SEPA - Zahlscheine
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Sepa - Zahlschein
In den Ausdrucksmodellen können die SEPA-Zahlscheine hinterlegt werden.
Bei der Anlage ist zu unterscheiden, ob der Zahlschein automatisch mit der Originalrechnung oder über einen separaten Aufruf gedruckt werden soll.
- Soll der Zahlschein gleichzeitig mit der Originalrechnung gedruckt werden, braucht kein eigenes Ausdrucksmodell angelegt zu werden.
- Soll der Zahlschein separat ausgedruckt werden, muss ein eigenes Ausdrucksmodell angelegt werden.
Stammdaten
Zahlscheine anlegen
In den Ausdrucksmodellen werden die Druck- und Formulareinstellungen festgelegt.
Im linken Bereich Ausdrucksmodelle werden die Modelle mit der Ablaufart angegeben. Für die Zahlscheine sind die Ausdrucksmodelle mit der Ausdrucksablaufart (Ausdr-Abl-Art) Rechnung (RE) relevant.
Im rechten Bereich "Dazugehörige Details" (Ausdrucksmodelldetails) können die zum Ausdrucksmodell gehörenden Details angelegt und anschließend gewartet werden.
Ausdrucksmodell für Rechnung
Ausdrucksmodell für Rechnung und Zahlschein
Wenn der Zahlschein direkt nach der Rechnung automatisch gedruckt werden soll, kann zum Detail der Rechnung ein zusätzliches Detail für den Zahlschein angelegt werden.
Ausdrucksmodell für Zahlschein
Wenn der Zahlschein separat, also ohne Rechnung gedruckt werden soll, muss im linken Bereich ein eigenes Ausdrucksmodell für den Zahlschein angelegt werden.
Im linken Bereich Ausdrucksmodelle kann mit F5 ein neues Ausdrucksmodell angelegt werden. Für den Zahlscheindruck wird die Ausdrucksablaufart Rechnungs-Druck (RE) verwendet.
Es kann hier eine gewünschte Bezeichnung des Ausdrucksmodells eingegeben werden. | |
In diesem Feld kann eingestellt werden, ob Dokumente dieses Ausdrucksmodells in einer E-Mail zusammengefasst werden sollen. Es sind folgende Optionen möglich:
Dieses Feld wird automatisch auf die Ausprägung "Ja, alle Dokumente einzeln" zurückgesetzt, wenn Sie über die Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen ein Ausdrucksmodelldetail für einen der EDI-Rechnungstypen "ebInterface (INVOICE)","XRechnung (UBL)", "EN1693 (UBL)" oder "Peppol BIS Billing (UBL)" anlegen lassen. Diese Automatik funktioniert jedoch nur, wenn Sie die Funktion benutzen. Eine manuelle Neuanlage löst diesen Vorgang nicht aus. Wenn Sie daher den EDI-Rechnungstyp "ebInterface" nutzen und hier die XML-Rechnung in die PDF-Rechnung einbetten möchten (indem Sie beim Ausdrucksmodelldetail der Honorarnote das Feld EDI-Rechnung einbetten aktivieren), achten Sie darauf, dass das Feld nicht die Option "Nein" aufweist. Nähere Informationen zur Thematik finden Sie für das Paket LEA in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA und für das Paket WWS in der Themenhilfe Elektronische Rechnung. Beachten Sie: Wenn das Feld Belegfreigabe notwendig am Ausdrucksmodelldetail des Ausdrucksmodells aktiviert ist, greift die Ausprägung "Nein" nicht und das Programm verhält sich wie bei der Ausprägung "Ja, alle Dokumente einzeln". Nähere Informationen zum Arbeiten mit Belegfreigabe finden Sie für das Paket LEA in der Themendokumentation Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail). Informationen zur Belegfreigabe für das Paket WWS sind in der Themenhilfe Belegfreigabe und Belegverarbeitung zu finden. | |
In der Ausdrucksablaufart muss der Ausdruckstyp hinterlegt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Es sind folgende Ausdruckstypen möglich:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Die Ausdrucksablaufart legt den späteren Ablauf des Ausdruckes fest und muss bei der Anlage eines neuen Ausdrucksmodells ausgewählt werden. Es sind folgende Ausdruckstypen möglich:
