Um einen Ankauf anzulegen, starten Sie das Fenster Ankäufe und legen Sie mit der F5-Funktion einen neuen Ankauf an. Auch über das Fenster Ankaufserfassung ist es möglich, einen neuen Ankauf zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Themendokument Ankaufserstellung.

1.2. Warum kann das gewünschte Erfassungskennzeichen bei der Ankaufserfassung nicht ausgewählt oder eingegeben werden?

Bitte kontrollieren Sie folgende Punkte in den Erfassungskennzeichen des jeweiligen Bereichs:

Verkauf (Angebote, Aufträge): Paket WWS → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf
Einkauf (Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen, Produktionsaufträge): Paket WWS → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf

Sind Erfassungskennzeichen vorhanden?
Wenn nicht, importieren Sie die Erfassungskennzeichen (Standards importieren). Wie Sie diese importieren können, finden Sie in der Themenhilfe Erfassungskennzeichen.
Ist das gewünschte Erfassungskennzeichen vorhanden und aktiv?
In den Erfassungskennzeichen für Verkauf bzw. Erfassungskennzeichen für Einkauf ist im Feld "Status" ersichtlich, ob das Erfassungskennzeichen aktiv ist.

Falls das Erfassungskennzeichen inaktiv ist, kann der Status über die F6-Funktion bearbeitet werden. Nur aktive Kennzeichen können für die Anlage von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen und Produktionsaufträgen verwendet werden.

1.3. Kann ein Filter für die Einstiegsfelder im Fenster "Ankäufe" gespeichert werden?

Sollen bestimmte Werte bei jedem Neueinstieg ins Fenster automatisch vorgeschlagen werden, so kann die Funktion Einstiegswerte dafür verwendet werden. Diese Funktion können Sie über das 3-Punkte-Menü im rechten oberen Bereich aufrufen.

1.4. Kann je Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl gespeichert werden?

In den Parametern kann eingestellt werden, ob je Erfassungskennzeichen oder Erfassungsart eine eigene Feldauswahl gespeichert werden soll.

Dies kann sowohl für die Angebots- und Auftragserfassung als auch für die Anfragen-, Bestell- und Ankaufserfassung im Bereich der Kopfdaten und der Positionsdaten definiert werden.

Folgende Parameter sind dafür relevant:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Kopfdaten in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Positionen in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Zusätzlich kann je Erfassungskennzeichen der Speichername für eine individuelle Feldauswahl hinterlegt werden. Der Vorteil dabei ist, dass diese Feldauswahl auch bei mehreren Erfassungskennzeichen hinterlegt werden kann.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Die Einstellung wirkt sich in der Erfassung im Tabreiter "Kopfdaten" aus sowie in der Übersicht bei Einschränkung auf ein bestimmtes Erfassungskennzeichen im Einstiegsfeld.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis

Wird nicht für jedes Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl benötigt, gibt es alternativ die Möglichkeit, beim Speichern der Feldauswahl mit "Speichern unter" einen Speichernamen zu vergeben.

Dieser Speichername kann dann auf den jeweiligen Erfassungskennzeichen im Feld "Speichername" zugeordnet werden und wird statt der Standardfeldauswahl verwendet. Somit ist es möglich, die gleiche Feldauswahl für mehrere Erfassungskennzeichen zu hinterlegen.

Wird beim Speichern kein Speichername vergeben, wird die Feldauswahl unter "Standard" gesichert.

1.5. Können Erfassungsnummern manuell vergeben werden?

Erfassungsnummern können nicht manuell vergeben werden. Die Nummern werden laut Definition in der Nummernkreisverwaltung vorgeschlagen.

1.6. Wie kann ein Ankauf gelöscht werden?

Das Löschen von Ankäufen ist über die F7-Funktion (Löschen) möglich.
Im Fenstermenü ist das Löschen als Papierkorb dargestellt.

Gründe, warum das Löschen von Ankäufen nicht möglich ist, finden Sie in der folgenden FAQ: Warum kann ein Ankauf nicht gelöscht werden?

