Abrechnung von freien Dienstnehmern
Allgemeines
Von einem freien Dienstvertrag spricht man in der Regel dann, wenn eine Person Dienstleistungen für einen Auftraggeber gegen Entgelt erbringt, ohne dabei in einem festen Arbeitsverhältnis zu stehen.
Das bedeutet, dass der Dienstnehmer selbständig arbeitet, nicht in die betriebliche Organisation des Auftraggebers eingegliedert ist und seine Arbeitskraft für eine bestimmte oder unbestimmte Zeit zur Verfügung stellt. Wichtige Merkmale sind außerdem die Eigenverantwortlichkeit des Dienstnehmers, die fehlende Weisungsgebundenheit in Bezug auf Arbeitszeit und Ort der Leistungserbringung sowie die fehlende Kontrollbefugnis des Auftraggebers.
Ob ein freier Dienstvertrag vorliegt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Steuerpflicht bei freien Dienstnehmern
Da freie Dienstnehmer wie Selbständige behandelt werden, sind sie nicht lohnsteuerpflichtig.
Ab einer bestimmten Einkommenshöhe sind sie jedoch einkommensteuerpflichtig. Für die Entrichtung der Einkommensteuer ist aber nicht der Dienstgeber, sondern der freie Dienstnehmer selbst verantwortlich.
SV-Pflicht bei freien Dienstnehmern
Seit dem Strukturanpassungsgesetz 1996 unterliegen Personen mit freien Dienstverträgen auch der Versicherungspflicht laut ASVG. Natürlich müssen dazu die im Gesetz genannten Voraussetzungen erfüllt (siehe § 4 Abs. 4 ASVG) und Ausnahmen berücksichtigt werden.
Besteht Versicherungspflicht, sind freie Dienstnehmer voll unfall-, pensions-, kranken- und arbeitslosenversichert. Sie haben Anspruch auf Kranken- und Wochengeld, erhalten Arbeitslosenunterstützung und Insolvenzentgelt, wenn der Auftraggeber insolvent ist. Außerdem fallen E-Card-Gebühren an, sofern zum Stichtag 15.11. ein Krankenversicherungsschutz besteht.
Sonderzahlungen
Grundsätzlich haben freie Dienstnehmer keinen Anspruch auf Sonderzahlungen. Werden diese aber vertraglich ausgehandelt, ergeben sich Unterschiede in der Höchstbeitragsgrundlage.
Werden Sonderzahlungen vereinbart, entspricht die monatliche Höchstbeitragsgrundlage der eines "echten" Dienstnehmers (2024: € 6.060,00 pro Monat). Besteht kein vertraglicher Anspruch auf Sonderzahlungen, ist die Höchstbeitragsgrundlage um 1/6 höher als die übliche monatliche Höchstbeitragsgrundlage (2024: € 7.070,00 pro Monat). Im System wird die entsprechende Höchstbeitragsgrundlage über eigene Tarifgruppen geregelt.
Mitteilung gemäß § 109a EStG 1988
Laut Einkommensteuergesetz besteht für Unternehmen eine Meldepflicht für Honorare, die für bestimmte selbständig erbrachte Leistungen bezahlt worden sind (Mitteilung gemäß § 109a EStG). Dazu müssen die Daten des Vorjahres bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch (mittels ELDA) an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Die Mitteilung kann unterbleiben, wenn folgende Voraussetzungen gemeinsam gegeben sind:
- Das insgesamt im Kalenderjahr geleistete (Gesamt-)Entgelt einschließlich allfälliger Kostenerätze beträgt nicht mehr als 900,00 Euro.
- Das (Gesamt-)Entgelt einschließlich allfälliger Kostenersätze für jede einzelne Leistung beträgt nicht mehr als 450,00 Euro.
Folgende Daten müssen gemeldet werden:
- Name, Anschrift, SV-Nummer
- Art der erbrachten Leistung
- Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde
- Entgelt (einschließlich Sachbezüge und Kostenersätze) und gegebenenfalls Umsatzsteuer
In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, worauf Sie bei der Anlage und Abrechnung eines freien Dienstnehmers achten müssen.
