Mailversand Benachrichtigungen
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Dieses Dokument soll eine Übersicht darüber bieten, welche Programmpunkte einen Mailversand auslösen und wie dieser zu aktivieren oder deaktivieren ist. Dazu ist für jedem Bereich eine Tabelle angegeben:
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Bsp.: Intern (Mitarbeiter) | Bsp.: E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext | Bsp.: Nein |
Es sollen folgende Fragen beantwortet werden können.
- Ich als Mitarbeiter ehalte eine E-Mail und möchte diese deaktivieren. Welche Programmpunkte gibt es die einen Mailversand auslösen und wie kann dieser konfiguriert werden.
→ Dazu kann in den Tabellen nach "Intern" gesucht werden.
- Ein Kunde meldet sich, er wird Benachrichtigt und möchte das nicht mehr. Welche Programmpunkte gibt es die einen Mailversand auslösen und wie kann dieser konfiguriert werden.
→ Dazu kann in den Tabellen nach "Extern" gesucht werden.
CRM E-Mail-Benachrichtigungen
Grundsätzlich ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm seine E-Mail-Adresse hinterlegt hat.
Grundeinstellungen zur Kommunikation zwischen NTCS und Ihrem E-Mail-Programm finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail.
Benachrichtigungen aktivieren für Aufgaben, Termine und Fristen
Um die Versandeinstellungen der Mitarbeiter zu kontrollieren, öffnen Sie die CRM Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Eigene Einstellungen → Workflow.
Hier befinden sich die Parameter "Benachrichtigung senden" und "Benachrichtigungsart Mailing", mit denen festgelegt wird, ob eine E-Mail versendet wird oder nicht.
Darunter im Parameter "E-Mail-/SMS-Einstellugen Empfänger" stellen Sie ein, ob Sie Nachrichten empfangen möchten.
In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet. Hinweis
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Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen. 1 = Benachrichtigungen per Mail 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem Hinweis
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Bei Terminänderungen wird man nicht nur in Form von einem Mailing, sondern auch mittels einer SMS-Nachricht in Kenntnis gesetzt. |
Regelt, ob und welche Nachrichten man als Empfänger erhalten möchte. 1 - Es werden alle Nachrichten empfangen 2 - Es werden keine Nachrichten empfangen 3 - Es werden nur Nachrichten mit hoher Priorität empfangen |
Steuert, ob für Erinnerungen u. eingehende interne Nachrichten, rechts unten am Desktop, ein kleines Fenster erscheint. |
Sollte ein Mitarbeiter keine Benachrichtigungen erhalten, so kontrollieren Sie die eigenen Einstellungen des Mitarbeiters.
Benachrichtigungseinstellungen für Aufgaben
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext | Nein |
Damit Sie bei Neuanlage, Bearbeiten bzw. Löschen einer Aufgabe durch einen anderen Mitarbeiter per E-Mail über die Änderung informiert werden, müssen Sie ein paar Einstellungen in den Parametern vornehmen.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein → Aufgaben-Benachrichtigungen senden
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei einer Neuanlage, beim Bearbeiten, beim Löschen etc. von Aufgaben E-Mail-Benachrichtigungen versenden möchten. Hinweis
Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail-Versand notwendig sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben. |
Hinweis
 | Aufgaben aus Poststückanlage mit Aufgabenhauptkategorie Zur effiienten Nutzung der Aufgabengruppen gibt es in der Post einen Parameter, der die Aufgabe gleich der im Parameter hinterlegten Aufgabenhauptkategorie zuordnet. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein → Aufgabenhauptkategorie.
Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes "Benachrichtigung an" am Poststück erzeugt werden. Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. Details dazu finden Sie in der Hilfe zur Post. Termingenehmigungsaufgaben mit Aufgabenhauptkategorie Auch bei den Terminen gibt es einen Parameter, der die Termingenehmigungsaufgaben gleich der im Parameter hinterlegten Aufgabenhauptkategorie zuordnet. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung.
Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird mit höchster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Terminkalender. Workflowaufgaben Auch bei Workflowaufgaben können Sie bei der Aufgabenaktion in den Feldern "Hauptkategorie" und "Unterkategorie" Aufgabenkategorien hinterlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowaufgabenaktion. |
Hinweis
| Wenn eine Workflowaufgabe durch das manuelle Löschen der Workflowinstanz gelöscht wird, wird keine E-Mail-Benachrichtigung versendet. Wenn am Workflow "Instanz löschen" aktiviert ist, sobald die Ende-Aktion des Workflows erreicht wird, wird die Workflowinstanz inklusive der Aufgaben automatisch gelöscht. Auch in diesem Fall werden keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Löschen der Aufgaben versendet. |
Benachrichtigunseinstellungen für Termine
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext | Nein |
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei einer Neuanlage, beim Bearbeiten oder beim Löschen etc. von Terminen E-Mail-Benachrichtigungen versenden möchten. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung: 0 - Nein: Es werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird. 1 - Ja: Die Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird. 2 - Ja, mit Abfrage bei Änderung von Verteilung und Zusage: Wenn diese Ausprägung aktiviert ist, kommt bei folgenden Aktionen eine Abfrage, ob eine Benachrichtigung an die Teilnehmer versendet werden soll: Bei Weg-/Hinzuverteilen bzw. Löschen von einzelnen Zuordnungen und bei jeder Änderung der Zusage/Absage. Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Termine eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet. Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail-Versand notwendig sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender: HTML-E-Mail-Versand bei Terminen. |
Durch Klicken auf den blauen Pfeil neben dem Feld öffnen Sie das Fenster "Benachrichtigung Termine - Aktionsauswahl", um detaillierte Einstellungen zu treffen, für welche Aktionen bei Ihren Terminen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung empfangen möchten. Dieser Parameter ist empfängerseitig zu betrachten.