1.7. Warum kann ein Ankauf nicht gelöscht werden?

Ankäufe, die bereits gedruckt worden sind, können nicht gelöscht werden. Ob ein Ankauf bereits gedruckt worden ist, ist im Druck-Kennzeichen ersichtlich.
Es können keine Ankäufe gelöscht werden, deren Fertig-Kennzeichen "manuell fertig" oder "automatisch fertig" ist.

Weitere Informationen zur manuellen Fertigmeldung von Ankäufen finden Sie in folgender FAQ: Wie kann ein Ankauf manuell fertiggemeldet werden?

1.8. Wie kann ein Ankauf manuell fertiggemeldet werden?

Wird ein Datensatz (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung, Ankauf) nicht mehr benötigt, empfehlen wir, diesen manuell fertigzumelden. Somit ist nachvollziehbar, was mit dem Datensatz passiert ist.

Im Fenstermenü unter "Funktionen" finden Sie die Funktion "Fertigmelden". Wird diese Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung durchführen wollen?". Wird diese mit "Fertigmelden" bestätigt, wird der Datensatz manuell fertiggemeldet und erhält das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") "m - manuell fertig".

Durch Multiselect kann die manuelle Fertigmeldung für mehrere Datensätze gleichzeitig erfolgen. Siehe dazu die FAQ Wie markiert man mehrere Datensätze?

Ist ein Datensatz manuell fertiggemeldet worden, kann diese Fertigmeldung mit der Funktion "Fertigmeldung aufheben" aufgehoben und der Datensatz wieder bearbeitet und weiter verwendet werden.

Wird die Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung aufheben wollen?". Wird diese mit "Fertigmeldung aufheben" bestätigt, wird das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") wieder entfernt.

Zusätzlich haben Sie in der Abfrage die Möglichkeit, über die Checkbox "Nur Kopfdaten" zu definieren, dass die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben wird. Die Positionen bleiben manuell fertiggemeldet.

Die Fertigmeldung kann auch für einzelne oder mehrere Positionen durchgeführt werden, indem die Positionen markiert und die Funktion im Bereich "Positionen" ausgeführt wird.

Wird die letzte offene Position manuell fertiggemeldet, lässt sich in der Abfrage auswählen, dass gleichzeitig die Kopfdaten fertiggemeldet werden.

Hinweis

Einen Datensatz zu löschen, empfiehlt sich generell nicht, da es zu Lücken in den Erfassungsnummern kommen kann und dies bei einer Wirtschaftsprüfung Fragen aufwerfen könnte.

Ist abseits der Erfassung bereits eine Aktion vorgenommen worden (z. B. Ausdruck eines Angebots, einer AB etc.), lässt sich der Datensatz nicht mehr löschen und kann nur als gelöscht gekennzeichnet werden.

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1.9. Wie werden die Konten im Ankauf ermittelt?

Die Konten werden laut Kontentabelle, die am Artikel hinterlegt ist, ermittelt.

Je nach Einstellung des folgenden Parameters werden die Konten für den Einkauf aus den Bestands- oder Aufwandskonten ermittelt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Kontenermittlung

Definition, ob für die Kontenermittlung ein Bestands- oder Aufwandskonto ermittelt werden soll.

1 - WES: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Wareneinsatz" in den Kontentabellen.

2 - Einkauf: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Einkauf".

1.10. Können die Felder im Summenblock unterschiedlich eingestellt bzw. berechtigt werden?

Welche Felder im Summenblock angezeigt werden, kann über die Feldauswahl definiert werden.

Sollen nicht alle Felder für jeden User ersichtlich sein, empfiehlt es sich, die Feldauswahl für Layoutgruppen zu speichern. Um zu verhindern, dass die Feldauswahl von allen Usern bearbeitet und gespeichert werden kann, sind die entsprechenden Berechtigungen für die Feldauswahl zu sperren.

