Um eine Anfrage anzulegen, starten Sie das Fenster Anfragen und legen mit der F5-Funktion eine neue Anfrage an. Auch über das Fenster Anfragenerfassung ist es möglich, eine neue Anfrage zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Themendokument Anfragenerstellung.

1.2. Muss für eine Bestellung zuerst eine Anfrage erstellt werden?

Nein, für die Anlage einer Bestellung ist es nicht unbedingt notwendig, eine Anfrage zu erstellen.

1.3. Warum kann das gewünscht Erfassungskennzeichen bei der Anfragenerfassung nicht ausgewählt oder eingegeben werden?

Bitte kontrollieren Sie folgende Punkte in den Erfassungskennzeichen des jeweiligen Bereichs:

Verkauf (Angebote, Aufträge): Paket WWS → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf
Einkauf (Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen, Produktionsaufträge): Paket WWS → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf

Sind Erfassungskennzeichen vorhanden?
Wenn nicht, importieren Sie die Erfassungskennzeichen (Standards importieren). Wie Sie diese importieren können, finden Sie in der Themenhilfe Erfassungskennzeichen.
Ist das gewünschte Erfassungskennzeichen vorhanden und aktiv?
In den Erfassungskennzeichen für Verkauf bzw. Erfassungskennzeichen für Einkauf ist im Feld "Status" ersichtlich, ob das Erfassungskennzeichen aktiv ist.

Falls das Erfassungskennzeichen inaktiv ist, kann der Status über die F6-Funktion bearbeitet werden. Nur aktive Kennzeichen können für die Anlage von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen und Produktionsaufträgen verwendet werden.

1.4. Kann ein Filter für die Einstiegsfelder im Fenster "Anfragen" gespeichert werden?

Sollen bestimmte Werte bei jedem Neueinstieg ins Fenster automatisch vorgeschlagen werden, so kann die Funktion Einstiegswerte dafür verwendet werden. Diese Funktion können Sie über das 3-Punkte-Menü im rechten oberen Bereich aufrufen.

1.5. Warum ist beim Einstieg in das Fenster "Anfragen" immer ein Erfassungskennzeichen in den Einstiegsfeldern hinterlegt?

In den Einstiegsfeldern können die Feldwerte gespeichert werden. Ist der Feldwert für das Erfassungskennzeichen gespeichert worden, wird immer jenes hinterlegt, das zuletzt ausgewählt worden ist.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über folgenden Parameter den User zu definieren, der "global" die Feldwerte für die Einstiegsfelder speichern kann.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem

Benutzer für Standardeinstellungen

Einstellungen, die dieser Benutzer speichert, werden als Standardeinstellungen für alle Benutzer gespeichert. Bestehende benutzerbezogene Einstellungen werden dadurch nicht gelöscht.

Seitenanfang

1.6. Kann die Erfassungsnummer für die Anfrage manuell vergeben werden?

Erfassungsnummern können nicht manuell vergeben werden. Die Nummern werden laut Definition in der Nummernkreisverwaltung vorgeschlagen.

1.7. Kann man je Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl speichern?

In den Parametern kann eingestellt werden, ob je Erfassungskennzeichen oder Erfassungsart eine eigene Feldauswahl gespeichert werden soll.

Dies kann sowohl für die Angebots- und Auftragserfassung als auch für die Anfragen-, Bestell- und Ankaufserfassung im Bereich der Kopfdaten und der Positionsdaten definiert werden.

Folgende Parameter sind dafür relevant:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Kopfdaten in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Positionen in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Zusätzlich kann je Erfassungskennzeichen der Speichername für eine individuelle Feldauswahl hinterlegt werden. Der Vorteil dabei ist, dass diese Feldauswahl auch bei mehreren Erfassungskennzeichen hinterlegt werden kann.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Die Einstellung wirkt sich in der Erfassung im Tabreiter "Kopfdaten" aus sowie in der Übersicht bei Einschränkung auf ein bestimmtes Erfassungskennzeichen im Einstiegsfeld.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis

Wird nicht für jedes Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl benötigt, gibt es alternativ die Möglichkeit, beim Speichern der Feldauswahl mit "Speichern unter" einen Speichernamen zu vergeben.

Dieser Speichername kann dann auf den jeweiligen Erfassungskennzeichen im Feld "Speichername" zugeordnet werden und wird statt der Standardfeldauswahl verwendet. Somit ist es möglich, die gleiche Feldauswahl für mehrere Erfassungskennzeichen zu hinterlegen.