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA LEA Ausdrucksmodelle erhalten durch den Standardimport der Rechnungseinstellungen bzw. durch die manuelle Anlage einer Druckereinstellung für Ablaufarten automatisch die passende Ablaufart. Diese legt den späteren Ablauf des Drucks der Honorarnote etc. fest und ist dementsprechend nicht beeinflussbar. Sollte ein LEA Ausdrucksmodell ohne Ablaufart in Ihrer Umgebung existieren, liegt das daran, dass die Bezeichnung des Ausdrucksmodells nicht unserem Standard entspricht und daher keine automatische Zuordnung erfolgen konnte. Diesem LEA Ausdrucksmodell kann theoretisch einmalig manuell eine passende Ablaufart zugeordnet werden. Hier darf aber keine fehlerhafte Zuordnung passieren, da das Feld gesperrt ist, sobald es befüllt ist. Bitte wenden Sie sich im Anlassfall an den LEA Support. Für die LEA sind folgende Ablaufarten vorgesehen:
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Im rechten Bereich Ausdrucksmodelldetails können die zum Ausdrucksmodell gehörenden Details hinterlegt werden.
Bei "Reporttypname" ist der Zahlschein auszuwählen und eine Bezeichnung anzugeben. Im Feld "Druckereinstellung" (Druckereinrichtung) kann mit F4 ein bereits vorhandener Report ausgewählt werden oder mit F8 eine neue Druckereinstellung hinterlegt werden.
Im Feld "Sprachen-Kz" kann die Sprache für den Ausdruck hinterlegt werden. Standardmäßig ist hier "Ausdruck in Korrespondenz-Sprache" hinterlegt. Die Rechnung bzw. der Zahlschein wird dann in jener Sprache gedruckt, die beim Kunden hinterlegt ist (sofern es für die jeweilige Sprache bereits ein übersetztes Formular gibt).
Hier erfolgt die Definition, um welchen Report es sich handelt (z. B. Mahnung, OP-Liste, Bestellung, Rechnung usw.) und je nach Paket und Lizenz werden die jeweils gültigen Reporttypen zur Verfügung gestellt und zum Teil automatisch richtig vorgeschlagen. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Bei den Formularen für OP-Liste, Avisobrief und Saldenbestätigung wird hier automatisch der richtige Reporttypname vorgeschlagen. Für das Mahnformular muss hier zwischen "Mahnung" und "Zahlschein Mahnung" unterschieden werden. Soll eine Mahnung mit Zahlschein ausgedruckt werden, müssen beide Typen als Ausdrucksmodelldetail angelegt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEAIn der LEA sind ausschließlich folgende Reporttypnamen gebräuchlich:
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Die Bezeichnung kann frei vergeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In der LEA werden die Bezeichnungen wie folgt standardmäßig vergeben, können aber beliebig übersteuert werden:
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Hier muss eine Druckereinstellung für das Ausdrucksmodelldetail hinterlegt bzw. angelegt werden, siehe Feldauswahl Druckereinstellungen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEAJedes Ausdrucksmodelldetail muss auch eine Druckereinstellung aufweisen. Speziell für die LEA gilt, dass grundsätzlich zuerst Druckereinstellungen für Ablaufarten angelegt werden und die Anlage der dazugehörigen Basis-Ausdrucksmodelldetails automatisch miterfolgt. Nur wenn zusätzlich ein weiteres Ausdrucksmodelldetail benötigt wird, ist dieses zuerst im System (programmunterstützt) anzulegen und es sind nachrangig die passenden Druckereinstellungen