Bewerbungen
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.
Personalinformationssystem → Jobs → Bewerbungen Die Bewerbung ist das Stammdatenfenster mit allen Informationen rund um die aktuelle Bewerbung. Neben den Stammdaten des Bewerbers werden hier auch bewerbungsspezifische Stammdaten und Zusatzinformationen rund um Qualifikationen, Dokumente, zusätzliche Bewerbungen oder das Kontaktjournal angezeigt.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Bewerbung
Folgende Felder stehen in der Bewerbung zur Verfügung:
Bewerbungsdatum | Eingangsdatum der Bewerbung | ||||||||||||||||
Bewerbungsstatus | Aktueller Status der Bewerbung | ||||||||||||||||
Erstbewerbungsdatum | Datum der Bewerbung. Besonderheiten im Paket PI Näher Informationen erhalten Sie unter Bewerber. | ||||||||||||||||
Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||||||||||||||||
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Titel | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt. Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe" Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. | ||||||||||||||||
Titel hinten | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt. Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'" Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. | ||||||||||||||||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||||||||||||||||
Postleitzahl | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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E-Mail | Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das  F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.Besondere Funktionen zu diesem Feld:
Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen. Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN
 Hinweis
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Telefonnummer | Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen. | ||||||||||||||||
Geschlecht | Geschlecht der Person:
Hinweis
Besonderheiten Paket LOHN Das Geschlecht "divers" kann ab dem Jahr 2021 auf allen ELDA-Meldungen, die das Geschlecht enthalten, gemeldet werden. Das betrifft insbesondere:
Am L16 (Lohnzettel Finanz) ist das Geschlecht "divers" bereits ab dem Jahr 2020 möglich. Das Geschlecht "divers" wird am Einkommensbericht nicht berücksichtigt. In der Konjunkturstatistik, der Schwerarbeitsmeldung und für die Altersbefreiungen wird es wie das Geschlecht "männlich" interpretiert. Für die Konjunkturstatistik kann übrigens eine Programmsperre im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt werden. | ||||||||||||||||
Staatsangehörigkeit | In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt. Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht). Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein. Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:
Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. | ||||||||||||||||
Grundwehrdienst | Grundwehrdienst. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:  | ||||||||||||||||
Geburtsdatum | Geburtsdatum der Person (Eingabeformat TT.MM.JJJJ). Besonderheiten im Paket CRM
Besonderheiten im Paket LOHN
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SVNR | Sozialversicherungsnummer der Person. Relevanz hat das Feld vor allem für Personen, für die Arbeitnehmerveranlagungen im Paket Steuern durchgeführt werden, sowie generell für Dienstnehmer (Personalinformationssystem, Lohnverrechnung ...). Bei der Eingabe einer österreichischen, deutschen oder Schweizer Sozialversicherungsnummer, wird diese anhand der jeweils gültigen Prüfregeln für das jeweilige Land auf korrekte Zusammensetzung geprüft. Das Land für die Regeln, nach der eine Sozialversicherungsnummer bei der Eingabe geprüft wird, ermittelt sich wie folgt:
 Feldverhalten bei österreichischen Personen
Nach Bestätigung der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob die Sozialversicherungsnummer korrekt ist. Wenn nicht, erfolgt ein Hinweis: "SV-Nummer ist nicht korrekt!"   Feldverhalten bei deutschen PersonenHier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für Deutschland maßgebliche Prüfung durchgeführt. Die Prüfung erfolgt ausschließlich anhand der Prüfziffer, d. h., die über eine vorgegebene Formel errechnete Prüfziffer muss mit der letzten Stelle der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen. Die deutsche Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.  Feldverhalten bei Schweizer PersonenHier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für die Schweiz maßgebliche Prüfung durchgeführt. Eine Schweizer Sozialversicherungsnummer ist korrekt, wenn:
