Häufige Fragen zum Thema Zeiterfassung
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.Inhalt
In diesem Dokument wird auf die allgemeinen häufigsten Fragestellungen zum Thema Zeiterfassung eingegangen.
Weitere häufig gestellte Fragen können Sie hier nachlesen.
Wie kann ich manuell einen Zeitsaldo bzw. ein Zeitguthaben im System erfassen oder für das Monatsjournal mit Bewertung bearbeiten?
Für Änderungen oder Umbuchungen im laufenden Betrieb der Zeiterfassung können bzw. sollten Sie das Programm Umbuchungsübersicht verwenden.
In der Umbuchungsübersicht können Sie auf Bezugsarten die Menge an Stunden erfassen, die z. B. von einem Zeitguthaben ausbezahlt werden sollen .
Für manuelle Erfassungen von einem Startguthaben auf einem bestehenden Zeitkonto oder Änderungen eines Saldos können Sie auch das Programm Zeitsalden verwenden.
Bei Neuanlage oder Bearbeiten eines Zeitsaldos wird automatisch das Kennzeichen im Feld Saldo gesperrt gesetzt.
Wie kann ich ein historisch geführtes Feld schnell für mehrere Mitarbeiter auf einmal ändern, ohne jeden einzeln bearbeiten zu müssen?
Filtern Sie zuerst in den Stammdaten im Programm Mitarbeiter jene Personen, für die ein historisch geführtes Feld geändert werden soll, nach einem beliebigem Kriterium.
Dabei können Sie natürlich auch bereits angelegte Personengruppen bzw. Mitarbeitergruppen (z. B. je Abteilung) verwenden! Dadurch erhalten Sie schneller jene Personen gelistet, für die die Umstellung vorgenommen werden soll.
Zum Thema Personengruppen gibt es folgendes Lernvideo.
Führen Sie dann im Fenstermenü unter "Funktionen" die Funktion Wechsel Organisationseinheit aus, um das gewünschte Feld für die selektierten Personen auf einmal umzustellen.
Beachten Sie bitte, dass in diesem Fenster via Feldauswahl einige Felder (speziell auch für die Zeiterfassung) hinzugefügt werden können.
Zum Thema Wechsel Organisationseinheit gibt es folgendes Lernvideo.
Warum fehlen bei Mitarbeitenden die Bereiche "Überleitung Lohnverrechnung" oder "Aktuelle Salden" am Monatsjournal mit Bewertung?
Kontrollieren Sie zuerst alle für die Zeiterfassung relevanten Felder Im Programmfenster Mitarbeiter. Dazu gehören insbesondere auch die Dienstverhältnisse und die historischen Daten.
Des Weiteren benötigt ein Mitarbeiter zwingend ein in den historischen Daten hinterlegtes Bewertungsmodell, damit am Monatsjournal mit Bewertung berechnete Werte (z. B. Zeitsalden etc.) aufscheinen können. Steigen Sie unter "Stammdaten" in das Programm "Mitarbeiter" ein und kontrollieren Sie, ob ein Modell für den betroffenen Mitarbeiter angelegt und eingetragen ist.
Wichtig ist ebenfalls, dass der letztgültige Datensatz unter "Historische Daten" auch korrekt angelegt ist (bitte hier insbesondere auch das "Gültig von"- und "Gültig bis"-Datum kontrollieren).
Des Weiteren benötigt ein Mitarbeiter zwingend ein in den historischen Daten hinterlegtes Bewertungsmodell, damit am Monatsjournal mit Bewertung berechnete Werte (z. B. Zeitsalden etc.) aufscheinen können. Steigen Sie unter "Stammdaten" in das Programm "Mitarbeiter" ein und kontrollieren Sie, ob ein Modell für den betroffenen Mitarbeiter angelegt und eingetragen ist.
Wichtig ist ebenfalls, dass der letztgültige Datensatz unter "Historische Daten" auch korrekt angelegt ist (bitte hier insbesondere auch das "Gültig von"- und "Gültig bis"-Datum kontrollieren).
Wie kann ich vorübergehend für Mitarbeitende ausländische Feiertage zur Anwendung bringen?
Im Mitarbeiterstamm gibt es im Bereich "Historische Daten" das Feld "Beruflicher Auslandsaufenthalt", das mit dem entsprechenden Land befüllt werden kann bzw. bei längeren Aufenthalten evtl. sogar genützt werden muss.
Für die Dauer des erfassten Von-/Bis-Datums in dem Datensatz der historischen Daten werden dann die Feiertage des jeweiligen Landes in der Zeiterfassung über den Tagesabschluss eingebucht.
Für die Dauer des erfassten Von-/Bis-Datums in dem Datensatz der historischen Daten werden dann die Feiertage des jeweiligen Landes in der Zeiterfassung über den Tagesabschluss eingebucht.
Warum werden keine Verletzungen oder Warnungen in den Kontrollen bzw. Auswertungen zum Arbeitszeit-/Arbeitsruhegesetz angezeigt?
Damit im Fehlerprotokoll die Verletzungen/Hinweise/Warnungen betreffend AZG/ARG und die dazugehörigen Zeitbuchungsdaten angezeigt werden können, ist Folgendes erforderlich:
- Sie haben unter ZEIT → Stammdaten → "AZG/ARG-Prüfschemenübersicht" die entsprechenden Einstellungen getroffen.
- Das erstellte Prüfschema ist auch am Mitarbeiterstamm bei den jeweiligen Mitarbeitenden in den historischen Daten hinterlegt.
Wie kann ich betriebliche oder kollektivvertragliche Feiertage in der NTCS Zeiterfassung abbilden? Beispiel 24. u. 31. Dezember
Mit dem Programm Betriebskalender (Stammdaten → Weitere Stammdaten) können bestimmte Tage speziell für die Zeiterfassung behandelt werden (z. B. Weihnachten, Silvester usw.).