Einstellungen zur Benachrichtigung je Termin:
In diesem Fenster können Sie Einstellungen zum Versand von E-Mail-Benachrichtigungen für den gewählten Termin definieren.
Sie können hier je Termin festlegen, ob für diesen Termin generell keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen oder ob diese nur für bestimmte Aktionen wie Änderung von Verteilung, Ressource, Langtext, Terminort, Terminzusage oder Terminabsage gelten sollen.
Folgende Ausprägungen stehen für Zusage und Absage zur Verfügung:
| Zusage: | Absage: |
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Hinweis
| Um das Fenster speichern und schließen zu können, muss mindestens eine Aktion ausgewählt werden, ansonsten erhalten Sie folgende Hinweismeldung: "Sie müssen zumindest eine Option aktivieren!"  |
Dieses Fenster kann grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten mit unterschiedlichen Auswirkungen gestartet werden:
1. Grundeinstellung je Termin
Wenn Sie beim Feld "Benachrichtigung" bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten eines Termins diese Einstellungen hinterlegen, gelten diese grundsätzlich für alle Teilnehmer dieses Termins.
2. Einstellung je Terminteilnehmer eines Termins
Über die Funktion "Terminbenachrichtigungs-Einstellungen" unter Extras → Sonderfunktionen können Sie für sich selbst definieren, für welche Änderungen dieses Termins Sie eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten möchten und für welche nicht. Sollten Sie hier keine Einstellung treffen, gelten die grundsätzlichen Einstellungen am Termin.
Hinweis
| Wenn Sie beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen mit HTML-Vorlagen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, die beiden Felder Link Benachrichtigung und Benachrichtigung Einstellungen in die HTML-Vorlage einzufügen.
Das Feld Link Benachrichtigung bringt den Vorteil, dass Sie sofort in der E-Mail – ausgelöst durch die Neuanlage des Termins – sehen, für welche Aktionen die Benachrichtigungen deaktiviert worden sind. Das Feld Benachrichtigung Einstellungen dient als Link zum Start dieses Fensters und Sie können gleich ausgehend von der E-Mail Ihre persönlichen Benachrichtigungseinstellungen bearbeiten.
Weitere Informationen zum Erstellen von HTML-Vorlagen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen. |
Benachrichtigungseinstellungen für Fristen
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext + E-Mail-Adressen manuell ergänzen | Nein |
Die Benachrichtigungen für Fristen können im CRM Parameter "E-Mail-Benachrichtigungen deaktiveren und auf der Fristart selbst gesteuert werden.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden alle E-Mails, die in Zusammenhang mit Fristen entstehen, unterdrückt. |
Über dieses Feld können Sie festlegen, ob für diese Fristart E-Mail Benachrichtigungen für Neuanlage, Bearbeiten etc. versendet werden sollen. Wenn Sie dieses Feld bei dieser Fristart aktivieren, werden keine E-Mails mehr versendet, auch wenn der grundsätzliche Versand von Benachrichtigungen aktiviert ist. Welche Einstellungen für den generellen Versand von E-Mail Benachrichtigungen notwendig sind, entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Fristen. |
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Fristart für den Stapel Fristerinnerungen per E-Mail senden berücksichtigt werden soll. Bei Neuanlage einer Fristart ist dieses Feld automatisch aktiv. |
Stapelunterstütze Benachrichtigungen
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext + Angabe von CC-E-Mail-Adressen | Ja |
Ist einer der folgenden Stapel aktiv, werden Benachrichtigungs-E-Mails an interne E-Mail-Adressen versendet.
Fristencontroller
Dieser Stapel kann eingerichtet werden um Benachrichtigungen für Fristen,Termine oder Aufgaben auszulösen. Mehr Informationen finden Sie hier: Fristencontroller
Stapel Aufgabenbenachrichtigung
Der Stapel für die Aufgabenbenachrichtigung ermöglicht eine regelmäßige, automatische E-Mail-Benachrichtigung der Mitarbeiter für die Kontrolle ihrer noch offenen Aufgaben (z. B. für ER-Kontrolle). Damit die E-Mails versendet werden können, muss beim ausführenden NTCS Benutzer dieses Stapels der Parameter "Benachrichtigung senden" aktiv sein.