1.11. Warum wird beim Einstieg in die Ankäufe immer ein Erfassungskennzeichen vorgeschlagen?

In den Einstiegsfeldern können die Feldwerte gespeichert werden. Ist der Feldwert für das Erfassungskennzeichen gespeichert worden, wird immer jenes hinterlegt, das zuletzt ausgewählt worden ist.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über folgenden Parameter den User zu definieren, der "global" die Feldwerte für die Einstiegsfelder speichern kann.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem

Benutzer für Standardeinstellungen

Einstellungen, die dieser Benutzer speichert, werden als Standardeinstellungen für alle Benutzer gespeichert. Bestehende benutzerbezogene Einstellungen werden dadurch nicht gelöscht.

1.12. Wie können Projekte nur aus der Firma der Ankaufserfassung ausgewählt werden?

Über folgenden Parameter kann definiert werden, dass Projekte nur aus der Firma gewählt werden dürfen, für welche die Bestellung erfasst wird.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Projektauswahl nur aus Bestellfirma

Definition, ob auf Anfragen-, Bestell-, Ankauf- und Produktionskopf und -position nur Projekte der aktuellen Firma oder Projekte der gesamten Firmengruppe eingegeben werden dürfen.

Hinweis

Dieser Parameter hat nur dann eine Auswirkung, wenn der CRM Parameter "Projekterfassung unter Hauptfirma" auf "Nein" steht. Der Parameter ist zu finden im Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein.

Achtung: Bei firmenbezogener Einstellung des CRM Parameters muss die Firmengruppennummer gewählt werden.

Dieser Parameter sollte unbedingt aktiviert werden, wenn es sich um eine Firmengruppe mit dezentraler Projektverwaltung handelt.

1.13. Wozu dient ein Erlös- und Aufwandskennzeichen und wo kann es hinterlegt werden?

Erlös- und Aufwandskennzeichen können in den Kontentabellen hinterlegt werden. So besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlös-, Bestands- oder Aufwandskonten für unterschiedliche Geschäftsfälle zu hinterlegen.

Ein Erlös- und Aufwandskennzeichen kann u. a. am Erfassungskennzeichen, in den Kopfdaten (z. B. Auftrag, Bestellung etc.) oder direkt am Kunden/Lieferanten hinterlegt werden. Bei der Hinterlegung in Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können die Erlöskennzeichen nicht in den Kundenstammdaten hinterlegt werden. Siehe dazu die FAQ Wie können unterschiedliche Erlöskennzeichen für den gleichen Kunden, aber in unterschiedlichen operativen Unterfirmen hinterlegt werden?

Die Reihenfolge für die Ermittlung der Erlös- und Aufwandskennzeichen wird über folgende Parameter eingestellt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Ermittlung Aufwandkennzeichen

Definition, ob bei der Anfragen-/Bestellerfassung die Ermittlung des Aufwandskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Aufwandskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Aufwandskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Ermittlung Erlöskennzeichen

Definition, ob bei der Angebots-/Auftragserfassung die Ermittlung des Erlöskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Erlöskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Erlöskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen.
In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Hinweis

Definition "Rechnungsempfänger/Kunde/Erfassungskennzeichen": Hätte in diesem Fall nur der Lieferempfänger ein Erlöskennzeichen hinterlegt, wird für den Auftrag "kein" Erlöskennzeichen ermittelt.

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1.14. Es wird ein falscher Preis und eine falsche Steuer ermittelt, woran kann das liegen?

Es kann mehrere Gründe haben, warum eine falsche Steuer oder ein falscher Preis ermittelt worden ist. Einige der Gründe sind:

Die Einstellungen am Kunden/Lieferanten sind falsch (z. B. falsches Land, keine UID hinterlegt etc.).
Die Einstellungen der Konten sind falsch (Steuerprozentsätze und Steuercodes werden in der WWS vom Konto in der Fibu übernommen).
Die Einstellungen der Kontentabellen sind falsch (falsche Konten, Steuern oder Steuercodes hinterlegt).
Die Preise in den Preistabellen sind ab einem späteren Datum gültig als das Erfassungsdatum.
Es wurden in den Kopfdaten Daten (z. B. Lieferempfänger, Erfassungsdatum etc.) geändert und die Abfrage nach der Neuermittlung von Konten oder Preisen wurde mit "Nein" bestätigt.