Der Betriebskalender kann für unterschiedliche Firmen und/oder Abrechnungsgruppen oder speziell selektierte und zugeordnete Mitarbeiter angelegt werden.
Es ist z. B. über den Tagesabschluss möglich, jährlich wiederkehrend die Sollarbeitszeit der gewählten Personen automatisch mit einer gewünschten Buchungsart (z. B.. Feiertag) aufbuchen zu lassen.
Ebenso kann dieses Aufbuchen auch ab einer bestimmten Uhrzeit erfolgen oder nur für den jeweils halben Tag ... je nach Einstellung im Betriebskalender.
Weitere Unterstützung zur Anlage eines kollektivvertraglichen Feiertages oder z. B. auch Betriebsurlaubes finden Sie im Betriebskalender in der Hilfe zum Fenster.
Es werden keine Feiertage oder geplanten Buchungsarten in der Zeiterfassung aufgebucht. Was ist zu tun?
Um gesetzliche Feiertage automatisch aufzubuchen oder geplante Buchungsarten (z. B. Urlaub etc.) aus der Planung als Istzeit aufzubuchen, ist es nötig, dass der ZEIT Tagesabschluss durchgeführt wird. Meist äußert sich ein ggf. fehlender Tagesabschluss im Fehlerprotokoll mit dem Fehlergrund "Fehlende Buchung".
In der Regel wird der Tagesabschluss mittels Stapeldefinition und Geplanter Ausführung bei Einrichtung des Systems so automatisiert, dass die Funktion täglich (nachts) ausgeführt wird. Jedoch ist für die korrekte automatische Ausführung wichtig, dass ein Systembenutzer für die Ausführung der Stapel hinterlegt und auch der dazugehörige BMD Dienst am Server aktiviert ist.
Zur Kontrolle können Sie unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung einsteigen, dort den Eintrag für den Tagesabschluss anwählen und per Rechtsklick die Funktion "Jetzt am Server starten" wählen. Tritt dabei eine Fehlermeldung auf, ist in den meisten Fällen der Dienst am Server gestoppt oder fehlerhaft konfiguriert. Beachten Sie dazu die sog. TOOLS Parameter für den Applikationsserver.
Ebenso können Sie auf der geplanten Ausführung stehend per Rechtsklick die Funktion "Logdatei ansehen" wählen bzw. unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien den Verlauf kontrollieren (was bei der Ausführung passiert bzw. seit wann diese evtl. nicht durchgeführt wurde).
Mitarbeiter sind nicht mehr auffindbar bzw. werden in der Suche und im Mitarbeiterstamm nicht angezeigt. Wie finde ich diese wieder?
Im Programmfenster "Mitarbeiter" gibt es im Fenstermenü einen Menüpunkt namens "Ansicht". In diesem Menü kann die Ansicht zwischen "Aktive", "Inaktive" oder "Alle anzeigen" umgeschaltet werden.
Somit kann ein Mitarbeiter gefunden werden, bei dem das Häkchen beim Feld "Aktiv" bereits entfernt worden ist. Diese Mitarbeitenden können wieder aktiviert werden, indem Sie das Häkchen im Feld "Aktiv" wieder setzen.
Somit kann ein Mitarbeiter gefunden werden, bei dem das Häkchen beim Feld "Aktiv" bereits entfernt worden ist. Diese Mitarbeitenden können wieder aktiviert werden, indem Sie das Häkchen im Feld "Aktiv" wieder setzen.
Legen Sie für die Zeiterfassung dann ein neues Dienstverhältnis und ggf. auch unter "Historische Daten" einen neuen Datensatz mit "Neu" bzw. F5 bei Wiedereintritt an.
Anmerkung: Wird die Urlaubsverwaltung oder die Lohnverrechnung in der NTCS verwendet, so müssen Sie über den LOHN Dienstnehmerstamm die jeweilige Funktion mittels "Dienstverhältnis ändern" nützen (z. B. "Ruhend → Aktiv")!. Dies ist insbesondere für die korrekte Berechnung der Ansprüche (z. B. Urlaub) zwingend mit dieser Ausführung nötig.
Weitere Informationen lesen Sie unter Mitarbeiter.
Weitere Informationen lesen Sie unter Mitarbeiter.
Wie kann ich Zeitbuchungen für eine PLB-Prüfung gem. BAO exportieren?
Die Prüfung nach BAO (Bundesabgabenordnung) wird entweder durch Prüforgane des beim Bundesministeriums für Finanzen eingerichteten Prüfdienstes für Lohnabgaben und Beiträge (PLB) oder durch Prüfer/innen der Österreichischen Gesundheitskasse im Rahmen der GPLB vorgenommen.
Eventuell werden dafür auch noch veraltete Begriffe wie GPLA oder PLAB verwendet.
Im Paket ZEIT können Sie im Hauptmenü unter Buchen → Weitere Funktionen mit dem Programmfenster "Zeitbuchungen" die geforderten (Zeitbuchungs-)Daten als Excel-/CSV-Exportdatei zur Verfügung stellen. Sie können den Export mittels der Standardfunktion per rechtem Mausklick → Extras → Exportieren... starten.
Den – durch die Finanzverwaltung vorgegebenen und zu prüfenden – Zeitraum und Mitarbeiterkreis können Sie im Programm "Zeitbuchungen" mit den Einstiegsfeldern beliebig auswählen.
Die Feldauswahl wird von BMD auf allen aktuellen Versionen der NTCS im Standard so ausgeliefert, sodass diese dem angeforderten Satzaufbau enspricht. Die Feldauswahl können Sie bei Bedarf natürlich, wie in jedem anderen NTCS Programmfenster auch, manuell bearbeiten bzw. ergänzen.