Mehr informationen finden Sie hier: Stapel Aufgabenbenachrichtigung
Stapel "Über bevorstehende Abwesenheiten informieren" für den Abwesenheitsmanager
Hier finden Sie mehr Informationen zur Einrichtung des Stapels: Stapel "Über bevorstehende Abwesenheiten informieren"
Hier finden Sie informationen welche Benachrichtigungsregeln verwendet werden:Benachrichtigungsregeln
Weitere Programmpunkte, die eine Benachrichtigung auslösen können
Abwesenheitsmanager
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext + Angabe von weiteren Mitarbeitern oder Mitarbeiterrollen | Nein |
Der Abwesenheitsmanager bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Benachrichtigungsregeln zu erfassen, damit Sie rechtzeitig vor einer Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter eine Benachrichtigng per E-Mail erhalten. Das Fenster zum Erfassen der Benachrichtigungsregeln finden Sie im Fenstermenü unter "Funktionen".
In diesem Fenster werden alle für Ihren Mitarbeiter erstellten Regeln angezeigt. Es kann auch nur jeder für sich selbst Benachrichtigungsregeln erfassen. Bei der Neuanlage können Sie entweder jene Mitarbeiter direkt auswählen, über deren Abwesenheit Sie informiert werden möchten, oder Sie können auch bestimmte Mitarbeiterrollen zuordnen. Das heißt, Sie können sich zum Beispiel über Abwesenheiten jener Mitarbeiter benachrichtigen lassen, bei denen Sie als Geschäftsführer, Abteilungsleiter etc. eingetragen sind. Zusätzlich können Sie steuern, wie viele Tage ein Mitarbeiter am Stück abwesend sein muss, damit eine Erinnerung per E-Mail versendet wird bzw. wie viele Tage vor Eintreten der Abwesenheit diese erfolgen soll.
Die Anwendung der Benachrichtigungsregeln und somit der Versand von Erinnerungs-E-Mails kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Für die manuelle Anwendung haben Sie die Möglichkeit, eine selektierte Benachrichtigungsregel über die Funktion 
"Benachrichtigungsregel jetzt anwenden" anzuwenden oder über die Funktion 
"Alle Benachrichtigungsregeln jetzt anwenden" alle Regeln aller Mitarbeiter Ihrer Firma anzuwenden.
"Benachrichtigungsregel jetzt anwenden" anzuwenden oder über die Funktion "Alle Benachrichtigungsregeln jetzt anwenden" alle Regeln aller Mitarbeiter Ihrer Firma anzuwenden. Für die automatische Anwendung der Benachrichtigungsregeln benötigen Sie einen Stapel, der dann zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden kann. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Stapelhilfe zu den Benachrichtigungsregeln bzw. in der Hilfe zum Fenster Benachrichtigungsregeln.
Vertretungsart
Die Einstellungsarten für die Vertretungsarten finden Sie hier: CRM Parameter → Allgemeine Einstellungen → Abwesenheitsmanager
Wenn eine neue Abwesenheit angelegt wird, wird die eingestellte Option unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Parameter → Allgemeine CRM Parameter → Allgemeine Einstellungen → CRM → Abwesenheitsmanager als Standardwert für Vertretungsarten verwendet.
Mandantenvorerfassung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (zust. Lohnverrechner) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext oder fixe E-Mail-Adresse lt. Parameter | Nein |
Die Parametereinstellungen finden Sie unter: CRM → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Mandantenvorerfassung
In welcher Form soll beim Absenden der Vorerfassung aus der Mandantenvorerfassung durch den BMD Com-Benutzer eine Benachrichtigung erfolgen? 0 - keine: Es erfolgt keine Benachrichtigung. 1 - Aufgabe für zuständigen Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der über den Parameter "Zuständigkeitsbereich" ermittelt wird, erhält eine Aufgabe. 2 - E-Mail an zuständigen Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der über den Parameter "Zuständigkeitsbereich" ermittelt wird, erhält eine vom Programm vordefinierte E-Mail-Benachrichtigung. 3 - E-Mail an fixe E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse laut dem Parameter "Fixe E-Mail-Adresse" erhält eine vom Programm vordefinierte E-Mail-Benachrichtigung. |
Hinterlegen Sie hier den Zuständigkeitsbereich, der für die Aufgabe/E-Mail gemäß dem Parameter "Benachrichtigung" herangezogen werden soll. |
Fixe E-Mailadresse, an die die Benachrichtigung gehen soll, wenn im Parameter "Benachrichtigung" die Ausprägung 3 gewählt wird. |
Mitarbeitervorerfassung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext oder fixe E-Mail-Adresse lt. Parameter | Nein |
Die Einstellungen dafür finden Sie unter: CRM Parameter → Mitarbeiter → Dienstnehmervorerfassung
Leadmanagement
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Aadresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus dem Kontext | Nein |
Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn für Sie von einem anderen Benutzer ein Lead angelegt wird. Voraussetzungen dafür sind die Grundeinstellungen zum E-Mail-Versand und die aktivierten Parameter "E-Mail-Benachrichtigung für Neuanlage" und "HTML-Vorlage für Neuanlage".
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei der Neuanlage eines Leads durch einen anderen Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigungen empfangen möchten. Für die Benachrichtigung gibt es eine Standard-HTML-Vorlage. Wenn Sie für die E-Mail-Benachrichtigungen jedoch eine benutzerdefinierte HTML-Vorlage erstellen möchten, können Sie diese im Fenster HTML-Vorlagen erstellen. Hinterlegen müssen Sie die gewünschte HTML-Vorlage im Parameter "HTML-Vorlage für Neuanlage". |
In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen bei der Neuanlage eines Leads herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellen. |
Die beiden Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leadmanagement → E-Mail.