Kollektivvertrag
Rechtlich gesehen gibt es für freie Dienstnehmer keine Kollektivverträge.
Da für einen reibungslosen Ablauf und die korrekte Berücksichtigung eventueller Sonderzahlungen ein Kollektivvertrag benötigt wird, empfehlen wir auf jeden Fall die Anlage eines eigenen KVs für freie Dienstnehmer.
Folgende Punkte sind bei der Anlage zu beachten:
- Die Felder Monatsteiler, Überstundenteiler, Initiallohnarten und Initiallohnarten für Lehrling am Reiter "Allgemein" bleiben leer, da sie bei der Abrechnung von freien Dienstnehmern keine Rolle spielen.
- Am Reiter "L/G-Tabelle" müssen die Felder Referenzlohnart und Referenzlohnart für Lehrlinge mit den Werten aus dem General-KV befüllt werden. Sie haben zwar keine direkte Auswirkung auf die freien Dienstnehmer, werden aber für eine korrekte Abwicklung im Programm benötigt.
Individuelle Sonderzahlungsvereinbarung
Existiert eine Sonderzahlungsvereinbarung, müssen im Kollektivvertrag der freien Dienstnehmer neue Berechnungen mit den Honorarlohnarten angelegt werden. Da diese Sonderzahlungsvereinbarungen sehr individuell gestaltet werden können, bieten wir hier keine Standardberechnung an.
Erhalten freie Dienstnehmer keine Sonderzahlungen, kann man die automatische Aktivierung der UZ- und WR-Lohnarten über eine Lohnartenlöschung am Reiter Terminlohnarten beim betroffenen Dienstnehmer unterdrücken.
Beispiel
 | Die Terminlohnarten für UZ und WR wurden bei der Lohnfirma für die Monate 6 und 11 hinterlegt.  Beim freien Dienstnehmer werden sie am Reiter Terminlohnarten über die Ausprägung "Lohnart löschen" wieder entfernt.  Auf diese Weise unterbleibt bei diesem Dienstnehmer die Aktivierung der Lohnarten in der Bruttoerfassung. |
Eine weitere Möglichkeit, die automatische Aktivierung der UZ- und WR-Lohnarten zu unterdrücken, besteht in der Anlage von eigenen UZ- und WR-Berechnungen im KV der freien DN, die den Wert 0 liefern. Die Berechnungen sind natürlich unter den gleichen Berechnungsnummern wie in den anderen KVs anzulegen.
Diese Berechnung gibt den Wert "0" aus. Somit wird die Lohnart zwar mit der Lohnartenaktivierung erzeugt (siehe Erfassungsprotokoll Dienstnehmer), da sie den Wert "0" liefert, fällt sie jedoch automatisch aus der Bruttoerfassung heraus und bleibt unberücksichtigt.
Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie alle DN des KVs betrifft.
Einstellungen in der Lohnfirma
ÖGK mit eigener Beitragskontonummer
Wird für die Abrechnung von freien Dienstnehmern eine eigene Beitragskontonummer benötigt, muss bei der Lohnfirma eine weitere ÖGK für das gleiche Bundesland angelegt werden.
Bitte erkundigen Sie sich diesbezüglich vor der Anlage des ersten freien Dienstnehmers bei der ÖGK.
DN Vorschlag
Um die Dienstnehmeranlage so komfortabel wie möglich zu gestalten, empfehlen wir die Hinterlegung von eigenen DN Vorschlägen. Die Anlage erfolgt bei der Lohnfirma am Reiter DN Vorschlag.
Beispiel
|  |
Hilfreiche DN-Vorschläge wären beispielsweise folgende:
- Kollektivvertrag
- Tarifgruppenvorschläge für vollversicherte und geringfügig beschäftigte freie DN
- Einstellung für die Rückstellungsbildung → Nein, da sie im Normalfall nicht gebildet werden.
- Abrechnungskreis (wenn in Verwendung)
- Wochenmodell → 999999 freie DN (siehe Reiter "Allgemein/CRM")
- ÖGK (siehe ÖGK mit eigener Beitragskontonummer)
- SZ-Anspruch für Pfändungen → Haben die freien DN keinen Anspruch auf Sonderzahlungen, kann dieser DN-Vorschlag auf "Nein" gesetzt werden.