Die Feldauswahl ist standardmäßig wie folgt aufgebaut:
Mitarbeiternummer;Mitarbeitername;Zugehörigkeitsdatum der Zeitbuchung;Von-Zeit;Bis-Zeit;Dauer;Buchungsartennummer;Buchungsartenbezeichnung;
Eine spezielle Sortierung ist beim Exportfile grundsätzlich nicht vorgesehen, könnte aber seitens NTCS trotzdem über die Feldauswahl für das Programmfenster eingestellt werden (z. B. 1. Nach Mitarbeiternummer, 2. Nach Datum aufsteigend ... ).
Anmerkung: Alternativ können Sie für eine Prüfung in den Auswertungen ggf. auch das sog. "Monatsjournal mit Bewertung" jederzeit als Ausdrucksvorschau für die gewünschten Dienstnehmer und den jew. Zeitraum auswerten und optional als PDF speichern oder ausdrucken.
Beispiel Zeitbuchungen:
Eventuell werden dafür auch noch veraltete Begriffe wie GPLA oder PLAB verwendet.
Im Paket ZEIT können Sie im Hauptmenü unter Buchen → Weitere Funktionen mit dem Programmfenster "Zeitbuchungen" die geforderten (Zeitbuchungs-)Daten als Excel-/CSV-Exportdatei zur Verfügung stellen. Sie können den Export mittels der Standardfunktion per rechtem Mausklick → Extras → Exportieren... starten.
Den – durch die Finanzverwaltung vorgegebenen und zu prüfenden – Zeitraum und Mitarbeiterkreis können Sie im Programm "Zeitbuchungen" mit den Einstiegsfeldern beliebig auswählen.
Die Feldauswahl wird von BMD auf allen aktuellen Versionen der NTCS im Standard so ausgeliefert, sodass diese dem angeforderten Satzaufbau enspricht. Die Feldauswahl können Sie bei Bedarf natürlich, wie in jedem anderen NTCS Programmfenster auch, manuell bearbeiten bzw. ergänzen.
Die Feldauswahl ist standardmäßig wie folgt aufgebaut:
Mitarbeiternummer;Mitarbeitername;Zugehörigkeitsdatum der Zeitbuchung;Von-Zeit;Bis-Zeit;Dauer;Buchungsartennummer;Buchungsartenbezeichnung;
Eine spezielle Sortierung ist beim Exportfile grundsätzlich nicht vorgesehen, könnte aber seitens NTCS trotzdem über die Feldauswahl für das Programmfenster eingestellt werden (z. B. 1. Nach Mitarbeiternummer, 2. Nach Datum aufsteigend ... ).
Anmerkung: Alternativ können Sie für eine Prüfung in den Auswertungen ggf. auch das sog. "Monatsjournal mit Bewertung" jederzeit als Ausdrucksvorschau für die gewünschten Dienstnehmer und den jew. Zeitraum auswerten und optional als PDF speichern oder ausdrucken.
Beispiel Zeitbuchungen:
Ein Mitarbeiter kann nicht buchen. Was kann ich tun?
Wenn ein Mitarbeiter nicht buchen kann, gehen Sie wie folgt für eine genaue Kontrolle vor:
- Kontrollieren Sie zuerst alle relevanten Felder im Programmfenster Mitarbeiter: Zeiterfassung, Wochenmodell, Schichtmodell, Aktiv, Fiktiv, Eintrittsdatum, Austrittsdatum
- Prüfen Sie die Dienstverhältnisse des Mitarbeiters. Insbesondere, ob das richtige Dienstverhältnis als Haupt-DV markiert ist, und ggf. das Von- und Bis-Datum.
- Prüfen Sie die historischen Daten. Hier ist unbedingt auf das jeweilige Von-/Bis-Datum zu achten und ob alles korrekt hinterlegt worden ist (z. B. Wochenmodell ...).
- Weiters benötigt der Mitarbeiter einen Ausweis zum Buchen in der Zeiterfassung. Steigen Sie unter Stammdaten in das Programmfenster Ausweise ein und kontrollieren Sie, ob ein Ausweis für den betroffenen Mitarbeiter angelegt ist. Wichtig ist ebenfalls, dass der Ausweis gültig ist ("Gültig von"-Datum und "Gültig bis"-Datum kontrollieren!).
Anmerkung: Für bereits ungültige Ausweise (bei denen der Hardware-Token / das Kärtchen an einen neuen Mitarbeiter ausgehändigt wird) gilt, dass diese in die Historischen Ausweise verschoben werden können bzw. müssen, um die Ausweisnummer neu vergeben zu können. Die historischen Ausweise stellen somit eine Art Archiv/Übersicht dar, wer wann welchen Ausweis besessen hat. - Prüfen Sie, ob beim Mitarbeiter auch der dazugehörige Benutzer im Feld "User-ID" hinterlegt worden ist. Dies ist nötig, damit klar ist, welcher Ausweis/Mitarbeiter beim Buchen ermittelt werden muss.
- Prüfen Sie die zugeordneten Rollen und Gruppen (und deren Berechtigungen) des Benutzers, der beim Mitarbeiter hinterlegt worden ist.
- Prüfen Sie ggf., wenn vorhanden, relevante Berechtigungen für Buchungsarten (unter Stammdaten → Einstellungen ...).
- Prüfen Sie die zugeordneten Lizenzen zum betroffenen Benutzer. Der Benutzer benötigt in der Zeiterfassung für das Buchen zumindest eine Employee-Lizenz.
Keine Rolle für die Zeiterfassung spielt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" in den Stammdaten am Mitarbeiter - dieses wird nur für die Leistungserfassung verwendet.
Ebenso wenig spielen die LEA Parameter eine Rolle.
Buchungen eines Mitarbeiters werden nicht vom Terminal importiert. Was kann ich tun?