1.15. Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Ankauf?

Unter Einkauf versteht man die Beschaffung von Waren (Handelswaren, Produktionswaren, Betriebsmittel etc.) und Dienstleistungen.

Auch über den Ankauf wird Ware beschafft. Im Gegensatz zum Einkauf handelt es sich dabei jedoch meist um Produkte aus der Landwirtschaft (Getreide, Obst, Gemüse, Kräuter etc.). Da während der Anlieferung dieser Waren ein Mengenverlust (z. B. durch Austrocknung, Wind etc.) bzw. Qualitätsverlust stattfinden kann, werden sowohl Menge als auch Qualität erst nach der Anlieferung bestätigt.

Es wird nach Anlieferung eine Ankaufsrechnung erstellt, die einer Eingangsrechnung eines Lieferanten gleichzusetzen ist.

Einerseits werden Mengen- und Qualitätsverluste der Ware bei der Ankaufsrechnung berücksichtigt und abgezogen, andererseits handelt es sich oftmals um Lieferanten, die keine Möglichkeit haben, Rechnungen auszustellen.

Weitere Informationen zum Thema Ankauf finden Sie hier: Ankaufserstellung

Weitere Informationen zum Thema Einkauf finden Sie hier: Bestellanlage

1.16. Kann ein Ankauf kopiert werden?

Es ist jederzeit möglich, bestehende Angebote, Aufträge, Anfragen, Bestellungen, Ankäufe oder Produktionsaufträge zu kopieren bzw. zu duplizieren.

In folgenden Fensterhilfen finden Sie dazu weitere Informationen:

1.17. Wie markiert man mehrere Datensätze in den Ankäufen?

Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.

1.18. Gibt es eine einfache Möglichkeit, Informationen oder Aufgaben zu einem Ankauf intern weiterzugeben?

Um intern Nachrichten zu Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen weiterleiten zu können, steht Ihnen die Funktion Chats in den jeweiligen Fenstern zur Verfügung.

Erzeugen Sie einen neuen Chat an einen Kollegen/eine Kollegin, um wichtige Informationen oder Aufgaben weitergeben zu können.

Im Chat selbst werden automatisch das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer als Betreff angeführt.

Zusätzlich kann in der Feldauswahl der jeweiligen Übersichten das Feld "Chat" eingeblendet werden, anhand dessen direkt ersichtlich ist, ob es zum Datensatz einen Chat gibt.

Eine weitere Möglichkeit sind die WWS Aufgabenaktionen, die ebenfalls in allen Erfassungen verwendet werden können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe WWS Aufgabenaktion.

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2. Kopfdaten

2.1. Wie kann bei einem Diverslieferanten die Adresseingabe aktiviert werden?

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Eingabe Adresse bei Divers-Lieferanten

Definition, ob bei Diverslieferanten die Adresseingabe geöffnet werden soll.

0 - Nein

1 - Ja: Es kommt nach Eingabe des Diverslieferanten ein Adresseingabefenster. Die eingegebene Adresse wird auf die Lieferantenadresse übernommen.

Achtung: Der CRM Parameter unter Allgemein → "Erfassen Adressen" muss dafür auf "Je Adressart mehrere Adressen" stehen.

2.2. Wie kann ein Lieferant im Ankauf im Nachhinein geändert werden?

In der Anfragenerfassung, Bestellerfassung und der Ankaufserfassung kann im Reiter der Kopfdaten der Lieferant so lange geändert werden, bis die ersten Positionen erfasst worden sind.

Gibt es bereits Positionen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Lieferanten im Nachhinein zu ändern:

Löschen Sie die Positionen, ändern Sie den Lieferanten und legen Sie die Positionen neu an.
Sie können die Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung kopieren (siehe auch Kopieren Anfragen, Kopieren Bestellungen, Kopieren Ankäufe) und danach beim Einfügen den richtigen Lieferanten auswählen.