Update-Protokoll
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail Adresse-beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | im Parameter hinterlegte E-Mail-Adresse | Nein |
Um Unstimmigkeiten in den Stammdaten zu vermeiden, besteht die Möglichkeit, ein Update-Protokoll zu aktivieren. Weichen z. B. die Stammdaten des Gesellschafters von jenen am Kunden ab, dann wird eine E-Mail an eine hinterlegte Adresse gesendet. Dieser Fall kann beispielsweise vorkommen, wenn ein Update nur in die Richtung von Kunde auf Gesellschafter aktiv ist, aber die Stammdaten am Gesellschafter manuell geändert werden.
Die erforderlichen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update-Protokoll:
Dieser Parameter wird für das Update-Protokoll im Rahmen von Update von Person auf Firma bzw. Update Kunde - Gesellschafter benötigt. An diese E-Mail-Adresse wird das Protokoll mit den geänderten Feldern und Werten gesendet. Der Versand erfolgt ausschließlich im Vordergrund. Ein Hintergrundversand des Update-Protokolls wird nicht unterstützt. Motiv: Dem Anwender soll bewusst gemacht werden, dass seine vorgenommene Änderung am Firmenstamm nicht in den Kundenstamm durchgeschrieben wird. |
Protokollierung jener geänderten Gesellschafterfelder, die durch ein Update von Kunde auf Gesellschafter wieder überschrieben werden würden. 0 - Nein 1 - Ja Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation Update Kunde - Gesellschafter. |
Update Adressatenliste
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters der Adressatenliste | Nein |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:
Wenn am Kundenstamm die Felder "Abteilungsleiter", "Geschäftsführer" oder "Austrittsdatum" geändert werden, kann ein automatisches Stammdatenupdate in alle Adressatenlisten erfolgen, in denen der Kunde enthalten ist. Der Mitarbeiter, der auf der Adressatenliste als Sachbearbeiter hinterlegt ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Möchten Sie das Update aktivieren? 0 - Nein 1 - Ja |
DSGVO-Kontrolle
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse |
| Intern (Datenschutzbeauftragter) | im Parameter hinterlegte E-Mail-Adresse | Nein |
Um das Vorwarndatum bzw. Fristdatum bei offenen Datenschutzeinträgen in der Datenschutzkontrolle nicht aus den Augen zu verlieren (Reiter "Datenschutz" / Combobox-Ausprägung "Offen"), können Sie eine automatische Benachrichtigung aktivieren. Eine Benachrichtigung wird einmalig ausgelöst, wenn bei einem offenen Datensatz in der Datenschutzkontrolle das Datum im Feld "Vorwarndatum" bzw. "Fristdatum" erreicht oder überschritten worden ist. Sie können wählen, ob Sie über E-Mail benachrichtigt werden oder einen Workflow starten möchten.
| Vorwarndatum | In diesem Feld wird das Vorwarndatum für die Frist zur Anonymisierung einer Person angezeigt. Das Vorwarndatum wird bei der Erstellung eines Eintrags in der Datenschutzkontrolle automatisch anhand der Einstellungen im Datenschutzverzeichnis ermittelt. Es errechnet sich aus dem Fristdatum für die Anonymisierung der Person, minus eingestellte Vorwarntage der Personenart. Auf Wochenenden oder Feiertage wird keine Rücksicht genommen. Sind die Vorwarntage auf 0 eingestellt, wird kein Vorwarndatum errechnet. Vorwarntage können im Datenschutzverzeichnis im gleichnamigen Feld auf Registereinträgen von Personenarten hinterlegt werden. |
| Fristdatum | Fristdatum, zu dem die Daten dieser Person anonymisiert bzw. gelöscht werden müssen. Das Fristdatum wird zur jeweiligen Personenart automatisch anhand der Einstellung im Feld "Aufbewahrung" (Datenschutzverzeichnis) berechnet. |
Standardbrief
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Intern/Extern (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Institutionen etc.) | E-Mail-Adressen der Personen in der Adressatenliste | Ja |
Die Adressatenliste legt der Empfänger fest. In den Briefeinstellungen kann der Absenderaccount hinterlegt werden.
Briefeinstellungen
Die E-Mail-Absender-Adresse oder ein Account kann zusätzlich in den Briefeinstellungen hinterlegt werden:Briefeinstellungen
Workflowaktion ''DMS Versenden mit Begleitbrief''
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext | Ja |
Um den Dokumentenversand wirksam zu gestalten, gibt es zwei Versandarten: Der Einzelversand beinhaltet die Ausführung einzelner Workflowaufgaben, während der Massenversand die Möglichkeit bietet, mehrere Workflowaufgaben gleichzeitig zu starten:
Workflowfunktionen [CRM]
Workflowfunktionen [CRM]
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FIBU Benachrichtigungen
Mahnung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Mahnung → Ausdruck
Der Parameter "Ermittlung E-Mail-Adresse Prio" Ist für 6 Prioritäten vorhanden.