Die Schweizer Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet. Dublettenprüfung Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Mitarbeitern erfolgt bei der Eingabe der Sozialversicherungsnummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Mitarbeiter gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen: "Zu dieser Sozialversicherungsnummer sind bereits Stammdaten vorhanden. Wiedereintritt, Dienstverhältnis (Nummer X in Firma XXXXXX)"  Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Mitarbeiter der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln - mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt. | ||||||||||||||||
Arbeitsbeginn Firma | Firma, bei der das Dienstverhältnis im Falle einer Zusage zu laufen beginnt. Dieses Feld wird automatisch mit der Firma des Jobs befüllt, wenn ein Onlinebewerber in das Echtsystem übernommen wird. Weiters kann mit dem PI Parameter "Vorschlag Firma Arbeitsbeginn" gesteuert werden, ob die Firma des Jobs auch beim Setzen eines Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" automatisch in dieses Feld übernommen wird. | ||||||||||||||||
Arbeitsbeginn | Voraussichtliches Beginndatum des neuen Dienstverhältnisses. Dieses wird in der Umstellung vom Bewerber zum Mitarbeiter automatisch im Feld "DV Beginn" vorgeschlagen. | ||||||||||||||||
Bewerbungsnotiz | Notizfeld auf der Bewerbung | ||||||||||||||||
Bewerbungsende | Datum, an dem diese Bewerbung abgeschlossen wurde. Wird benötigt für die Ermittlung der Kennzahl "Bewerbungsdurchlauf". | ||||||||||||||||
Geschäftl. Anrede | Hinterlegen Sie mit F4 eine geschäftliche Anrede. Dieses Feld ist für eine direkte geschäftliche Anrede gedacht, z. B. Sehr geehrte Frau ..., Sehr geehrter Herr ..., Sehr geehrte Damen und Herren etc. Anreden werden in diversen Korrespondenzen verwendet, unter anderem auch im Standardbrief im Zuge der Adressmakros. Anreden werden im Paket CRM unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Anreden verwaltet. | ||||||||||||||||
Anrede | Hinterlegen Sie mit F4 eine Anrede. Dieses Feld ist für die Anrede in einem Briefkopf gedacht, z. B. Firma, Herrn, Frau, Familie etc. Anreden werden in diversen Korrespondenzen verwendet, unter anderem auch im Standardbrief im Zuge der Adressmakros. Anreden werden im Paket CRM unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Anreden verwaltet. | ||||||||||||||||
Foto | Hinterlegen Sie hier das Foto der betreffenden Person, um es in diversen NTCS Programmteilen anzeigen zu lassen. Über  - F4 können Sie Fotos aus der Fotoverwaltung zuordnen. Hier gelangen Sie in die betreffende Fotoliste und können daraus das passende Foto auswählen.Über - F8 gelangen Sie nicht in die Liste der Fotos, sondern in den Datei-Explorer. Wenn Sie hier ein Foto auswählen, wird dies mit dem Dateinamen in der Fotoverwaltung abgespeichert und gleichzeitig im Feld "Foto" zugeordnet.Details über die Anwendungsmöglichkeiten von hier hinterlegten Fotos lesen Sie unter Fotoverwaltung. | ||||||||||||||||
Datenschutzkontrolle | In diesem Feld sehen Sie, ob diese Person über einen Eintrag in der Datenschutzkontrolle verfügt. Eine Person wird in der Datenschutzkontrolle geführt, sobald Sie diese ausscheiden lassen. Rechts neben dem Feld sehen Sie die automatisch berechnete Aufbewahrungsfrist dieser Person. Mit F8 können Sie den Eintrag der Datenschutzkontrolle direkt in den Personenstammdaten öffnen und das Fristdatum, Vorwarndatum bzw. auch das Lösch-Verfahren einstellen. Es besteht hier auch die Möglichkeit, einen neuen Eintrag zu erstellen, falls diese Person noch nicht in der Datenschutzkontrolle geführt wird. Hinweis
Detaillierte Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle, sowie in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Datenschutzkontrolle. | ||||||||||||||||
Änderungsdatum | Datum, an dem dieser Datensatz zuletzt geändert wurde. | ||||||||||||||||
Letzter User | Benutzer, der diesen Datensatz zuletzt bearbeitet hat. |
Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld 
-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.