Wird beim Speichern kein Speichername vergeben, wird die Feldauswahl unter "Standard" gesichert.

1.8. Wie kann eine Anfrage gelöscht werden?

Das Löschen von Anfragen ist über die F7-Funktion (Löschen) möglich.
Im Fenstermenü ist das Löschen als Papierkorb dargestellt.

Gründe, warum das Löschen von Anfragen nicht möglich ist, finden Sie in folgender FAQ: Warum kann ein Anfrage nicht gelöscht werden?

1.9. Warum kann eine Anfrage nicht gelöscht werden?

Anfragen, die bereits gedruckt worden sind, können nicht gelöscht werden. Ob eine Anfrage bereits gedruckt worden ist, ist im Druck-Kennzeichen ersichtlich.
Es können keine Anfragen gelöscht werden, deren Fertig-Kennzeichen "manuell fertig" oder "automatisch fertig" ist.

Weitere Informationen zur manuellen Fertigmeldung von Anfragen finden Sie in folgender FAQ: Wie kann eine Anfrage manuell fertiggemeldet werden?

1.10. Können die Felder im Summenblock unterschiedlich eingestellt bzw. berechtigt werden?

Welche Felder im Summenblock angezeigt werden, kann über die Feldauswahl definiert werden.

Sollen nicht alle Felder für jeden User ersichtlich sein, empfiehlt es sich, die Feldauswahl für Layoutgruppen zu speichern. Um zu verhindern, dass die Feldauswahl von allen Usern bearbeitet und gespeichert werden kann, sind die entsprechenden Berechtigungen für die Feldauswahl zu sperren.

Seitenanfang

1.11. Wie kann eine Anfrage manuell fertiggemeldet werden?

Wird ein Datensatz (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung, Ankauf) nicht mehr benötigt, empfehlen wir, diesen manuell fertigzumelden. Somit ist nachvollziehbar, was mit dem Datensatz passiert ist.

Im Fenstermenü unter "Funktionen" finden Sie die Funktion "Fertigmelden". Wird diese Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung durchführen wollen?". Wird diese mit "Fertigmelden" bestätigt, wird der Datensatz manuell fertiggemeldet und erhält das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") "m - manuell fertig".

Durch Multiselect kann die manuelle Fertigmeldung für mehrere Datensätze gleichzeitig erfolgen. Siehe dazu die FAQ Wie markiert man mehrere Datensätze?

Ist ein Datensatz manuell fertiggemeldet worden, kann diese Fertigmeldung mit der Funktion "Fertigmeldung aufheben" aufgehoben und der Datensatz wieder bearbeitet und weiter verwendet werden.

Wird die Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung aufheben wollen?". Wird diese mit "Fertigmeldung aufheben" bestätigt, wird das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") wieder entfernt.

Zusätzlich haben Sie in der Abfrage die Möglichkeit, über die Checkbox "Nur Kopfdaten" zu definieren, dass die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben wird. Die Positionen bleiben manuell fertiggemeldet.

Die Fertigmeldung kann auch für einzelne oder mehrere Positionen durchgeführt werden, indem die Positionen markiert und die Funktion im Bereich "Positionen" ausgeführt wird.

Wird die letzte offene Position manuell fertiggemeldet, lässt sich in der Abfrage auswählen, dass gleichzeitig die Kopfdaten fertiggemeldet werden.

Hinweis

Einen Datensatz zu löschen, empfiehlt sich generell nicht, da es zu Lücken in den Erfassungsnummern kommen kann und dies bei einer Wirtschaftsprüfung Fragen aufwerfen könnte.

Ist abseits der Erfassung bereits eine Aktion vorgenommen worden (z. B. Ausdruck eines Angebots, einer AB etc.), lässt sich der Datensatz nicht mehr löschen und kann nur als gelöscht gekennzeichnet werden.

1.12. Wie werden die Konten in der Anfrage ermittelt?

Die Konten werden laut Kontentabelle, die am Artikel hinterlegt ist, ermittelt.

Je nach Einstellung des folgenden Parameters werden die Konten für den Einkauf aus den Bestands- oder Aufwandskonten ermittelt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Kontenermittlung

Definition, ob für die Kontenermittlung ein Bestands- oder Aufwandskonto ermittelt werden soll.

