "Konto kann nicht gelöscht werden, da Budgetdaten vorhanden sind!" ausgegeben:  |