Eine Liste aller Felder finden Sie hier:
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Bewerberstammblatt | Ermöglicht den Ausdruck des Bewerberstammblatts. |
 Bewerber anrufen | Öffnet das Telefonprotokoll zur Aufzeichnung von Gesprächsnotizen. Die erfassten Protokolle können im Kontaktjournal angesehen werden. |
 Routenplaner | Öffnet Google Maps im Browser und übergibt die Firmenadresse sowie die Adresse des Bewerbers zur Ermittlung der Route. |
 Aufgabe anlegen | Startet die Neuanlage einer Aufgabe zu dieser Bewerbung. |
 Kurzbeurteilung | Ermöglicht die Erfassung einer Kurzburteilung. Diese wird im Kontaktjournal angezeigt und kann am Bewerberstammblatt angedruckt werden. |
 Personalakt | Öffnet den Personalakt des Bewerbers. Dieser enthält alle archiverten Dokumente (z. B. Bewerbungsschreiben, Dienstzeugnisse usw.). |
 Kontaktjournal | Öffnet das Kontaktjournal des Bewerbers. Dieses beinhaltet Dokumente, Telefonate, Aufgaben, Fristen und Termine des Bewerbers. |
 Qualifikationen | Öffnet die Qualifikationen des Bewerbers. Diese können dort auch erfasst und angepasst werden. |
 Lebenslauf | Öffnet den Lebenslauf und zeigt die erfassten Karrierequalifikationen. |
 Bewerbungsdetails | Öffnet die Bewerbungsdetails. Diese enthalten den Vergleich der Qualifikationen zwischen Job und Bewerber, die Bewerbungshistorie (Zeitpunkt der Statusänderung), das Bewerbungsprotokoll sowie einen Überblick über die zusätzlichen Bewerbungen. |
 Onlinebewerbung | Öffnet die Liste der Onlinebewerbungen, die mit diesem Bewerber durch Übernahme ins Echtsystem verknüpft worden sind. |
 Termin erzeugen | Öffnet die Neuanlage eines Termins. Dieser Termin ist im Kontaktjournal des Bewerbers sowie im Terminkalender aufrufbar. |
 Bewerberdokumente weiterleiten | Öffnet die Auswahl der Dokumente des Bewerbers und übergibt die getroffene Auswahl inklusive Bewerberstammblatt in eine neue E-Mail. |
 E-Mail versenden | Öffnet eine neue E-Mail und übergibt die E-Mail-Adresse des Bewerbers als Empfänger. |
 Bewertung abgeben | Öffnet das Bewertungsfenster für diese Bewerbung und ermöglicht die Abgabe der eigenen Bewertung. |
 Alle Bewertungen ansehen | Öffnet die Liste der zu diesem Bewerber abgebenen Bewertungen. |
 Übersicht | Öffnet eine Übersicht in Form eines Diagramms mit der Verteilung der abgegebenen Bewertungen zu dieser Bewerbung |
 Chat | Öffnet die Neunlage eines Chats zu dieser Bewerbung oder öffnet den bereits vorhandenen Chat. |
Zusatzinformationen
Im Bereich der Zusatzinformationen können unter den einzelnen Reitern weitere bewerbungsspezifische Daten angesehen oder erfasst werden.
| Qualifikationen | Hier werden die Qualifikationen des Bewerbers ausgewiesen und können auch angepasst werden. |
| Personalakt | Hier werden alle archivierten Dokumente des Bewerbers angezeigt (z. B. Bewerbungsschreiben, Dienstzeugnisse usw.). |
| Kontaktjournal | Hier werden alle abgelegten Dokumente, Telefonate, Aufgaben, Fristen und Termine des Bewerbers angezeigt. |
| Zusätzliche Bewerbungen | Hier werden alle weiteren Bewerbungen dieses Bewerbers angezeigt. Im Bedarfsfall kann hier der Bewerbungsstatus verändert werden. |
| Lebenslauf | Hier werden die Informationen wie z. B. besuchte Schulen, Vordienstgeber oder diverse Ruhezeiten in Form von Karrierequalifikationen angezeigt. |
Bewerberdetails
Im Bereich "Bewerberdetails" werden interessante Informationen zum Bewerber schnell und übersichtlich angezeigt. Unter Weitere Funktionen 
→ Feldauswahl im rechten oberen Bereich können die angezeigten Felder angepasst werden.
→ Feldauswahl im rechten oberen Bereich können die angezeigten Felder angepasst werden.
Hinweis
 | In der Feldauswahl des Bereichs "Bewerberdetails" stehen neben Stammdatenfeldern auch Felder mit erweiterten Ansichtsmöglichkeiten zur Verfügung. Zu diesen gehören:
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