Anlage der Dienstnehmerstammdaten
Bei der Anlage eines freien Dienstnehmers sind im Programm Dienstnehmer folgende Felder von Bedeutung:
Reiter "Allgemein/CRM"
Neben den Adress- und Eintrittsdaten ist für freie DN auch das Feld Wochenmodell von Bedeutung. Es wird benötigt, um im Krankheitsfall eine A+E an die ÖGK übermitteln zu können (Details dazu siehe Kapitel Krankenstand bei freien Dienstnehmern).
Da es bei freien Dienstverträgen grundsätzlich keine fixen Arbeitszeiten gibt, wird dafür das Wochenmodell 999999 "freie DN: 0,00/0,00/0,00/0,00/0,00/0,00/0,00" zur Verfügung gestellt. Details zur Anlage von Wochenmodellen siehe Anlage Wochenmodelle.
Hinweis
 | Laufen die freien DN über die Zeiterfassung, wird ebenfalls mit diesem Wochenmodell gearbeitet, da meist nur Stundenaufzeichnungen ohne Saldenbildung geführt werden. |
Reiter "Versicherung"
Am Reiter Versicherung ist im Feld Versichertengruppe die Ausprägung "Freier Dienstnehmer" bzw. "Geringfügig freier Dienstnehmer" auszuwählen.
Entsprechend dieser Eingabe werden in den Feldern Tarifgruppe und ÖGK Lfd-Nr die hinterlegten Werte aus dem DN-Vorschlag eingetragen. Außerdem wird das Feld Gesetzliche Grundlage auf "freier Dienstvertrag gemäß § 4 Abs. 4 ASVG" gestellt.
Benötigt man eine andere Tarifgruppe, kann mit der Funktiionstaste F4 aus allen relevanten Tarifgruppen gewählt werden.
Die Felder für die SV- und BV-Berechnung werden wie bei echten Dienstnehmern gesetzt. Auch das Service-Entgelt für die E-Card fällt für vollversicherte freie Dienstnehmer an, sofern für diese zum Stichtag 15.11. ein Krankenversicherungsschutz besteht.
Relevante Tarifgruppen
Vollversicherte freie Dienstehmer ohne und mit Sonderzahlungsvereinbarung:
Geringfügig frei Dienstnehmer ohne und mit Sonderzahlungsvereinbarung:
Hinweis
| In Bezug auf An- und Abmeldung bei der ÖGK besteht zwischen "freien" und "echten" Dienstnehmern kein Unterschied. |
Reiter "Kollektivvertrag"
Auf diesem Reiter ist der Kollektivvertrag für die Abrechnung der freien Dienstnehmer zu hinterlegen.
Reiter "Finanzamt"
Im Zuge der Neuanlage eines freien Dienstnehmers werden die Felder Lohnsteuerberechnung und E109a-Leistungsart automatisch auf "freier Dienstvertrag" gestellt. Benötigt wird noch die E109a-Steuernummer. Die Eingabe erfolgt im Format <Finanzamtsnummer> xxx/yyyy (Beispiel: 51 123/4567).
Reiter "Rückstellungen"
Am Reiter Rückstellungen wird das Feld Rückstellungen aufgrund des hinterlegten DN-Vorschlags auf "Nein" gestellt.
Sollen Rückstellungen aus bestimmten Gründen gebildet werden, ist das Feld auf "Ja" zu stellen. Außerdem müssen die Berechnungen für die Entgelte im Kollektivvertrag angepasst werden, da die Lohnart "Honorar" nicht enthalten ist.
Freie Dienstnehmer in der Zeiterfassung
Bei Einsatz des Pakets ZEIT ist zu überlegen, ob auch freie Dienstnehmer einbezogen werden sollen. Falls ja, ist für die korrekte Umsetzung eine Absprache mit dem Paket ZEIT notwendig.