Wurden bei einem Kundenkonto mehrere E-Mail-Adressen für verschiedene Adressarten angelegt, kann mittels dieser Einstellung eine vorrangige Adressart für die Ermittlung der E-Mail-Adresse festgelegt werden. Reihenfolge/Rückfallsebene: Zuerst wird ermittelt, ob für die hier ausgewählte Adressart am Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Gibt es keine entsprechende Hinterlegung, werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart „Finanzbuchhaltung“ verwendet. Gibt es auch dafür keine entsprechende Hinterlegung, wird die Mahnung an die E-Mail-Adresse laut Personenstamm (Standard) gesendet. Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hat keine Verwendung. |
Einstellung, woher und mit welcher Priorität die E-Mail-Adresse bezogen wird. 0 - Keine Ermittlung 1 - E-Mail-Adressart lt. Parameter 2 - E-Mail-Adressart Finanzbuchhaltung 3 - Standard E-Mail-Adresse 4 - Kontaktperson (Ansprechperson am Kundenstamm) 5 - Vertreter 1 (Buchung) 6 - WWS Rechnung Bei der Ausprägung WWS-Rechnung wird nach einer Rechnung in der WWS gesucht und diese Mailadresse wird verwendet. Oder bei einer Honorarnote wird in der CRM gesucht und diese Mailadresse wird verwendet. Wenn beides nicht zutrifft bzw. keine Mailadresse gefunden wird, dann wird die Standardmailadresse verwendet. |
Verzugszinsenberechnung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Verzugszinsenberechnung → Ausdruck
Hinterlegung der E-Mail-Adressart, die bei der Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adresse vorrangig herangezogen wird. |
Einstellung, welche E-Mail-Adressen bei der E-Mail-Adressermittlung berücksichtigt werden. Ist der Parameter für die E-Mail-Adressart leer, erfolgt die Ermittlung ohne spezieller E-Mail-Adressart. Für die Einstellung Finanzbuchhaltung wird mit der E-Mail-Adressart Finanzbuchhaltung ermittelt. |
Saldenbestätigung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Saldenbestätigung → Allgemein
Hier kann die Adressart für den E-Mail-Versand hinterlegt werden. Die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgt in folgender Reihenfolge: Ermittelt werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart des Parameters. Gibt es keine E-Mail-Adressen mit dieser Adressart, werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart "Finanzbuchhaltung" verwendet. Gibt es keine entsprechenden Hinterlegungen, wird die Saldenbestätigung an die E-Mail-Adresse laut Personenstamm gesendet. Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hat keine Verwendung. |
Einstellung, welche E-Mailadressen bei der E-Mailadressermittlung berücksichtigt werden. Ist der Parameter für die E-Mailadressart leer, erfolgt die Ermittlung ohne spezieller E-Mailadressart. Für die Einstellung Finanzbuchhaltung wird mit der E-Mailadressart Finanzbuchhaltung ermittelt. |
Zahlungsverkehr
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Zahlungsverkehr → Avisobrief
Einstellung, welche E-Mail-Adressen bei der E-Mail-Adressermittlung berücksichtigt werden. Ist der Parameter für die E-Mail-Adressart leer, erfolgt die Ermittlung ohne spezieller E-Mail-Adressart. Für die Einstellung Finanzbuchhaltung wird mit der E-Mail-Adressart "Finanzbuchhaltung" ermittelt. |
Bankeinzug
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Bankeinzug → Avisobrief
Hier kann die Adressart für den E-Mail-Versand hinterlegt werden. Ermittelt werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart des Parameters. Gibt es keine E-Mail-Adressen mit dieser Adressart, werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart "Finanzbuchhaltung" verwendet. Gibt es keine entsprechenden Hinterlegungen, wird der Avisobrief an die E-Mail-Adresse laut Personenstamm gesendet. Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hat keine Verwendung. |
Einstellung, welche E-Mail-Adressen bei der E-Mailadressermittlung berücksichtigt werden. Ist der Parameter für die E-Mail-Adressart leer, erfolgt die Ermittlung ohne spezieller E-Mail-Adressart. Für die Einstellung Finanzbuchhaltung wird mit der E-Mail-Adressart Finanzbuchhaltung ermittelt. |
OP-Benachrichtigung
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kontext bzw lt. Parameter | Nein |
Die Parameter für die E-Mail Benachrichtigungen finden Sie unter FIBU Parameter → Buchen → Allgemein
Hier kann die Adressart für den E-Mail-Versand der OP-Benachrichtigung hinterlegt werden. Ermittelt werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart des Parameters. Gibt es keine E-Mail-Adressen mit dieser Adressart, werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart "Finanzbuchhaltung" verwendet. Gibt es keine entsprechenden Hinterlegungen, wird die OP-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse laut Personenstamm gesendet. Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hat keine Verwendung. |
Einstellung, welche E-Mail-Adressen bei der E-Mail-Adressermittlung berücksichtigt werden. Ist der Parameter für die E-Mail-Adressart leer, erfolgt die Ermittlung ohne spezieller E-Mail-Adressart. Für die Einstellung "Finanzbuchhaltung" wird mit der E-Mail-Adressart "Finanzbuchhaltung" ermittelt. |