1 - WES: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Wareneinsatz" in den Kontentabellen.

2 - Einkauf: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Einkauf".

1.13. Wozu dient ein Erlös- und Aufwandskennzeichen und wo kann es hinterlegt werden?

Erlös- und Aufwandskennzeichen können in den Kontentabellen hinterlegt werden. So besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlös-, Bestands- oder Aufwandskonten für unterschiedliche Geschäftsfälle zu hinterlegen.

Ein Erlös- und Aufwandskennzeichen kann u. a. am Erfassungskennzeichen, in den Kopfdaten (z. B. Auftrag, Bestellung etc.) oder direkt am Kunden/Lieferanten hinterlegt werden. Bei der Hinterlegung in Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können die Erlöskennzeichen nicht in den Kundenstammdaten hinterlegt werden. Siehe dazu die FAQ Wie können unterschiedliche Erlöskennzeichen für den gleichen Kunden, aber in unterschiedlichen operativen Unterfirmen hinterlegt werden?

Die Reihenfolge für die Ermittlung der Erlös- und Aufwandskennzeichen wird über folgende Parameter eingestellt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Ermittlung Aufwandkennzeichen

Definition, ob bei der Anfragen-/Bestellerfassung die Ermittlung des Aufwandskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Aufwandskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Aufwandskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Ermittlung Erlöskennzeichen

Definition, ob bei der Angebots-/Auftragserfassung die Ermittlung des Erlöskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Erlöskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Erlöskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen.
In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Hinweis

Definition "Rechnungsempfänger/Kunde/Erfassungskennzeichen": Hätte in diesem Fall nur der Lieferempfänger ein Erlöskennzeichen hinterlegt, wird für den Auftrag "kein" Erlöskennzeichen ermittelt.

1.14. Für die Anfrage wird die falsche Steuer und der falsche Preis ermittelt, was kann man tun?

Es kann mehrere Gründe haben, warum eine falsche Steuer oder ein falscher Preis ermittelt worden ist. Einige der Gründe sind:

Die Einstellungen am Kunden/Lieferanten sind falsch (z. B. falsches Land, keine UID hinterlegt etc.).
Die Einstellungen der Konten sind falsch (Steuerprozentsätze und Steuercodes werden in der WWS vom Konto in der Fibu übernommen).
Die Einstellungen der Kontentabellen sind falsch (falsche Konten, Steuern oder Steuercodes hinterlegt).
Die Preise in den Preistabellen sind ab einem späteren Datum gültig als das Erfassungsdatum.
Es wurden in den Kopfdaten Daten (z. B. Lieferempfänger, Erfassungsdatum etc.) geändert und die Abfrage nach der Neuermittlung von Konten oder Preisen wurde mit "Nein" bestätigt.

Bei einigen dieser Gründe genügt es, die Funktion "Neu ermitteln" durchzuführen. Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe Neu ermitteln Anfragen.

1.15. Kann eine Anfrage kopiert werden?

Es ist jederzeit möglich, bestehende Angebote, Aufträge, Anfragen, Bestellungen, Ankäufe oder Produktionsaufträge zu kopieren bzw. zu duplizieren.

In folgenden Fensterhilfen finden Sie dazu weitere Informationen:

1.16. Wie markiert man mehrere Datensätze in den Anfragen?

Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.

1.17. Gibt es eine einfache Möglichkeit Informationen oder Aufgaben zu einer Anfrage intern weiterzugeben?

Um intern Nachrichten zu Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen weiterleiten zu können, steht Ihnen die Funktion Chats in den jeweiligen Fenstern zur Verfügung.

Erzeugen Sie einen neuen Chat an einen Kollegen/eine Kollegin, um wichtige Informationen oder Aufgaben weitergeben zu können.

Im Chat selbst werden automatisch das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer als Betreff angeführt.

Zusätzlich kann in der Feldauswahl der jeweiligen Übersichten das Feld "Chat" eingeblendet werden, anhand dessen direkt ersichtlich ist, ob es zum Datensatz einen Chat gibt.

Eine weitere Möglichkeit sind die WWS Aufgabenaktionen, die ebenfalls in allen Erfassungen verwendet werden können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe WWS Aufgabenaktion.