Folgende zwei Felder sind von Bedeutung:
Bleiben freie Dienstnehmer in der Zeiterfassung unberücksichtigt, muss das Feld Zeiterfassung im Programm Mitarbeiter (
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) auf "Nein" gestellt werden.
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) auf "Nein" gestellt werden. Das Feld Anzeige Zeiterfassung ist nur relevant, wenn sowohl das Paket ZEIT als auch das Paket LEA in Verwendung sind. Hier regelt die Einstellung, ob die Zeitbuchungen in der Leistungserfassung eingeblendet werden sollen und ob die erfassten Stunden aus den Leistungen die Stunden aus den Zeitbuchungen übersteigen dürfen.
Standardlohnarten
Für die Abrechnung von freien Dienstnehmern stehen standardmäßig folgende Lohnarten zur Verfügung:
Lohnart | Bezeichnung | Eingabe |
1100 | Honorar 20 % USt pfl. (Eingabe) | Reine Eingabelohnart mit Gesamtbetrag |
1110 | Honorar | Wert ohne USt |
1111 | Honorar 20 % USt | Wert der USt |
Abrechnungstechnisch wird zwischen zwei Varianten unterschieden:
Lohnarten für Abrechnung mit USt
Wird ein Honorar inklusive USt abgerechnet, werden alle drei Standardlohnarten verwendet.
Die Lohnart 1100 ist eine reine Eingabelohnart, auf welcher der Gesamtbetrag erfasst wird. Sie hat keine Pflichtigkeiten und wird auch nicht verbucht. Aufgrund folgender Einstellungen am Reiter Koppelung wird der Betrag auf die Lohnarten 1110 "Honorar" und 1111 "Honorar 20 % USt" aufgeteilt.
Auf die Lohnart 1110 "Honorar" wird der Wert ohne USt übergeben. Sie ist mit den notwendigen Pflichtigkeiten ausgestattet und wird normals verbucht.
Die Lohnart 1111 "Honorar 20 % USt" ist betreffend Pflichtigkeit nur ins Brutto gesteuert. Die Besonderheit ist am Reiter Buchungsbeleg ersichtlich.
Im Feld MwSt-/VSt-Berechnungsart ist hinterlegt, dass der Gesamtbetrag, der auf der Lohnart abgerechnet wird, Steuer ist. Das bedeutet, der Gesamtbetrag wird in der Fibu auf das Steuerkonto übergeben. Auf der Lohnart 1110 "Honorar" wird der Betrag ohne Steuer verbucht.
Lohnart für Abrechnung ohne USt
Bei der Abrechnung von Honoraren ohne USt, wird nur die Lohnart 1110 "Honorar" benötigt. Hier ist der Gesamtbetrag zu erfassen.
Abrechnungsbeispiele
Mit den im vorherigen Kapitel erwähnten Lohnarten besteht die Möglichkeit, alle gängigen Fälle bei der Abrechnung von freien Dienstnehmern abzudecken.
Abrechnung mit und ohne USt
Beispiel
| Ein Dienstnehmer arbeitet in einer Softwarefirma als freiberuflicher Programmierer und ist dort als freier Dienstnehmer ohne Sonderzahlungsvereinbarung tätig. Er erhält für Februar ein Honorar von € 3.000,00. |
Variante 1 – mit USt
In der Bruttoerfassung wird die Eingabelohnart 1100 "Honorar 20 % USt pfl. (Eingabe)" mit einem Wert von € 3.000,00 erfasst. Aufgrund der hinterlegten Koppelung werden die Lohnarten 1110 "Honorar" und 1111 "Honorar 20 % USt" automatisch mit den entsprechenden Werten produziert (siehe Lohnarteneinstellung im Kapitel Abrechnung mit Umsatzsteuer).
Öffnet man die Netto-Vorschau, ist ersichtlich, dass nur die Lohnart 1110 "Honorar" für die Bmg SV lfd herangezogen wird.
Variante 2 – ohne USt
In diesem Fall muss ausschließlich die Lohnart 1110 "Honorar" mit dem Wert € 3.000,00 erfasst werden.
Da hier keine USt herausgerechnet wird, beträgt die SV lfd Bmg nun € 3.000,00.