Databox-Benachrichtigung
Benachrichtigung an BMD Com-Benutzer
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Mitarbeiter) | E-Mail-Adresse des Benutzers aus dem Kontext | Nein |
E-Mail-Adresse für den Versand der Benutzerdaten. Muss nur befüllt werden, wenn beim Verspeichern der Benutzerneuanlage eine E-Mail mit den Zugangsdaten an den Benutzer versendet werden soll oder wenn die Zugangsdaten nachträglich über Funktionen → "E-Mail mit Benutzerdaten versenden" versendet werden sollen. Hinweis
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Dazu ist folgender Parameter relevant: Tools Parameter → 7 BMD Com → 3 Databox
Databox
| Empfänger | Empfänger-E-Mail-Adresse | Absender-E-Mail-Adresse beeinflussbar? |
| Extern (Geschäftspartner) | E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters aus dem Kontext | Nein |
Im folgenden BMD Com-Parameter können Sie einstellen, dass Sie nach der Vorverarbeitung durch den Stapel eine E-Mail bekommen:
Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Benachrichtigung:Definieren Sie, ob und wann Sie eine E-Mail bei (Belegablage) Databox-Upload durch Ihren Mandanten bekommen möchten. Die E-Mail erhält der Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten. Hier wird zur Zeit der Parameter Zuständigkeitsbereich nicht geprüft. Ausprägungen: 0 - Nein: Es werden keine E-Mails versendet. 1 - nur nach Upload: E-Mails werden nur unmittelbar nach dem Dokumenten-/Beleg-Upload versendet. 2 - nur nach Vorverarbeitung: E-Mails werden nur versendet, nachdem die hochgeladenen Papierlos Buchen-Belege vom Belegerkennungs-Stapel (siehe Stapel Belegerkennung für (Belegablage) Databox sowie BMD Scan) abgearbeitet worden sind. 3 - alle: Es werden sowohl nach dem Upload als auch nach der Belegerkennung E-Mails versendet. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist. |
E-Government
Zahlungsplattformen
Mit diesem Parameter können Sie einstellen, ob bzw. wie ein Mitarbeiter benachrichtigt wird, wenn ein Zahlungsvorschlag erstellt wurde und die Zahlungen freigegeben und an die Bank übermittelt werden sollen. Dies benötigen Sie dann, wenn die Dateierstellung nicht direkt im Zahlungsvorschlag erfolgt, sondern von einem anderen Mitarbeiter über die Zahlungsplattform durchgeführt wird ("Übermittlung mit EBICS über die Zahlungsplattform" oder "Dateierstellung über die Zahlungsplattform"). Nach dem Erstellen des Zahlungsvorschlags muss dieser die Zahlungen freigeben und den Zahlungsauftrag an die Bank übermitteln. Der zuständige Mitarbeiter muss daher entsprechend informiert werden, dass ein Zahlungsvorschlag aufbereitet wurde. Wird ein Zahlungsvorschlag erzeugt, dann wird der zuständige Mitarbeiter darüber informiert, dass die Zahlungen durchgeführt werden müssen. Beispielsweise in Form einer Aufgabe mit dem Text "Telebankingdateien übermitteln Datum". Den zuständigen Mitarbeiter definieren Sie durch Zuweisen von Zuständigkeiten unter CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten. In welcher Form die Benachrichtigung erfolgt, können Sie mit diesen Einstellungen festlegen: 0 - keine 1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter 2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter 3 - E-Mail an fixe Mailadresse Um den zuständigen Mitarbeiter ermitteln zu können, muss bei den Einstellungen "1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter" und "2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter" der Zuständigkeitsbereich im Parameter "Zuständigkeitsbereich" hinterlegt werden. Um die Einstellung "3 - E-Mail an fixe Mailadresse" nutzen zu können, muss die Mailadresse im Parameter "Fixe E-Mail-Adresse" hinterlegt werden. |
In diesem Parameter hinterlegen Sie jene fixe E-Mail-Adresse, an die Sie die Benachrichtigung zur Übermittlung der Zahlungen senden möchten. Diese Mail-Adresse wird herangezogen, wenn der Parameter "Benachrichtigung" auf die Einstellung "3 - E-Mail an fixe E-Mail-Adresse gesetzt wurde. |
Mit diesem Parameter können Sie einstellen, ob bzw. wie ein Mitarbeiter benachrichtigt wird, wenn eine Telebankingdatei in der Zahlungsplattform erstellt wird oder über EBICS übermittelt wird. Dies benötigen Sie dann, wenn die Dateierstellung nicht direkt im Zahlungsvorschlag erfolgt, sondern von einem anderen Mitarbeiter über die Zahlungsplattform durchgeführt wird ("Übermittlung mit EBICS über die Zahlungsplattform" oder "Dateierstellung über die Zahlungsplattform"). Nach der erfolgreichen Übermittlung der Daten muss der Lieferantenzahlungsverkehr abgeschlossen, d. h. verbucht werden. Der Ersteller des Zahlungsvorschlags muss daher entsprechend informiert werden, dass die Verbuchung erfolgen kann. Wird in der Zahlungsplattform eine Datei erzeugt ("Datei im Verzeichnis speichern") oder über EBICS übertragen ("EBICS-Datei Übermittlung") dann wird der zuständige