Seitenanfang

2. Kopfdaten

2.1. Wie kann für Diverslieferanten die Adresseingabe aktiviert werden?

Mit folgendem Parameter kann definiert werden, dass bei der Eingabe der Kopfdaten (Kunde/Lieferant) bei der Hinterlegung eines Diverskunden/-lieferanten die Adressabfrage erfolgen soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Eingabe Adresse bei Divers-Lieferanten

Definition, ob bei Diverslieferanten die Adresseingabe geöffnet werden soll.

0 - Nein

1 - Ja: Es kommt nach Eingabe des Diverslieferanten ein Adresseingabefenster. Die eingegebene Adresse wird auf die Lieferantenadresse übernommen.

Achtung: Der CRM Parameter unter Allgemein → "Erfassen Adressen" muss dafür auf "Je Adressart mehrere Adressen" stehen.

2.2. Wie wird der Liefertermin in der Anfrage ermittelt?

Wird in den Lieferantenstammdaten eine Lieferzeit hinterlegt, wird der Liefertermin in den Kopfdaten automatisch auf Basis des Erfassungsdatums zuzüglich der hinterlegtenTage ermittelt.

Zusätzlich ist es möglich, Lieferintervalle zu hinterlegen.

Auf Basis der Lieferzeit, des Lieferintervalls und der Einstellung in folgendem Parameter wird der Liefertermin in den Kopfdaten ermittelt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Werktagsprüfung - Berechnung Liefertermin

Definition, wie die Werktagsprüfung bei Lieferterminberechnung erfolgen soll.

Falls der errechnete Liefertermin nicht auf einen Werktag fällt, wird der nächstmögliche Liefertermin wie folgt errechnet:

0 - nächster Lieferintervall: nächstmöglicher Liefertermin laut Lieferintervall (Feld am Personenstamm)

1 - nächster Werktag: nur wenn Werktagsprüfung aktiviert ist - siehe Parameter unter WWS Allgemein

2 - Abfrage

2.3. Wie kann ein Lieferant in der Anfrage im Nachhinein geändert werden?

In der Anfragenerfassung, Bestellerfassung und der Ankaufserfassung kann im Reiter der Kopfdaten der Lieferant so lange geändert werden, bis die ersten Positionen erfasst worden sind.

Gibt es bereits Positionen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Lieferanten im Nachhinein zu ändern:

Löschen Sie die Positionen, ändern Sie den Lieferanten und legen Sie die Positionen neu an.
Sie können die Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung kopieren (siehe auch Kopieren Anfragen, Kopieren Bestellungen, Kopieren Ankäufe) und danach beim Einfügen den richtigen Lieferanten auswählen.

2.4. Was ist der Unterschied zwischen F4 und F8 bei der Auswahl von Kopftext und Fußtext in der Erfassung?

Mit der F4-Funktion öffnet sich das Auswahlfenster der Textbausteine, in dem das Ändern, Löschen oder Auswählen von Textbausteinen möglich ist. Bei der Auswahl kann entweder ein Textbaustein oder über Multiselect können mehrere bereits gespeicherte Textbausteine gewählt werden. Bei Multiselect werden diese dann in der Reihenfolge der Listung übernommen. Durch den mehrmaligen Aufruf der F4-Funktion können einzelne Textbausteine in der gewünschten Reihenfolge gewählt und aneinandergereiht werden.

Mit der F8-Funktion wird der Text nur für diesen Datensatz erfasst oder es wird der zuvor mit F4 ausgewählte Datensatz geändert und nicht in den Textbausteinen gespeichert.

Seitenanfang

3. Positionen

3.1. Kann eine Anfrage angelegt werden, ohne bereits einen Artikel angelegt zu haben?

Für die Erfassung ist es nicht unbedingt notwendig, bereits vorab den Artikel anzulegen.

Werden die Artikel erst zu einem späteren Zeitpunkt angelegt, da die Stammdatenwartung z. B. in einer anderen Abteilung vorgenommen wird, können Sie zuerst nur die Kopfdaten erfassen. Sobald die Artikel erfasst worden sind, bearbeiten Sie das Angebot, den Auftrag, die Anfrage, die Bestellung bzw. die Ankaufsbestellung und ergänzen die Positionen.

Wenn Sie die Artikel im Zuge der Erfassung anlegen möchten, ist auch dies möglich. Sobald nach dem Speichern der Kopfdaten in den Reiter "Positionen" gewechselt wird, können Sie über das Feld "Artikelnummer" mit der F4-Funktion in die Artikelstammdaten wechseln und hier direkt einen neuen Artikel anlegen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Diversartikeln, welche bei der Übernahme des Angebots in den Auftrag bzw. einer Anfrage in eine Bestellung in einen "normalen" Artikel übernommen werden.