zu vergeben. Dies ist beispielsweise beim Einrichten des Ablaufs XML-Rechnungen mit der NTCS LEA oder des Ablaufs QR-Rechnungen erstellen (Schweiz)  der Fall.Theoretisch gilt, dass die Druckereinstellung einmal angelegt und hinterlegt werden kann (z. B. für die Ablaufart "Honorarnote") und bei weiteren Ablaufarten (Teilrechnung, Akonto ...) auch wiederverwendet werden kann. In der Praxis existieren aber Mechanismen im Programm, die Ihnen die manuelle Anlage und Hinterlegung von passenden Druckereinstellungen abnehmen können und bei denen jeweils eine 1:1 Anlage von Ausdrucksmodelldetail und Druckereinstellung erfolgt. Informationen dazu finden Sie ebenfalls in den oben genannten Themendokumentationen. Detaillierte Informationen zu den Ausdrucksmodellen in der LEA finden Sie unter Druckereinstellungen für Ablaufarten. | |||||||
Ausdruck in Standard-Sprache Der Report wird in der jeweiligen Standardsprache gedruckt. Das Feld "SprachNr" wird auf "Automatische Sprachermittlung" fixiert. Die Sprachermittlung erfolgt nach folgenden Prioritäten:
Ausdruck in Korrespondenz-Sprache Bei Ausdruck in Korrespondenz-Sprache können eigene Druckeinstellungen oder ein spezieller Report für diese Sprache verwendet werden. Das bedeutet, dieses Modell wird nur dann gedruckt, wenn die jeweilige Sprache auf der Person hinterlegt ist, ansonsten wird das Standardformular herangezogen. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Ausdruck in Standardsprache:
Ausdruck in Korrespondenzsprache:
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Hier kann die Sprache hinterlegt werden, wenn im Feld "Sprachen-Kz" "Ausdruck in Korrespondenz-Sprache" gewählt worden ist. | |||||||
WWS-Auswertungsnummer |
, "XRechnung (UBL)" oder "ZUGFeRD (CII)" für Deutschland 
) wird erst im Feld Wird eine neue Druckereinstellung hinterlegt, muss wiederum eine Bezeichnung angegeben werden. Bei der Reportnummer kann ein bestehender Report ausgewählt und übernommen werden.
Über das Menü → Report → Importieren kann hier auch der gewünschte (SEPA)-Report importiert und anschließend übernommen werden.
Weiters können Einstellungen zu folgenden Bereichen vorgenommen werden:
- Allgemein
- Kopien
- Archivieren
Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote) In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein. Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.  Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann. | |||||||||||||
Reportnummer für Kopf Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen. In der LEA wird der Kopf direkt in den Bändern Seitenkopf erste Seite und Seitenkopf alle Seiten definiert. Diese beinhalten üblicherweise das Firmenlogo bzw. Informationen zur Verrechnungsfirma, welche über die entsprechenden Felder eingefügt werden (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Häufig wird auch der Textbaustein "Kopftext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls im Band "Seitenkopf alle Seiten" einzutragen. | |||||||||||||
Reportnummer für Fuß Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen. In der LEA wird der Fuß direkt in den Bändern Seitenfuß erste Seite und Seitenfuß alle Seiten definiert und beinhaltet üblicherweise Informationen zur eigenen Bankverbindung, die UID-Nummer, das Firmenbuchgericht, die Firmenbuchnummer etc. Häufig wird auch der Textbaustein "Fußtext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls in diesen Bändern einzutragen. | |||||||||||||
Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Achtung!