- Wenn die Stempelungen bzw. (Zeit-)Buchungen eines Mitarbeiters nicht importiert werden, so prüfen Sie bitte alle Schritte (außer Benutzer/Berechtigungen) der o. g. FAQ "Ein Mitarbeiter kann nicht buchen. Was kann ich tun?". Ein Mitarbeiter muss, bis auf Benutzer/Rechte, ebenso alle Einstellungen u. Felder besitzen, sodass er theoretisch direkt in NTCS buchen könnte.
- Kann der Mitarbeiter bereits am externen Terminal (dormakaba, Datafox, PCS, Codatex, Gantner, ekey ...) schon nicht buchen, so prüfen Sie bitte, ob ein bestehender Stapel bzw. dessen geplante Ausführung für den Export der Ausweise korrekt durchgeführt worden ist.
Ein Mitarbeiter kann im BMD Web oder in der App BMD Go nicht buchen. Was ist zu tun?
Für grundlegende Prüfungen zum Buchen generell gehen Sie bitte vor, wie in der o. g. FAQ "Ein Mitarbeiter kann nicht buchen. Was kann ich tun?" beschrieben ist.
Prüfen Sie weiters im Programm Lizenzen zuordnen, ob die korrekte Lizenz (zumindest ZEIT Employee, ggf. auch REISE Employee und ESS/DMS etc.) zur zugehörigen Berechtigung zum Benutzer zugeordnet/vergeben worden ist.
Beachten Sie bitte die CRM Parameter für die App BMD Go.
Bei einem oder mehreren Mitarbeitenden werden keine automatischen Pausen eingefügt, woran kann das liegen?
Kontrollieren Sie zuerst all jene Tagesmodelle, für die automatische Pausen eingefügt werden sollen. Sie können dies mit der Funktion "Tagesmodell prüfen" erledigen und mit dem Feld "Pause" sehen Sie auch in der Übersicht, ob ein Pausenmodell am betreffenden Tagesmodell hinzugefügt ist.
Anmerkung: Sie können die Zuordnung von Pausen zum Tagesmodell auch im Programmfenster Pausenmodelle über die Funktion "Zuordnungsübersicht Tagesmodell/Pausenmodell" ansehen.
Dabei können Sie zur Unterstützung auch die Beschreibung der einzelnen Felder mit der F1-Taste abrufen!
Jedem Tagesmodell sollte ein entsprechend korrekt eingestelltes Pausenmodell zugehörig sein.
Diese Zuordnung können Sie unter Stammdaten → Tagesmodelle mit der Funktion "Pausenmodell zuordnen" kontrollieren (so sehen Sie die, zum gewählten Tagesmodell, zugehörige/n Pause/n).
Wichtig ist ebenfalls, dass der automatische Tagesabschluss im System als Stapel hinterlegt ist und durch die geplante Ausführung jede Nacht läuft! Diese Einstellungen können Sie unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung prüfen. Dort lässt sich per Rechtsklick auf die geplante Ausführung die Funktion "Jetzt am Server ausführen" starten, um den Durchlauf zu testen und ggf. die dazugehörige Logdatei zu prüfen.
Jedem Tagesmodell sollte ein entsprechend korrekt eingestelltes Pausenmodell zugehörig sein.
Diese Zuordnung können Sie unter Stammdaten → Tagesmodelle mit der Funktion "Pausenmodell zuordnen" kontrollieren (so sehen Sie die, zum gewählten Tagesmodell, zugehörige/n Pause/n).
Wichtig ist ebenfalls, dass der automatische Tagesabschluss im System als Stapel hinterlegt ist und durch die geplante Ausführung jede Nacht läuft! Diese Einstellungen können Sie unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung prüfen. Dort lässt sich per Rechtsklick auf die geplante Ausführung die Funktion "Jetzt am Server ausführen" starten, um den Durchlauf zu testen und ggf. die dazugehörige Logdatei zu prüfen.
Wie kann ich bei Teilzeit-Mitarbeitenden freie Tage mit Arbeitstagen tauschen, sodass die Sollzeit am richtigen Tag ist?
Am einfachsten können Sie dies unter Planung → Weitere Funktionen mit dem Programm Tagesmodelle tauschen erledigen.
Ebenso können Sie als Alternative die Tagesmodelle über die Planung oder die Planungsübersicht umplanen, sodass die Sollzeit am gewünschten Tag gerechnet wird.
Wie kann ich eine Anzahl von Vollzeitäquivalenten von Mitarbeitenden in BMD NTCS auswerten (z. B. für Statistik Austria)?
Für eine mögliche Darstellung der aktuellen Vollzeitäquivalente aus dem NTCS Mitarbeiterstamm und deren Sollzeiten ist es nicht möglich, dies aus dem CRM/ZEIT Mitarbeiterstamm auszuwerten.
Es kann aber in der NTCS Lohnverrechnung eine entsprechende Auswertung im Standard durchgeführt werden (in der Regel sollten keine individuellen Einstellungen dafür nötig sein).
Bei Bedarf an individuell angepassten Auswertungen vereinbaren Sie bitte einen Fernwartungstermin bei BMD!
In der NTCS Lohnverrechnung können Sie einsteigen unter Auswertung → Personalkennzahlen drucken:
Es kann aber in der NTCS Lohnverrechnung eine entsprechende Auswertung im Standard durchgeführt werden (in der Regel sollten keine individuellen Einstellungen dafür nötig sein).
Bei Bedarf an individuell angepassten Auswertungen vereinbaren Sie bitte einen Fernwartungstermin bei BMD!
In der NTCS Lohnverrechnung können Sie einsteigen unter Auswertung → Personalkennzahlen drucken:
Beim Einstiegsfeld "Gliederung" können Sie dann standardmäßig auf die bereits angelegte PKZ-Gliederung "Vollzeitäquivalent" zugreifen.
Wählen Sie dann die gewünschte Gliederungslogik und starten Sie die Auswertung.