3.2. Können Anfragepositionen in eine andere Anfrage kopiert werden?

Damit Positionen von einer Anfrage in eine andere kopiert werden können, markieren Sie hierfür zuerst die gewünschten Positionen und führen Sie die Funktion Positionen kopieren aus.

Danach wählen Sie die Anfrage aus, in welche Sie die kopierten Positionen einfügen möchten und führen die Funktion Positionen einfügen aus.

Beim Einfügen der Positionen kommt die Abfrage für die Neuermittlung diverser Daten, welche speziell dann relevant sind, wenn in der neuen Anfrage ein anderer Lieferant hinterlegt ist, für welchen z. B. andere Konten oder Preise relevant sind.

3.3. Können mehrere Positionen in der Anfrage gruppiert werden?

Um mehrere Positionen in einer Anfrage gruppieren und diese Gruppen andrucken zu können, sind sogenannte Erfassungsgruppen notwendig.

3.4. Kann eine Erfassungsgruppe kopiert oder dupliziert werden?

Erfassungsgruppen können nicht kopiert oder dupliziert werden.

3.5. Wie funktioniert die Erfassung von Vortext und Nachtext in der Position?

Um für eine Position manuell den Vortext oder Nachtext zu erfassen, öffnen Sie in der Position mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort die Funktion "Texte" und die jeweils gewünschte Textart. Dieser Text wird nicht in den Textbausteinen gespeichert und ist nur für diese Position gültig. Er ist in der Position im Feld "Vortext (Plaintext)" oder "Nachtext (Plaintext)" ersichtlich.

Es ist auch möglich, den Vortext oder Nachtext aus den bestehenden Textbausteinen zu wählen.
Dafür verwenden Sie die F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt". Die F8-Funktion verhält sich wie die manuelle Erfassung von Vortext und Nachtext.

Mehr zum Thema Textbausteine finden Sie unter Textbausteine.

3.6. Warum stehen bei der Suche für Vortext und Nachtext statt den Vortexten und Nachtexten die Positionstexte zur Auswahl?

Ob bei der F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt" in der Position der Vortext, Nachtext oder Positionstext vorgeschlagen wird, ist über den folgenden Parameter geregelt:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Verwaltung von Texten → Verwendung von Vor-/Nachtext oder Positionstext

Die vorgeschlagene Textart kann im Auswahlfenster über die Combobox im Feld "Textart" geändert werden.

4. Ausdruck

4.1. Wie druckt man eine Anfrage aus?

Informationen zum Anfragendruck finden Sie im Themendokument Anfragenerstellung.

4.2. Muss eine Anfrage gedruckt werden?

Nein, der Ausdruck der Anfrage ist nicht notwendig, um weitere Funktionen wie Als Bestellung übernehmen etc. durchführen zu können.

4.3. Kann eine Anfrage noch einmal im Original gedruckt werden?

Ist eine Anfrage bereits im Original gedruckt worden, kann dieser Originalausdruck mit der Funktion Druckkennzeichen zurücksetzen rückgängig gemacht werden.

Wird das Druckkennzeichen zurückgesetzt, kann die Anfrage wieder bearbeitet oder noch einmal der Originalausdruck (inkl. E-Mail-Versand und Archivierung) gestartet werden.

4.4. Können Positionen mit den gleichen Artikeln in der Anfrage gesammelt gedruckt werden?

Um mehrere Positionen mit dem gleichen Artikel in einer Anfrage gesammelt anzudrucken, sind die Parameter für den Anfragenausdruck entsprechend einzustellen.

4.5. Können einer Anfrage mehrere Dokumente zugeordnet werden, die beim Ausdruck per E-Mail mitgesendet werden?

Werden einem Angebot/Auftrag bzw. einer Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung Dokumente zugeordnet, die per E-Mail mitgeschickt werden sollen, wird dies am Ausdrucksmodell definiert. Hier kann über das Feld "ges. E-Mail" eingestellt werden, ob alle Dokumente einzeln, gesammelt als ein Dokument oder das Angebot etc. als Hauptdokument und die zugeordneten Dokumente als Zusatzdokument in der E-Mail als Anhang eingefügt werden sollen.