Mitarbeiter darüber informiert, dass der Zahlungsvorschlag verbucht werden muss. Beispielsweise in Form einer Aufgabe mit dem Text "Verbuchen des Zahlungsvorschlags für Firma/Fibu xxx". Den zuständigen Mitarbeiter definieren Sie durch Zuweisen von Zuständigkeiten unter CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten. In welcher Form die Benachrichtigung erfolgt, können Sie mit diesen Einstellungen festlegen: 0 - keine 1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter 2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter 3 - E-Mail an fixe Mail-Adresse Um den zuständigen Mitarbeiter ermitteln zu können, muss bei den Einstellungen "1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter" und "2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter" der Zuständigkeitsbereich im Parameter "Zuständigkeitsbereich" hinterlegt werden. Um die Einstellung "3 - E-Mail an fixe Mail-Adresse" nutzen zu können, muss die Mailadresse im Parameter "Fixe E-Mail-Adresse" hinterlegt werden. |
In diesem Parameter hinterlegen Sie jene fixe E-Mailadresse, an die Sie die Benachrichtigung zum Verbuchen des Zahlungsvorschlags senden möchten. Diese Mailadresse wird herangezogen, wenn der Parameter "Benachrichtigung" auf die Einstellung "3 - E-Mail an fixe E-Mail-Adresse" gesetzt wurde. |
Mit diesem Parameter können Sie einstellen, ob bzw. wie ein Mitarbeiter benachrichtigt wird, wenn die Authentifizierung des Bankzugangs abgelaufen ist. Dies benötigen Sie dann, wenn ein anderer Mitarbeiter die Aktualisierung des Bankzuganges durchführen muss. Den zuständigen Mitarbeiter definieren Sie durch Zuweisen von Zuständigkeiten unter CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten. In welcher Form die Benachrichtigung erfolgt, können Sie mit diesen Einstellungen festlegen: 0 - keine 1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter 2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter 3 - E-Mail an fixe Mailadresse Um den zuständigen Mitarbeiter ermitteln zu können, muss bei den Einstellungen "1 - Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter" und "2 - E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter" der Zuständigkeitsbereich im Parameter "Zuständigkeitsbereich" hinterlegt werden. Um die Einstellung "3 - E-Mail an fixe Mailadresse" nutzen zu können, muss die Mailadresse im Parameter "Fixe E-Mail-Adresse" hinterlegt werden. |
WiEReG-Änderungsdienst
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Stellen Sie ein, wie der zuständige Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn zu einem Ihrer Kunden eine Änderung im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden ist. 1 - Keine Benachrichtigung: Für Änderungen erfolgt keine Benachrichtigung. 2 - Aufgabe: Für Änderungen wird eine Aufgabe angelegt. Bei dieser Ausprägung müssen zusätzlich die Parameter Änderung benachrichtigen an, Änderung Standardmitarbeiter und optional Änderung Zuständigkeit befüllt werden. 3 - Workflow: Für Änderungen wird ein Workflow angestoßen. Bei dieser Ausprägung muss zusätzlich im Parameter Änderungsworkflow der gewünschte Workflow hinterlegt werden. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Stellen Sie ein, nach welcher Priorität der zuständige Mitarbeiter ermittelt werden soll, der eine Aufgabe erhält, wenn zu einem Ihrer Kunden eine Änderung im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden ist. Diese Einstellung wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Änderung auf "Aufgabe" gestellt haben. Bei Benachrichtigung über Workflow erfolgt die Mitarbeiterermittlung ausschließlich entsprechend der Einstellung in der Aufgabenaktion des Workflows. 1 - Sachbearbeiter des Kunden: Die Ermittlung erfolgt nach folgender Priorität: A: Mitarbeiter des hinterlegten Zuständigkeitbereichs entsprechend dem Parameter Änderung Zuständigkeit B: Sachbearbeiter des Kunden C: Standardmitarbeiter entsprechend dem Parameter Änderung Standardmitarbeiter 2 - Standardmitarbeiter: Aufgaben werden immer beim hinterlegten Standardmitarbeiter entsprechend dem Parameter Änderung Standardmitarbeiter angelegt. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Hinterlegen Sie hier den Standardmitarbeiter, der eine Aufgabe erhält, wenn zu einem Ihrer Kunden eine Änderung im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden ist. Diese Einstellung wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Änderung auf "Aufgabe" gestellt haben. Es wird in diesem Fall dringend empfohlen, einen Standardmitarbeiter zu hinterlegen, da der Standardmitarbeiter als Rückfallebene bei der Mitarbeiterermittlung dient. Nach welcher Priorität der zuständige Mitarbeiter für die Aufgabe ermittelt wird, stellen Sie im Parameter Änderung benachrichtigen an ein. Bei Benachrichtigung über Workflow erfolgt die Mitarbeiterermittlung ausschließlich entsprechend der Einstellung in der Aufgabenaktion des Workflows. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Stellen Sie den Zuständigkeitsbereich ein, der für die Ermittlung des Sachbearbeiters verwendet werden soll, wenn zu einem Ihrer Kunden eine Änderung im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden ist.. Siehe Parameter Änderung benachrichtigen an. Diese Einstellung wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Änderung auf "Aufgabe" gestellt haben. Bei Benachrichtigung über Workflow erfolgt die Mitarbeiterermittlung ausschließlich entsprechend der Einstellung in der Aufgabenaktion des Workflows. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Hinterlegen Sie hier den Workflow, der angestoßen werden soll, wenn zu einem Ihrer Kunden eine Änderung im Register der Wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden ist. Diese Einstellung wird nur benötigt, wenn Sie den Parameter Änderung auf "Workflow" eingestellt haben. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
Diese Einstellung ist für den WiEReG-Änderungsdienst relevant. Hinterlegen Sie hier eine Aufgabenkategorie, die auf allen Aufgaben eingetragen wird, die durch den WiEReG-Änderungsdienst zu Änderungen erstellt werden. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten oder Workflows verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst. |
BWA/Budget-Reporting
Die Funktion E-Mail-Versand für BWA-Reporting in der BMD Com bietet die Möglichkeit, direkt aus der NTCS Buchungsmaske unter Extras eine E-Mail an Klienten (BMD Com-Benutzer) zu versenden. In dieser E-Mail wird ein Link zum Reporting BWA und Budget in der BMD Com platziert, durch den der Benutzer sofort die aktuellen Salden und Kennzahlen aus der BMD Com aufrufen kann:
Nach dem Ausführen der Funktion wird ein BMD Com-Benutzer-Suchdialog aufgerufen, in dem der entsprechende Empfänger der E-Mail ausgewählt und mittels Klick auf die Schaltfläche Übernehmen als E-Mail-Adressat übernommen werden kann (die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn am Com-Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist):
Nach der Übernahme des BMD Com-Benutzers verhält sich das Programm entsprechend der folgenden Parameter unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein:
Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die BWA-Reporting-E-Mail erstellt haben. Ist an dieser Stelle keine HTML-Vorlage hinterlegt, öffnet sich vor dem Versand der E-Mail die Auswahl der vorhandenen HTML-Vorlagen. | |
Soll die BWA-Reporting-E-Mail bei der Dokumentenfreigabe im Hintergrund versendet oder noch an der Oberfläche geöffnet werden? |
Die E-Mail mit der im Parameter hinterlegten HTML-Vorlage wird dann je nach Parametersetzung im Vordergrund geöffnet oder im Hintergrund versendet.
FIBU - BuErf
Definition einer E-Mail-Adresse für die automatische Versendung der Buchungserfassungsdatei. |
Stapelunterstützte Benachrichtigungen
LEA Benachrichtigungen
Arbeitsschein an eigene E-Mail-Adresse senden
Stellen Sie hier ein, ob Sie die Arbeitscheine per E-Mail CC oder BCC an jene Mitarbeiter versenden möchten, die die Arbeitsscheine erstellt haben. Diese Einstellung findet beim Versand aller Arbeitsschein-Mails Berücksichtigung. |
ZEIT Benachrichtigungen
Monatsjournal mit Bewertung
Über das zweite Registerblatt können Sie Einstellungen für das gesammelte Archivieren und Versenden bzw. auch Drucken (Einzeldruckjob) treffen (frühere Bezeichnung: "Einzeldruck"-Einstellungen).
Die Auswertung kann somit automatisiert per E-Mail verschickt werden (E-Mail-Adresse muss beim Mitarbeiter hinterlegt sein) und/oder im BMD Archiv abgelegt werden (je Mitarbeiter) oder auch lokal gespeichert werden können (je Mitarbeiter).
Einstellungen für das Archivieren/Versenden finden Sie im Paket ZEIT → Zeiterfassung → Auswertungen → Ausdrucke Zeitbuchungen → Monatsjournal mit Bewertung drucken.
Soll der E-Mail-Versand der Monatsjournale durchgeführt werden, so müssen die Basis-E-Mail-Einstellungen in den TOOLS Parametern getroffen werden.
 Vorschau | Hier starten Sie die Ausdrucksvorschau, um die Auswertung mit dem jeweiligen Ausdruckslayout/Report am Bildschirm kontrollieren zu können. |
 Drucken | Hier können Sie einen Druckjob starten. (Es werden Windows-Druckeinstellungen und die jeweiligen Drucker zur Auswahl vorgeschlagen.) |
| Archivieren/Versenden | Hier starten Sie die gewünschte bzw. ausgewählte Funktion. (Je nach Einstellung führt das Programm die gewählten Schritte aus (Archivierung, E-Mail-Versand, lokale Speicherung, Einzeldruckjob).) |
 Neuer Report | Hier können Sie einen neuen Report bzw. ein neues Ausdruckslayout einstellen/anlegen. |
 Bearbeiten | Hier können Sie das/den oben ausgewählte Ausdruckslayout/Report bearbeiten. Die Layoutansicht ermöglicht die Auswahl sämtl. Felder auf dem Ausdruck. |
Stapelunterstützte Benachrichtigungen
Zeitsalden Grenzwerte
Monatsabschluss Stapel
Termingenehmigung Urlaub
Änderungsantrag immer AL
Buchungsprogramm: GF bei Bearbeiten
PI Benachrichtigungen
Ausbildung, Warteliste/Absage/Workflow
KV für letzte Änderung
PEP Benachrichtigung
MAZ
 | Siehe auch: |