Evtl. vorzubereitende Prüfungen bevor Sie die Auswertung aufrufen:
- Sind alle Dienstverhältnisse richtig gewartet im LOHN? (Sind das alles Lohndienstverhältnisse? Teilzeit/Vollzeit etc. richtig eingetragen?)
- Stammdaten – Wochenmodelle überprüfen, ob bei allen Wochenmodellen die dazugehörigen Vollzeitwochenmodelle hinterlegt sind; ist relevant für den Teilzeit-Prozentsatz, sodass die LOHN Auswertung richtig berechnet werden kann.
- Sind Lohnmitarbeiter im richtigen Jahr?
- Wurde die Jahresumstellung korrekt durchgeführt?
- Ist die Lohnbasiseinstellung korrekt?
Es empfiehlt sich generell, eine genaue Kontrolle der am Lohnmitarbeiter befindlichen Felder vor dieser Auswertung durchzuführen.
Was ist zu tun, wenn ein Benutzer/Vorgesetzter seine Mitarbeiter oder einen neuen Mitarbeiter nicht sieht?
Wenn z. B. Teamleiter, Abteilungsleiter oder Geschäftsführer einen oder gar mehrere Mitarbeiter in der Zeiterfassung nicht sehen (in Auswertungen, in der Planung oder z. B. bei Zeitbuchungen bearbeiten), so liegt dies an fehlenden Berechtigungen.
Die dafür relevanten Berechtigungseinstellungen finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.
Zuerst ist es wichtig, dass der Benutzer des betroffenen Vorgesetzten, mit derer er/sie in die NTCS eingestiegt, am Mitarbeiterstamm im Feld "User-ID" hinterlegt ist, sodass das System den Zusammenhang von Benutzer und Mitarbeiterstamm erkennt.
Sie können dann weiters im Paket CRM oder ZEIT → Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten Folgendes prüfen:
Zuerst ist es wichtig, dass der Benutzer des betroffenen Vorgesetzten, mit derer er/sie in die NTCS eingestiegt, am Mitarbeiterstamm im Feld "User-ID" hinterlegt ist, sodass das System den Zusammenhang von Benutzer und Mitarbeiterstamm erkennt.
Sie können dann weiters im Paket CRM oder ZEIT → Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten Folgendes prüfen:
1. Wählen Sie im linken Bereich die gewünschte ZEIT Funktion, z. B. "Zeitbuchungen auswerten".
Anmerkung: Diese Bezeichnungen fassen mehrere Programme zusammen. So beinhaltet "Zeitbuchungen auswerten" beispielsweise das Monatsjournal mit Bewertung, die Soll-/Ist-Übersicht und andere Auswertungen. "Zeitbuchungen bearbeiten" bezieht sich z. B. auf das Programm Zeitbuchungen bearbeiten, aber auch auf die Schnellerfassung und weitere Programme, z. B. Umbuchungsübersicht und ähnliche Funktionen.
2. Starten Sie im Fenstermenü unter "Funktionen" die Funktion "Vorlage speichern". Hier können Sie prüfen, welche Felder bei der jeweiligen Funktion zur Anwendung kommen.
Beispiel: Wenn in der Vorlage die Abteilungsleitung mit "Ja" aktiviert ist, dann kann somit der jeweilige Abteilungsleiter mit seinem Benutzer jene Mitarbeiter sehen, wo er als Vorgesetzter hinterlegt ist.
Im rechten oberen Bereich können Sie einen Mitarbeiter wählen und im rechten unteren Fensterbereich sehen Sie die berechtigten Benutzer, welche die Planungen/Buchungen des jew. gewählten Mitarbeiters sehen bzw. ggf. auch bearbeiten können.
Sollte der betroffene Benutzer fehlen, so können Sie mit der Funktionen "Berechtigungen aus Mitarbeiterstamm erzeugen" die Einträge aktualisieren bzw. neu erstellen.
Beachten Sie bitte, dass Daten jener Mitarbeiter, welche im rechten oberen Bereich nicht aufscheinen, standardmäßig nicht geschützt sind! Dazu muss entweder ein Administrator in der Vorlage beim Feld "Weitere Mitarbeiter" zugeordnet werden oder manuell ein Eintrag mit "Alle Mitarbeiter" und einer Datenbesitzergruppe (z. B. Admin) angelegt werden.
Anmerkung: Ebenso sollte unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung der Stapel "Update Mitarbeiterstamm mit hist. Daten" geprüft werden, ob dieser aktiviert ist und auch wirklich läuft. Dieser automatische Job aktualisiert – bei vorhandenen Vorlagen – die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, wenn sich in den historischen Daten per Stichtag der Vorgesetzte (z. B. Abteilungsleitung, Geschäftsführung ... ) ändert.
Zusätzlich sollte ggf. unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM Berechtigungen der Parameter für das automatische Update geprüft werden, ob dieser aktiviert ist.
Wie kann man einstellen, dass Mitarbeitende beim Buchen von Zeiten z. B. Kostenstellen eingeben müssen?
Kontrollieren Sie bei zu bebuchenden KORE Feldern (Kostenstelle, Kostenträger ... ), oder Feldern der Leistungserfassung (Projekte, Tätigkeiten ... ) zuerst die entsprechenden CRM Parameter gemäß ihrem Konzept im System.
Dann müssen sowohl auf den gewünschten Buchungsarten als auch auf den Ausweisen die entsprechenden Abfragekennzeichen (z. B. Feld "Abfrage Kostenstelle" = Ja; oder = Ja zwingend) gesetzt werden.
Anmerkung: Es kann auch eine Reihenfolge definiert werden, sodass z. B. das Projekt zuerst und danach die Tätigkeit abgefragt wird.
Beachten Sie bitte, dass sich die Abfragen nur in den BMD Zeitbuchungsprogrammen (z. B. Buchungsmasken, Zeitbuchungen bearbeiten, App BMD Go ...) auswirken.
Kann ich einstellen, dass Mitarbeitende Zeitbuchungen nur für eine vorgegebene Tagesanzahl rückwirkend bearbeiten dürfen?