Fügen Sie weitere Dokumente hinzu, die nicht angefügt werden sollen und lediglich für den internen Gebrauch gedacht sind, können Sie direkt in den zugeordneten Dokumenten mit F6 die Einstellungen des Dokuments ändern und das Feld "Markiert für Ausdruck" auf "Nein" stellen.

Seitenanfang

5. Preise

5.1. Warum werden in der Anfrage keine Preise ermittelt?

Im Standard werden bei Anfragen keine Preise ermittelt, da in der Praxis die Preise oft erst über die Anfragen an die Lieferanten zurückgemeldet werden.

Abhängig ist die Ermittlung der Preise in Anfragen von der Einstellung des Feldes "Preisermittlung" am Erfassungskennzeichen für Einkauf. Im Standard ist die Preisermittlung bei Anfragen deaktiviert. Sollen Preise auch bei Anfragen ermittelt werden, kann das Feld "Preisermittlung" aktiviert werden.

5.2. Warum werden in einer Anfrage Preise ermittelt?

Da es sich bei Anfragen nicht immer "nur" um Anfragen zu neuen Produkten handelt, sondern mitunter auch neue Konditionen zu bestehenden Artikeln angefragt werden sollen, werden auch in einer Anfrage sämtliche Konditionen (Preise, Rabatte etc.) bei der Anlage der Anfrage ermittelt, wenn das Feld "Preisermittlung" am Erfassungskennzeichen für Einkauf aktiviert ist.

5.3. Warum werden falsche Preise/Rabatte in der Anfrage ermittelt?

Im Standard werden in der Anfrageposition keine Preise ermittelt. Dies liegt an der Einstellung des Feldes "Preisermittlung" am Erfassungskennzeichen für Einkauf. Dies ist im Standard deaktiviert.

Wenn Preise nicht oder falsch ermittelt werden, liegt es meist daran, dass das Erfassungsdatum in den Kopfdaten abweichend vom "Gültig ab"-Datum der Einträge in den Preistabellen ist.

Damit die Preise richtig ermittelt werden, überprüfen Sie die Einträge in den Preistabellen und ändern Sie ggf. das Erfassungsdatum in den Kopfdaten ab, damit die Preise noch einmal neu ermittelt werden können.

Zusätzlich kann über die Felder "EK-PreisInfoKz", "EK-PreisInfo-Text" und "RabattInfoKz" auf der Position überprüft werden, woher die Preise/Rabatte ermittelt werden.

EK-PreisInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Preis manuell erfasst oder von einer Preistabelle ermittelt worden ist.
EK-PreisInfo-Text	In diesem Feld werden sämtliche Informationen zum Preis in Textform angezeigt (z. B. Preistabelle; Firma, in welcher der Preis angelegt ist; welcher User die Position angelegt hat ...). Mit Doppelklick auf das Feld wird die gewünschte Information in einem eigenen Fenster angezeigt.
RabattInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Rabatt manuell erfasst oder von einer Rabatttabelle ermittelt worden ist.

5.4. Wie können Preise und Rabatte einer Anfrage in die Preis- und Rabatttabellen übernommen werden?

Sollen die Preise und Rabatte einer Anfrage in die Stammdaten übernommen werden, führen Sie die Funktion EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen aus.

Seitenanfang

6. Anfrage in Bestellung übernehmen

6.1. Wie kann eine Anfrage vor der Übernahme in eine Bestellung noch einmal bearbeitet werden?

Sollen in einer Anfrage die Konditionen vor der Übernahme in eine Bestellung noch einmal geändert werden, kann die Anfrage bearbeitet werden. Hierzu öffnen Sie das Fenster Anfragen, wählen die gewünschte Anfrage aus und bearbeiten diese.

6.2. Wie kann eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden?

Wie eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden kann, finden Sie in der Themenhilfe Anfragenerstellung.

6.3. Muss eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden?

Nein, eine Anfrage muss nicht in eine Bestellung übernommen werden. Um die Daten im Fenster Anfragen übersichtlich zu halten bzw. um nachvollziehen zu können, warum eine Anfrage nicht in eine Bestellung übernommen wurde, empfehlen wir die Anfragen manuell fertig zu melden.