Abrechnung mit Sonderzahlungsvereinbarung
Beispiel
| Ein freier Dienstnehmer erhält im Juni ein Honorar von € 2.500,00 und ebenso viel Urlaubszuschuss. |
Hinweis
| Damit die Sonderzahlung korrekt abgerechnet wird, muss beim Dienstnehmer am Reiter "Versicherung" unbedingt eine entsprechende Tarifgruppe hinterlegt sein (siehe Kapitel Relevante Tarifgruppen).  |
Für die Abrechnung des Urlaubszuschusses darf die gewöhnliche UZ-Lohnart verwendet werden.
In der Netto-Vorschau lässt sich die Berechnung wieder Schritt für Schritt nachvollziehen.
Nichtleistungszeiten und UEL
Freie Dienstnehmer haben im Normalfall keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Dienstgeber, Familienhospizkarenz u. v. m.
Ein Anspruch auf UEL ist im Standardfall also nicht vorhanden. Sollten Sie eine UEL auszahlen, klären Sie bitte die Pflichtigkeiten der UEL-Lohnarten vorher rechtlich ab.
Krankenstand bei freien Dienstnehmern
Wie bereits erwähnt, haben freie Dienstnehmer im Fall eines Krankenstandes keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Dienstgeber.
Dauert der Krankenstand jedoch länger als vier Tage, besteht ein Anspruch auf Krankenentgelt, welches von der ÖGK bezahlt wird. Damit das Krankenentgelt berechnet werden kann, benötigt die ÖGK eine A+E-Meldung vom Dienstgeber.
Der Krankenstand ist in den Nichtleistungszeiten am Reiter "Krank" zu erfassen. Da es sich um einen freien Dienstnehmer handelt, wird im Feld "Krank Anspruch" kein Wert erzeugt.
Aufgrund des hinterlegten Wochenmodells 999999 wird eine A+E mit den für freie DN benötigten Daten erzeugt. Voraussetzung dafür ist jedoch ein voll abgerechneter Monat vor dem ersten Krankenstand. Ist ein freier Dienstnehmer bereits im ersten Beschäftigungsmonat krank, ist mit der ÖGK abzuklären, wie die A+E befüllt werden muss.
Im Unterschied zu "echten" Dienstnehmern werden die Felder "Beschäftigungstage pro Woche", "Tagesturnus" und "Arbeitsfreie Tage" wie oben ersichtlich befüllt. Dies erfolgt jedoch nur, wenn auch das Wochenmodell korrekt hinterlegt worden ist.
Sonderfall Krankenstand und mBGM
Öffnet man den Datensatz der mBGM am Reiter "ELDA" im Detail, sieht man, dass im Tarifblock das Feld "Beginn der Verrechnung" auf 1 steht. Das bedeutet, dass die Verrechnung am 1. des Monats beginnt.
In Monaten mit Krankenständen ist bei der Erstellung der mBGM Folgendes zu beachten:
- Startet der Krankenstand nach dem Monatsersten (z. B. am 2. März 2024), wird die mBGM korrekt erzeugt. Hier ist kein manueller Eingriff notwendig.
- Startet der Krankenstand jedoch mit Ersten des Monats (z. B. am 1. März 2024), muss in diesem Feld der erste Arbeitstag nach dem Krankenstand gemeldet werden. Damit die mBGM korrekt erzeugt werden kann, muss manuell eingegriffen werden.
Steigen Sie dazu in die Bruttoerfassung unter "Monatsstammdaten" ein. Am Reiter "Versicherung" hinterlegen Sie im Feld "mBGM Von-Tag" den ersten Arbeitstag nach dem Krankenstand.
Mit dieser Einstellung, wird die mBGM – nach erneuter Abrechnung – korrekt erstellt.
Spezielles in der Abrechnung
Unbekannte Honorarhöhe
Ist der Wert des Honorars zum Stichtag der mBGM-Übermittlung nicht bekannt, so kann mithilfe der Lohnart 7610 "Vorläufige Abrechnung (mBGM) ohne Bezug" eine leere mBGM erzeugt und an die ÖGK übermittelt werden.