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert. Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt. | |||||||||||||
Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
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Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die weiteren Seiten kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).  | |||||||||||||
Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die erste Seite kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).  | |||||||||||||
Definiert die Umbruchsschwelle im Report in Millimeter. Textbereiche, die größer als dieser Wert sind, werden bei Bedarf umgebrochen und auf die nächste Seite gesetzt. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen. In der LEA wird der Umbruch vor allem über die Einstellungen je Band im Honorarnotenformular geregelt (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Zudem kann über den LEA Parameter Umbruch zwischen Summe und Fuß möglich erreicht werden, dass Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttosumme immer mit dem Rechnungsfuß gemeinsam auf der zweiten Seite angeführt werden, wenn der Fuß allein platzbedingt einen Umbruch auslösen würde. | |||||||||||||
Um bei einem Direktdruck (Ausdruck ohne Vorschau) keinen Druckerdialog anzeigen zu lassen, kann dieses Feld aktiviert werden. Dadurch können Sie aber auch den Ausgabedrucker nicht mehr beeinflussen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung, da beim Direktdruck sowieso kein Druckerdialog angezeigt wird - es hat daher keine Auswirkung, wenn Sie dieses Feld aktivieren. | |||||||||||||
Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird. Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert. | |||||||||||||
Diese Einstellung steuert, ob das PDF-Dokument, welches beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnoten generiert wird, im Anhang als Zipdatei komprimiert werden soll. Die Zipdatei erhält dabei denselben Namen, welchen auch das PDF-Dokument aufweist (siehe Feld Anhang). Beispiel: PDF-Dokument 65 KB, gezipptes PDF-Dokument 62 KB. | |||||||||||||
In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
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In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).  Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text"  können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten. Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:
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Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird das PDF-Dokument der Rechnung mit dem PDF-Stempel versehen. Der PDF-Stempel kann unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet → PDF-Stempel-URL hinterlegt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Diese Einstellung ist derzeit in der LEA irrelevant, da die Steuerung, ob eine elektronische Signatur erzeugt werden soll, bereits im Kundenstamm erfolgt (Feld Rechnung per E-Mail). | |||||||||||||
In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können. | |||||||||||||
In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert. | |||||||||||||
In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll. Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen. Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird:
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Wenn keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfänger ermittelt werden kann, wird stattdessen ein Ausdruck am Drucker erzeugt, sofern diese Option aktiviert ist. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld wird in der LEA nicht berücksichtigt. Wenn Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen (aktives Feld Ausdruck mailen), wird aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit empfohlen, das Feld Ausdruck drucken zu deaktivieren. Es wird auf jeden Fall verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Honorarnoten erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden - auch dann, wenn das Feld "Ausdruck drucken" aktiv ist. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Es ist gewährleistet, dass für jene Kunden, für welche kein E-Mail-Versand aktiviert ist, ein Papierausdruck gemacht wird. Aus diesem Grund sollten auch die Einstellungen bezüglich Drucker auf erster Seite und Drucker für die restlichen Seiten vorgenommen bzw. kontrolliert werden. Gleichzeitig wird verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Rechnungen erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden. Bei einer Kombination mit "Ausdruck in Vorschau anzeigen" ergibt sich folgendes Verhalten: Es wird im ersten Schritt die Ausdrucksvorschau gestartet und danach der Ausdruck. Im Zusammenhang mit dem Rechnungsdruck ist noch folgender Parameter zu beachten: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
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Diese Option aktiviert den Ausdruck von Kopien des Originaldokuments. In diesem Feld ist zu diesem Zweck einzutragen, wieviele Kopien im Zuge des Ausdrucks erstellt werden sollen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Hier ist einzutragen, wie viele Kopien der Originalhonorarnote erstellt werden sollen. Es wird jedoch nur verwertet, wenn die Honorarnote gedruckt wird. Wird sie per E-Mail versandt, so werden keine Kopien unterstützt. | |||||||||||||
Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite der Kopien gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die weiteren Seiten der Kopien kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl). | |||||||||||||
Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten der Kopien (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die erste Seite der Kopien kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl). | |||||||||||||
Hier ist die gewünschte Drucksortierung für mehrseitige Kopien auszuwählen. Möglich sind folgende zwei Sortierungen der Kopien:
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Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird. Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt. Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv). DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten. Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger. Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert. Hinweis Schreibschutz im DMS
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Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | |||||||||||||
Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet. Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle. Funktion F8Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
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Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | |||||||||||||
Dieses Feld steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück in der Post angelegt werden soll. Nur Honorarnoten, welche im DMS archiviert sind, können auch als Poststücke angelegt werden (d. h., die Aktivierung der Option Dokument archivieren ist zwingend nötig, um Poststücke automatisch anlegen zu lassen). Folgende Einstellungen sind möglich:
Für den Betreff des Poststücks wird der Betreff beim Archivieren herangezogen. | |||||||||||||
Hier kann zusätzlich ein Projekt eingegeben werden, auf welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Projektliste, aus welcher ein bestehendes Projekt ausgewählt werden kann. | |||||||||||||
Diese Spezialeinstellung kann verwendet werden, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen und freizugeben. Dazu muss dieses Feld den relativen Dokumentenpfad auf den FTP-Server enthalten. | |||||||||||||
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Dokumente im Zuge des Archivierungsvorganges im DMS mit einem Stempel (Echtheitszertifikat) versehen. Das funktioniert nur, wenn ein Stempel zur Verfügung steht. Der PDF-Stempel kann im TOOLS Parameter "PFD-Stempel-URL" (Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet) hinterlegt werden. | |||||||||||||
Diese Option aktiviert, dass beim Ausdruck auch ein PDF-Dokument erzeugt wird, das im PDF-Ausgabeverzeichnis am Ablagepfad abgelegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieser Programmablauf der PDF-Ablage ist in der LEA wenig gebräuchlich. Durch Aktivierung dieser Option wird bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zu und unabhängig von den sonstigen aktivierten Programmabläufen (wie Archivieren und Mail) ein PDF-Dokument von der Honorarnote erzeugt und dieses am PDF-Ausgabeverzeichnis abgelegt. Es ist empfehlenswert, einen eindeutigen PDF-Dateinamen (d. h. mit Steuerungskennzeichen) zu wählen - ansonsten wird das PDF-Dokument einer Honorarnote am Ablageverzeichnis immer überschrieben, sobald die nächste Honorarnote mit Nummer ausgedruckt wird. | |||||||||||||
Hier ist ein Ablagepfad zu hinterlegen, unter welchem jenes PDF-Dokument abgelegt wird, welches durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt worden ist. | |||||||||||||
Alle verwendeten Schriften des PDF-Dokuments werden eingelagert, damit das Dokument auch für Benutzer lesbar bleiben, die die Schriften des Dokuments nicht installiert haben. Eingelagert bedeutet, dass die Schriften nicht als Zeichen gespeichert, sondern als Bilder mit dem Dokument verknüpft werden. Nachteil: Damit wird das Dokument vergrößert. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Relevant ist diese Einstellung bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage, da bei diesen Abläufen ein PDF-Dokument erzeugt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Relevant ist diese Einstellung vor allem beim E-Mail-Versand der Rechnung an den Kunden, wobei durch diese Einstellung die Größe des Dokuments etwas steigt. |
Im Fenster Ausdrucksmodelle ist nach der Anlage der zweite Eintrag für die SEPA Zahlscheine zu sehen.
Wird nun eine Rechnung gedruckt, wird automatisch der Zahlschein mitgedruckt.
Tägliches Arbeiten
Zahlscheine drucken
Für den Druck des Zahlscheins gibt es mehrere Möglichkeiten.
Ein Zahlschein kann für eine bereits im Original gedruckte Rechnung über die Aufträge oder über die Rechnungen (Rechnungen) gedruckt werden.
In der Aufträge können über den Button Ausdrucke verschiedene Ausdrucke erfolgen. Der Zahlschein-Druck kann in diesem Fenster ("Ausdrucke Verkauf") ausgewählt und angesteuert werden.
Anschließend öffnet sich das Fenster für Ausdruck Zahlscheine für Rechnungen.
In diesem Fenster kann angegeben werden, von welcher und bis zu welcher Rechnungsnummer Zahlscheine gedruckt werden sollen.
In den Rechnungen (Rechnungen) kann über den Button "Zahlschein" der Ausdruck Zahlscheine für Rechnungen gestartet werden.
Zur ausgewählten Rechnung kann der Zahlschein gedruckt werden.
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