6.4. Muss eine Anfrage vollständig in eine Bestellung übernommen werden?

Nein, eine Anfrage muss nicht vollständig übernommen werden. Informationen zur Übernahme in eine Bestellung finden Sie im Themendokument Anfragenerstellung.

6.5. Können mehrere Anfragen in eine Bestellung übernommen werden?

Um mehrere Anfragen in eine Bestellung zu übernehmen, führen Sie die Funktion In Bestellung übernehmen im Bereich der Positionen aus.

6.6. Kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen zu unterschiedlichen Lieferanten übernommen werden?

Soll eine Anfrage in mehrere Bestellungen zu unterschiedlichen Lieferanten übernommen werden, führen Sie die Funktion In Bestellung übernehmen im Bereich der Positionen aus.

6.7. Warum werden nicht alle Daten der Anfrage in die Bestellung übernommen?

Welche Daten (z. B. Kopf- und Fußtext) von einer Anfrage in eine Bestellung übernommen werden, wird über Parameter gesteuert. Sollten die Daten nicht übernommen werden, prüfen Sie diese Einstellungen.

6.8. Wann werden Texte von der Anfrage auf die Bestellung übernommen?

Texte wie Kopftext, Fußtext oder Bestelltext werden bei der Funktion "Als Bestellung übernehmen" je nach Einstellung des folgenden Parameters übernommen:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Übernahme Anfrage: Kopf-/Fuß-/Bestelltext

Definition, ob bei der Funktion "Als Bestellung übernehmen" Anfragetexte mitübernommen werden sollen.

1 - Ja: Kopf-/Fuß- und Bestelltext werden von der Anfrage auf die Bestellung übernommen.

2 - Nur Kopftext

3 - Nur Fußtext

4 - Nein: Es wird keiner der Texte (Kopf-/Fuß- und Bestelltext) von der Anfrage auf die Bestellung übernommen.

5 - Nur Bestelltext

6.9. Eine Anfrage wurde unabsichtlich in eine Bestellung übernommen, kann man das rückgängig machen?

Wurde eine Anfrage unabsichtlich in eine Bestellung übernommen, kann dies rückgängig gemacht werden, indem die Bestellung wieder gelöscht wird.

Hinweis

Ändert sich das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") nicht automatisch, kann es sein, dass Sie die Funktion Neu ermitteln (Anfragen) durchführen müssen (Auswahl "Werte, Mengen, Kennzeichen").

6.10. Ist auf der Anfrage ersichtlich, welche Bestellung daraus geworden ist?

In den Feldern "auf Best-Erf.-Kennz." und "auf Best-Erf.-Nr." werden das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer der Bestellung angeführt, in welche die Anfrage übernommen worden ist.

Über den Link kann die Bestellung geöffnet werden.

6.11. Ist auf der Bestellung zu sehen, aus welcher Anfrage diese übernommen worden ist?

In der Bestellung ist in den Feldern "von Anf-Erf.-Kennz." und "von Anf-Erf.-Nr." ersichtlich, von welcher Anfrage die Bestellung übernommen worden ist.

Über den Link kann die Anfrage geöffnet werden.

Seitenanfang

7. Spezialthemen

7.1. Kann eine gedruckte Anfrage im Nachhinein bearbeitet werden?

Ja, eine Anfrage kann im Nachhinein bearbeitet werden. Es kann sein, dass dafür Einstellungen notwendig sind, damit dies möglich ist.

7.2. Was versteht man unter Anfragenfreigabe?

Sollen Anfragen erst nach Freigabe an den Lieferanten geschickt werden, kann mit der Anfragenfreigabe gearbeitet werden.

7.3. Können Setartikel im Einkauf verwendet werden?

Set- bzw. Stücklistenartikel können auch im Einkauf verwendet werden. Damit die Set- bzw. Stücklistenartikel auch im Einkauf aufgelöst werden, ist folgender Parameter zu aktivieren:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Setartikel auflösen

Definition, ob Setartikel auf der Bestellung aufgelöst werden sollen.

0 - Nein: Bei der Eingabe erfolgt eine Warnung, die Einzelteile werden nicht aufgelöst. Ein Setartikel verhält sich somit wie ein nicht lagergeführter Artikel.

1 - Ja: Die Einzelteile werden in der Stückliste aufgelöst.

Seitenanfang

Siehe auch:

Anfragen

Anfragenerstellung

Bestell- und Anfragendruck

Anfragenerfassung

FAQ Anfragenerstellung