Die Einstellung dazu erfolgt in den LOHN Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Bruttoerfassung → Allgemein → mBGM ohne Verrechnung erzeugen
Steht der Parameter auf "Ja", wird im Zuge der Lohnartenaktivierung die Lohnart 7610 "Vorläufige Abrechnung (mBGM) ohne Bezug" mit der Menge 1 in die Bruttoerfassung des freien Dienstnehmers gestellt.
Nach der Abrechnung kann so eine mBGM mit "Tarifblock ohne Verrechnung (T4)" erzeugt und an die ÖGK übermittelt werden.
Diese Vorgehensweise soll helfen, die Gefahr von Säumniszuschlägen aufgrund fehlender mBGMs zu verringern.
Sobald die tatsächliche Abrechnung vorliegt, können die Honorar-Lohnarten wie gewöhnlich erfasst werden. Die Lohnart 7610 muss nicht gelöscht werden, da sie von der vorhandenen Abrechnung übersteuert wird.
Die mBGM wird nun mit den akutellen Werten erstellt.
Ist die leere mBGM bereits an die ÖGK übermittelt worden, erfolgt eine automatische Stornierung sowie die Erstellung eines neuen Meldesatzes.
Dienstnehmer arbeitet nicht jeden Monat
Erbringt ein freier Dienstnehmer nicht jeden Monat eine Leistung, so ist dieser – sofern nichts anderes vereinbart – mit dem Grund 29 "SV-Ende Beschäftigung aufrecht" abzumelden. Programmtechnisch kann dies über die Funktion Aktiv → Ruhend → Diverse Ruhezeit abgewickelt werden.
Die Erstellung der Abmeldung erfolgt automatisch mit Ausführung der Funktion.
Eventuell versendete mBGMs sind zu korrigieren bzw. zu stornieren.
Erbringt der freie Dienstnehmer erneut eine Leistung, kann das Dienstverhältnis über die Funktion "Ruhend → Aktiv" wieder aktiviert werden. Die Erstellung der Anmeldung erfolgt auch hier beim Ausführen der Funktion.
Mutterschutz und Karenz
Seit 2016 fallen auch freie Dienstnehmerinnen unter das Mutterschutzgesetz. Das heißt, vor und nach der Entbindung gilt auch hier ein individuelles und absolutes Beschäftigungsverbot. Außerdem besteht Motivkündigungsschutz.
Wie bei "echten" Dienstnehmerinnen muss auch bei freien DN eine Arbeits- und Entgeltbestätigung für Wochengeld an die ÖGK übermittelt werden. Die Erstellung erfolgt automatisch über die Funktion Aktiv → Ruhend → Mutterschutz.
Beim Ausführen der Funktion wird ein neues Dienstverhältnis angelegt. Da für den Zeitraum des Wochengeldbezugs die BV-Beiträge durch den Dienstgeber weiter zu entrichten sind, wird auch bei freien Dienstnehmerinnen die Lohnart 7512 "Bmg BV Wochengeld" aktiviert.
Einen Anspruch auf Karenz gibt es grundsätzlich nicht. Kommt eine freie Dienstnehmerin im Anschluss an den Mutterschutz nicht zurück, erfolgt ein Austritt mit Abmeldegrund 17 "Ende freier Dienstvertrag gemäß § 4 Abs. 4 ASVG" mit den entsprechenden Austrittsdaten laut ÖGK.
Kehrt die freie Dienstnehmerin nach dem Mutterschutz zurück, muss mit der Funktion "Ruhend → Aktiv" ein neues Dienstverhältnis angelegt werden.
Karenz aus "echtem Dienstverhältnis" mit parallelem geringf. freien DV
Ist ein Dienstnehmer aus einem "echten" Dienstverhältnis in Karenz, ist eine parallele geringfügige Beschäftigung laut ÖGK möglich.
Diese geringfügige Beschäftigung kann auch eine freie geringfügige Beschäftigung sein. Die Anlage des parallelen Dienstverhältnisses erfolgt beim Dienstnehmer über das Menü → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Parallele Beschäftigung anlegen.