Sie können den dafür vorgesehenen CRM Parameter verwenden (unter Zeiterfassung → Buchungsprogramm).
Je nach bestehender Regelung in ihrem Unternehmen kann der Parameter mittels "Allgemeine Einstellung" global (also für alle Benutzer) eingestellt werden oder benutzerbezogen.
Anmerkung: Wird der Parameter allgemein/global eingestellt, so ist es sinnvoll, für Administratoren benutzerbezogen die Tagesanzahl ggf. so zu erhöhen, dass ein längeres rückwirkendes Bearbeiten möglich ist, z. B. 9999 Tage o. ä.
Oftmals werden zusätzlich auch andere Parameter (z. B. zwingende Eingabe eines Begründungstextes beim Bearbeiten von Zeitbuchungen) in diesem Zusammenhang (unter "Buchungsprogramm") eingestellt.
Wie kann es sein, dass bei einem Mitarbeiter die doppelte Sollzeit berechnet wird, z. B. am Monatsjournal oder in Soll-/Ist-Auswertungen?
Kontrollieren Sie beim betroffenen Mitarbeitenden in den Stammdaten die Dienstverhältnisse und historischen Daten.
Hat die betroffene Person z. B. zwei offene, aktuell gültige, nicht ruhende Dienstverhältnisse mit jeweils einem Wochenmodell oder Schichtmodell hinterlegt oder ein Dienstverhältnis mit z. B. zwei gleichzeitigen Einträgen in den historischen Daten mit jeweils Wochenmodell und/oder Schichtmodell, so wird die Sollzeit jeweils addiert und für Berechnungen in der Zeiterfassung beides herangezogen!
Anmerkungen: Es ist grundsätzlich bei Verwendung der NTCS Zeiterfassung nicht möglich, mehrere parallele aktive Dienstverhältnisse für einen Dienstnehmer im System zu führen. Insbesondere aufgrund technischer Schwierigkeiten, da das Programm nicht eindeutig zuordnen kann, zu welchem Dienstverhältnis die jeweiligen Daten (wie Planung, Buchungen, ÜStd. etc.) gehören.
Was kann ich tun, wenn nach dem Ändern des Eintrittsdatums des Dienstnehmers die Sollzeit immer noch ab dem alten Datum gerechnet wird?
Der häufigste Grund für dieses Verhalten ist das falsche Beginn-Datum des aktuellen Dienstverhältnisses. Ändern sich nachträglich Eintrittsdatum, Ersteintrittsdatum oder Austrittsdatum, so müssen ggf. sowohl die Dienstverhältnisse als auch die historischen Daten kontrolliert und eventuell korrigiert werden.
Sie können dies je nach den verwendeten NTCS Programmen z. B. im LOHN Dienstnehmerstamm oder aber auch im CRM Programmfenster "Mitarbeiter" ausführen.
Die Ansicht unter Mitarbeiter ist meist etwas einfacher, da generell nur zwischen aktiven und inaktiven Personen unterschieden wird und die Anzeige immer einen Mitarbeiter umfasst.
Im Vergleich erfolgt die Anzeige im Dienstnehmer (LOHN) je Dienstverhältnis, da dies notwendigerweise wesentlich mehr Informationen beinhaltet. Wenn die Lohnverrechnung in Verwendung ist, müssen für die Nacherfassung von Dienstverhältnissen unbedingt die dort dafür vorgesehenen Funktionen verwendet werden! (Dies ist wichtig für die korrekte Berechnung von Ansprüchen etc.)
Warum scheint ein bereits ausgeschiedener Mitarbeiter immer noch in ZEIT Auswertungen auf, z. B. im Fehlerprotokoll, o. ä.?
Bitte kontrollieren Sie, ob bei dem betreffenden Mitarbeiter auch wirklich das Dienstverhältnis korrekt beendet, also mit einem Ende-Datum versehen worden ist (Mitarbeiterstamm → Dienstverhältnisse).
Es reicht nämlich nicht, beim Mitarbeiter in den Stammdaten nur das Häkchen beim Feld "Aktiv" zu entfernen! Denn dies würde nur die Anzeige in den Stammdaten regeln.
Anmerkung: Wird jedoch ein Austrittsdatum bzw. Dienstverhältnisende, welches bereits in der Vergangenheit liegt, am Mitarbeiter erfasst, so wird in der Regel das Häkchen beim Feld "Aktiv" vorschlagsmäßig entfernt!
Wird die Urlaubsverwaltung oder gar die Lohnverrechnung verwendet, so ist es zwingend nötig, die dortige Austrittsfunktion zu verwenden, sofern der Mitarbeitende als LOHN Dienstnehmer geführt wird.
Wie gebe ich eine temporäre, ggf. auch längere, Abwesenheit wie Karenz, Präsenzdienst etc. korrekt in der NTCS ein?
Grundsätzlich muss zuvor anhand der verwendeten NTCS Pakete entschieden werden, wo die Eingabe zu erfolgen hat. Wird die Urlaubsverwaltung oder Lohnverrechnung in der NTCS durchgeführt, so muss die Erfassung zwingend über den LOHN Dienstnehmerstamm erfolgen! Grund dafür ist die korrekte Ermittlung der jeweiligen Ansprüche (z. B. Urlaub etc.).
Rein auf die Verwendung der Zeiterfassung bezogen, erfolgt die Erfassung in den Stammdaten unter Mitarbeiter über das Fenster "Dienstverhältnisse". Hier muss ein neues Dienstverhältnis mit dem entsprechenden Ruhendstatus (Mutterschutz, Karenz, Präsenzdienst, Zivildienst, Bildungskarenz etc.) angelegt werden.