Bleibt das Feld "Lohndaten vom aktuellen Dienstverhältnis übernehmen" leer, öffnet sich der Dienstnehmerstamm, wo die fehlenden Daten (z. B. korrekte Tarifgruppe, LSt-Berechnung, E109a-Steuernummer ...) hinterlegt werden können. Beim Speichern werden ein neues Dienstverhältnis mit neuer L16-/E109a-Nummer angelegt und eine ELDA-Anmeldung erstellt.
Freier DN wird zum "echten" DN und umgekehrt
Wird ein freier Dienstnehmer während des Jahres zu einem "echten" Dienstnehmer oder umgekehrt, darf auf keinen Fall die Funktion Änderung Tarifgruppe herangezogen werden, da sonst der L16-Zeitraum des echten Dienstverhältnisses nicht korrekt abgebildet werden kann.
Um eine korrekte Erstellung der Jahresmeldungen zu gewährleisten, müssen die Funktionen Austritt und Wiedereintritt verwendet werden.
Hinweis
| Kontrollieren Sie beim Dienstnehmer am Reiter Dienstverhältnis das Feld "L16/E109a Nr". Für das neue Dienstverhältnis muss für die korrekte L16- bzw. E109a-Erstellung eine neue Nummer vergeben worden sein.  |
Bezüglich Vordienstzeiten ist rechtlich abzuklären, ob und wie diese anzurechnen sind.
Echtes DV und paralleles freies DV
Kommt es beim selben Dienstgeber zu einer parallelen Beschäftigung über ein "echtes" und ein freies Dienstverhältnis, müssen die Abrechnungen – entgegen der generellen NTCS Empfehlung – auf zwei getrennten Personalnummern erfolgen.
Die Funktion Parallele Beschäftigung anlegen darf nur verwendet werden, wenn eine parallele Beschäftigung neben einem ruhenden Dienstverhältnis (z. B. Karenz) vorliegt.
Feiertage bei freien Dienstnehmern
Bei freien Dienstnehmern gibt es im Standardfall keine Abrechnung von Feiertagsentgelt-Lohnarten.
Damit die Feiertagsentgelt-Lohnarten bei freien Dienstnehmern mit der Bezugsaktivierung nicht automatisch in die Bruttoerfassung gelangen, ist es wichtig herauszufinden, auf welcher Ebene die Terminlohnarten definiert worden sind:
Bitte kontrollieren Sie daher folgende Punkte:
- Ist die Terminlohnart in den individuell angelegten KVs am Reiter "Terminlohnarten" hinterlegt worden, dann fällt diese Hinterlegung beim KV für die freien Dienstnehmer weg.
- Ist die Terminlohnart im General-KV hinterlegt, dann können Sie eine Terminisierung mit der Ausprägung "Lohnart löschen" am eigenen KV für freie Dienstnehmer anlegen.
- Ist die Terminlohnart im Kollektivvertrag nicht zu finden, ist sie möglicherweise auf der Lohnfirma hinterlegt worden. In diesem Fall müsste bei jedem freien Dienstnehmer am Reiter Terminlohnarten eine Terminisierung der Feiertagsentgelt-Lohnart mit der Ausprägung "Lohnart löschen" hinterlegt werden.
Pfändungen
Auch freie Dienstnehmer können gepfändet werden. Diese Pfändungen lassen sich über die Pfändungsverwaltung in BMD abwickeln.
Wichtig ist hier vor allem das Feld SZ-Anspruch am Reiter "Pfändungen".
Hat der freie Dienstnehmer keinen Anspruch auf Sonderzahlungen, ist das Feld auf "Nein" zu stellen.
Die Einstellung im Feld "SZ-Anspruch" ist ausschlaggebend für die Verwendung des erhöhten Grundbetrages.
GPLB-Prüfung → freier DN ist eigentlich "echter" DN
Bei GPLB-Prüfungen kommt es in seltenen Fällen zu Konstellationen, bei denen sich herausstellt, dass ein freier Dienstnehmer eigentlich doch ein "echtes" Dienstverhältnis gehabt hätte.
Da diese Prüfungen meist erst im Folgejahr durchgeführt werden, muss die weitere Vorgehensweise mit den zuständigen Behörden geklärt werden. Im Detail ist zu prüfen, ob es sich um eine Nachzahlung handelt oder ob eine "normale" Aufrollung möglich ist. Wichtig ist auch der Änderungszeitpunkt. Ist der DN das ganze Jahr falsch abgerechnet worden oder erfolgt die Änderung zum "echten" DN erst ab einem bestimmten Monat? Welche Meldungen müssen in diesem Zusammenhang neu erstellt werden?
Da es hier keinen rechtlichen Standard gibt, können wir für diesen Fall auch keinen Standardablauf anbieten. Für die programmtechnische Abwicklung empfehlen wir daher, einen Termin zu vereinbaren, sobald die rechtliche Vorgehensweise geklärt worden ist.
Erstellung der §109a-Meldung
Wie bereits im allgemeinen Teil erwähnt, muss für freie Dienstnehmer am Ende des Jahres eine Mitteilung gemäß § 109 a EStG an das Finanzamt übermittelt werden. Diese Meldungen sind wie auch das L16 bis Ende Februar des Folgejahres vom Dienstgeber elektronisch (via ELDA) an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.
Sind die freien Dienstnehmer über die Lohnverrechnung abgerechnet worden, erfolgt die Erstellung der Meldungen im Paket LOHN → Jahresende → Jahreslohnzettel.
Am Reiter "Erweitert" kann im Feld "E109a-Meldegrenzen prüfen" festgelegt werden, ob die angeführten Grenzen (€ 450,00 bzw. € 900,00), die in den Einkommensteuerrichtlinien definiert sind, geprüft werden sollen oder nicht.
Hinweis
| Die gewünschte Vorgehensweise kann auch über das Menü "Extras" in den "Allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen" fix hinterlegt werden.  |
Detaillierte Informationen zu Aufbau, Inhalt und einzelnen Kennzahlen der §109a-Meldung finden Sie im Themendokument Jahreslohnzettel im Detail im Kapitel Mitteilung gemäß § 109a EStG 1988 - Freie Dienstnehmer.
Achtung!
 | Sollte die Erstellung der §109a-Meldung nicht funktionieren, so muss unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Monatsstammdaten geprüft werden, ob das Feld Lohnsteuerberechnung am Reiter "Finanzamt" die Ausprägung "Freier Dienstvertrag" in allen betroffenen Monaten hinterlegt hat. Das Feld kann über die Funktion "Aufrollung Monatsfeld" für mehrere Monate gleichzeitig bearbeitet werden.  |
Erstellung der §109a-Meldung über die FIBU
Werden die freien Dienstnehmer nicht im Paket LOHN abgerechnet, können die §109a-Meldungen auch über das Paket FIBU erstellt werden.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Themendokument §109a-Meldung.
Besonderheiten bei Auswertungen
Lohnsets drucken
Im Programm "Lohnsets drucken" (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) kann am Reiter "Erweitert" bzw. über das Menü "Extras" in den "Allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen" ein eigener Titel für das Lohnset der freien Dienstnehmer angegeben werden.
Dienstnehmer überweisen
Im Programm "Dienstnehmer überweisen" (LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen) kann am Reiter "Erweitert" bzw. über das Menü "Extras" in den "Allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen" ein eigener Überweisungstext für freie Dienstnehmer hinterlegt werden. Dieser wird in der Überweisungsdatei angeführt.
Buchungsbeleg drucken
Am Buchungsbeleg (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken) wird die vom freien Dienstnehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer (immer aus Sicht des Dienstgebers) ausgewiesen.
Konjunkturstatistik drucken
Sollen auf der Konjunkturstatistik (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Konjunkturstatistiken drucken) keine freien Dienstnehmer aufscheinen, lässt sich dies über eine Programmsperre lösen.
Die Einstellung dazu erfolgt im Programm Dienstnehmer unter "Funktionen" → Programmsperre.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Programmsperre für den jeweiligen Dienstnehmer und das gewünschte Programm hinterlegt werden können.