Sobald dieses mit einem Beginn-Datum angelegt worden ist, wird das alte Dienstverhältnis standardmäßig abgeschlossen. Das neue Dienstverhältnis erhält den Status bzw. das Häkchen im Feld "Hauptdienstverhältnis". Für Ruhendzeiten wie Karenz etc. werden somit in der Zeiterfassung keine Sollzeiten mehr berechnet!
Sobald dieses mit einem Beginn-Datum angelegt worden ist, wird das alte Dienstverhältnis standardmäßig abgeschlossen. Das neue Dienstverhältnis erhält den Status bzw. das Häkchen im Feld "Hauptdienstverhältnis". Für Ruhendzeiten wie Karenz etc. werden somit in der Zeiterfassung keine Sollzeiten mehr berechnet!
Soll für den Mitarbeiter dennoch ein Zeitsaldo mitgenommen werden, so kann dafür der CRM Parameter für das Bewerten inaktiver Monate gesetzt werden. Gekennzeichnete Salden werden dadurch bei inaktiven Mitarbeitern mit dem Tagesabschluss dann so lange weitergezogen, bis der Mitarbeiter wieder aktiv wird bzw. in ein aktives Dienstverhältnis zurückkehrt.
Was kann ich kontrollieren, wenn der Stand des Resturlaubs nicht mehr stimmt?
Für eine Kontrolle ist es vorweg wichtig zu wissen, wo der Urlaubsstand ermittelt wird.
- Sofern eine NTCS Lohnverrechnung bzw. die Ergänzung Urlaubsverwaltung verwendet wird, sind hierfür die Stammdaten des Dienstnehmers ausschlaggebend.
Kontrollieren Sie in diesem Fall bitte die Daten im Reiter Nichtleistungszeiten im LOHN Programm Dienstnehmer. - Alternativ kann, wenn nur die Zeiterfassung ohne Lohnverrechnung bzw. ohne Urlaubsverwaltung in Verwendung ist, die Bewertung ggf. einen einfachen Resturlaub-Saldo in Form eines Gesamtguthabens bzw. Saldos berechnen. (Achtung: Hierbei sind keine automatischen Aliquotierungen möglich, z. B. bei Arbeitszeitwechsel!)
Kontrollieren Sie in diesem Fall bitte in der Zeiterfassung die Werte im Programm Zeitsalden bzw. auch das Feld "Urlaub-Anspruch" in den Historischen Daten im Programmfenster "Mitarbeiter".
Wie kann ich Rundungen des Tagesmodells bzw. Rundungsmodelle in der Zeiterfassung testen?
Ausgangssituation: Es werden z. B. Rundungen am Tagesmodell eingerichtet oder Rundungsmodelle in der Zeiterfassung verwendet.
Anmerkung: Rundungsmodelle können auf Tagesmodellen, Buchungsarten und Mitarbeitern hinterlegt werden.
Wenn nun Arbeitszeitbuchungen manuell eingegeben werden, z. B. im Programm Zeitbuchungen bearbeiten oder in der Schnellerfassung, so wird hierbei nicht gerundet.
Der Grund ist, dass sonst manuell keine Korrektur von bereits gerundeten Zeiten mehr durch einen Administrator oder Vorgesetzten möglich wäre.
Lösung: Sie können im Programm Zeitbuchungen bearbeiten die Funktion "Testbuchungen importieren" dafür verwenden, ohne extra eigene Daten bereitstellen zu müssen. Wählen Sie einfach den gewünschten Mitarbeiter und einen Zeitraum für den Import. Danach können Sie die Felder "Originalzeit Von" und "Originalzeit Bis" mit der Von-Zeit und Bis-Zeit dahingehend gegenprüfen, ob eine Rundung wie gewünscht stattgefunden hat.
Anmerkung: Wenn die Funktion nicht aufscheint, so blenden Sie diese bitte über das Burger-Menü ein.
Wie finde ich heraus, welches Tagesmodell in Verwendung ist bzw. welche Mitarbeitenden welche Tagesmodelle haben?
Wer im aktuellen Zeitraum genau welche Tagesmodelle verwendet bzw. welche Mitarbeitenden nach welchen Tagesmodellen arbeiten im System, können Sie z. B. mit dem Programm Tagesmodellübersicht herausfinden bzw. auswerten.
Wählen Sie dazu am einfachsten alle Mitarbeiter, den aktuell relevanten Zeitraum und das gewünschte Tagesmodell. Zusätzlich können Sie im Fenstermenü unter "Ansicht" die Option "Nur Mitarbeiter mit Daten" aktivieren, um nur jene Mitarbeiter im Zeitraum anzeigen zu lassen, die auch wirklich nach dem gesuchten Tagesmodell arbeiten sollten.
Wie werden Nichtleistungszeiten bei der Durchrechnung der Höchstarbeitszeit beim AZG/ARG Prüfschema berücksichtigt?
Für die Beurteilung der Einhaltung der höchstzulässigen Arbeitszeitgrenzen gemäß Arbeitszeitgesetz (AZG) und Arbeitsruhegesetz (ARG) sind ausschließlich die tatsächlich geleisteten bzw. produktiven Arbeitszeiten heranzuziehen.
Zeiten, in denen keine Arbeitsleistung erbracht wird, wie insbesondere Urlaub, Feiertage, Krankenstand, Zeitausgleich, Pflegefreistellung oder sonstige entgeltfortzahlungspflichtige Abwesenheiten, gelten somit nicht als Arbeitszeit im Sinne des AZG.
Diese Zeiten sind daher bei der Prüfung der gesetzlichen Höchstgrenzen der täglichen, wöchentlichen oder durchschnittlichen Arbeitszeit nicht als geleistete Arbeitszeit zu berücksichtigen.
Für die arbeitszeitrechtliche Beurteilung ist somit ausschließlich das tatsächliche Arbeitszeitausmaß maßgeblich, das vom Arbeitnehmer erbracht wurde.
Abwesenheitszeiten können zwar für entgelt- oder urlaubsrechtliche Zwecke relevant sein, sind jedoch nicht in die Berechnung der nach AZG und ARG zulässigen Höchstarbeitszeiten einzubeziehen.
In der Zeiterfassung werden daher Urlaubstage, Feiertage, Kranktage, Zeitausgleichstage und andere Nichtleistungszeiten standardmäßig nicht als produktive Istzeiten für die Prüfung gemäß AZG oder ARG gewertet.
Sie können die Auswahl, was als produktiv bzw. unproduktiv zu werten ist, einfach unter ZEIT → Stammdaten → Buchungsarten bearbeiten, indem Sie mittels F6 die gewünschte Buchungsart einfach im Feld Produktiv-Kz anpassen. Sollten Sie weitere Einschränkungen treffen wollen, können Sie dies im betroffenen Prüfschema mittels der Buchungsartenzuordnung (F8) im Feld "Relevante Buchungsarten" erledigen:
Wie funktioniert die Telearbeit (ehemals "Homeoffice") in BMD NTCS genau?
Eine allgemeine Anleitung bzw. Beschreibung zum Thema erhalten Sie hier: Thema Telearbeit
Eine Anleitung zur Anlage der Buchungsart und weitere Informationen bez. Zeiterfassung lesen Sie bitte unter Einstellungen Telearbeit.
Buchungsart
Die Buchungsart "Telearbeit" (ehemals Homeoffice) ist in aktuellen NTCS Systemen im Auslieferungsstandard enthalten und wird automatisch anhand des Feldes "Telearbeit-Lohnart" (Nr. 7590) für die Überleitung in den LOHN verarbeitet.
Auswertung/Prüfung
Im Programm Auswertungen Neu bzw. im Auswertungsdesigner steht Ihnen standardmäßig eine Auswertung für die Telearbeitstage zur Verfügung (Auswertungstyp = Tagessummen). Diese kann einfach importiert werden, sofern sie noch nicht in Ihrem System existiert:
Ebenso gibt es standardmäßig Auswertungen wie z. B. "Buchungsarten auswerten" bzw. die Mitarbeiter-Jahresansicht für eine einfache Darstellung (ohne Prüfung auf Lohnart/EStG, nur reine Zeitbuchungsebene).
Überleitung
Das System erkennt also automatisch, was als Telearbeitstag zu werten ist, und übergibt die Summe an die NTCS Lohnverrechnung bei Ausführung von ZEIT in LOHN übernehmen. Dazu muss das Feld "Lohnarten/Gutstunden" aktiviert sein.
Anmerkung: Eine Auswertung via Monatsjournal mit Bewertung ist nicht vorgesehen, d. h., es soll aus Wartungsgründen bewusst keine Änderung in der Bewertung vorgenommen werden.
Ist es möglich, z. B. bei Dienstreisen, in unterschiedlichen Zeitzonen zu buchen?
Ja, es ist grundsätzlich möglich, eine Zeitbuchung in Zeitzone A zu beginnen und in Zeitzone B zu beenden.
Grundlegend erfolgt dies mittels BMD Web und der App BMD Go, da nur bei diesen mobilen Endanwendungen auf Client-Zeitzonen des jeweiligen Endgerätes automatisch (via Webbrowser, bzw. REST-API) abgefragt werden kann.
Zusätzlich ist es wichtig bzw. zwingend notwendig, dass der Parameter Client-Zeitzonen berücksichtigen (CRM Parameter → Zeiterfassung → Buchungsprogramm) aktiviert ist, damit dies automatisch funktioniert.
Andernfalls kann optional, also unabhängig von dem Parameter, für die Ermittlung der jeweils korrekten Uhrzeit und Buchungsdauer je Mitarbeiter für die gewünschte Zeitzone ein zusätzlicher Ausweis (Stammdaten) zu seinem eigentlichen Ausweis der Heimat-Zeitzone angelegt werden, auf dem dann die benötigte andere Zeitzone hinterlegt wird.
Hinterlegen Sie für diese manuelle Lösung auf dem zusätzlichen Ausweis die gewünschte ausländische Zeitzone, z. B. UTC-06:00. Somit hätte der Mitarbeiter beim Buchen einfach eine zusätzliche Ausweis-Auswahl zu treffen.
Wie kann ich Arbeitsstunden für die LSE (Leistungs-/Strukturerhebung) bzw. Statistik Austria in der Zeiterfassung auswerten?
Gemäß den geltenden Bestimmungen ist es in Österreich für meldepflichtige Unternehmen u. U. nötig, Nachweise über geleistete Arbeitsstunden für die Statistik Austria zu erbringen.
Dies umfasst gemäß Bundesstatistikgesetz 2000 (BGBl. I Nr. 163/1999 idgF.), Leistungs- und Strukturstatistik-Verordnung 2022 (BGBl. II Nr. 305/2022), Verordnung (EU) 2019/2152 über europäische Unternehmensstatistiken und Durchführungsverordnung (EU) 2020/1197 in der Regel folgende Aufzeichnungen:
- normale Arbeitszeit
- tatsächlich geleistete Stunden (insbesondere bei Kurzarbeit)
- Überstunden
- Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- ggf. Vor- und Nachbereitungszeiten
- Arbeitsstunden von Lehrlingen
In der BMD NTCS Zeiterfassung können Sie standardmäßig mit dem Auswertungsdesigner bzw. dem Showprogramm (unter Auswertungen) diese Informationen auswerten und ggf. auch exportieren bzw. ausdrucken.
Standardmäßig stehen Ihnen hier die BMD Auswertungen, z. B. Monatssummen oder Lohnartenliste, zur Verfügung:
Sollten Sie andere weiterführende Informationen, Spalten oder Felder auf den Auswertungen benötigen, so können Sie jederzeit entweder die Auswertungen über den Auswertungsdesigner ergänzen oder eine neue Auswertung dafür anlegen.
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