2.3. Was ist der Unterschied zwischen F4 und F8 bei der Auswahl von Kopftext und Fußtext in der Erfassung?

Mit der F4-Funktion öffnet sich das Auswahlfenster der Textbausteine, in dem das Ändern, Löschen oder Auswählen von Textbausteinen möglich ist. Bei der Auswahl kann entweder ein Textbaustein oder über Multiselect können mehrere bereits gespeicherte Textbausteine gewählt werden. Bei Multiselect werden diese dann in der Reihenfolge der Listung übernommen. Durch den mehrmaligen Aufruf der F4-Funktion können einzelne Textbausteine in der gewünschten Reihenfolge gewählt und aneinandergereiht werden.

Mit der F8-Funktion wird der Text nur für diesen Datensatz erfasst oder es wird der zuvor mit F4 ausgewählte Datensatz geändert und nicht in den Textbausteinen gespeichert.

2.4. Wie kann mit Aufwandsabgrenzung bei Ankäufen gearbeitet werden?

Im Ankauf können Aufwände in der Fibu monateweise bzw. tageweise automatisch abgegrenzt werden. Die Einstellungen sind gleich wie im Verkauf bei der Erlösabgrenzung. Der Ankauf unterscheidet sich nur in der Feldbezeichnung, nämlich "Aufwandsabgrenzung" am Erfassungskennzeichen und in den Auftragskopfdaten.

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3. Positionen

3.1. Wie kann man einzelne Positionen eines Ankaufs in einen anderen kopieren?

Um Positionen eines Ankaufs zu kopieren und in einen anderen einzufügen, markieren Sie die gewünschten Positionen und führen Sie die Funktion "Positionen kopieren" aus. Danach markieren Sie jenen Ankauf, in welchen die Positionen kopiert werden sollen, und führen nun die Funktion Positionen einfügen aus.

Die Funktionen finden Sie im Bereich Positionen → Fenstermenü → Funktionen → Positionen kopieren/Positionen einfügen.

3.2. Können mehrere Positionen in einem Ankauf gruppiert werden?

Ja, mit Erfassungsgruppen können die Ankaufspositionen gruppiert und so auch auf Ankaufsbestätigung, -lieferschein und -rechnung gedruckt werden.

3.3. Kann eine Erfassungsgruppe kopiert oder dupliziert werden?

Erfassungsgruppen können nicht kopiert oder dupliziert werden.

3.4. Wie funktioniert die Erfassung von Vortext und Nachtext in der Position?

Um für eine Position manuell den Vortext oder Nachtext zu erfassen, öffnen Sie in der Position mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort die Funktion "Texte" und die jeweils gewünschte Textart. Dieser Text wird nicht in den Textbausteinen gespeichert und ist nur für diese Position gültig. Er ist in der Position im Feld "Vortext (Plaintext)" oder "Nachtext (Plaintext)" ersichtlich.

Es ist auch möglich, den Vortext oder Nachtext aus den bestehenden Textbausteinen zu wählen.
Dafür verwenden Sie die F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt". Die F8-Funktion verhält sich wie die manuelle Erfassung von Vortext und Nachtext.

Mehr zum Thema Textbausteine finden Sie unter Textbausteine.

3.5. Warum stehen bei der Suche für Vortext und Nachtext statt den Vortexten und Nachtexten die Positionstexte zur Auswahl?

Ob bei der F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt" in der Position der Vortext, Nachtext oder Positionstext vorgeschlagen wird, ist über den folgenden Parameter geregelt:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Verwaltung von Texten → Verwendung von Vor-/Nachtext oder Positionstext

Die vorgeschlagene Textart kann im Auswahlfenster über die Combobox im Feld "Textart" geändert werden.

3.6. Können gelöschte Ankaufspositionen wiederhergestellt werden?

Die Wiederherstellung von gelöschten Positionen ist nicht mehr möglich.

4. Ankaufsbestätigung

4.1. Wie druckt man eine Ankaufsbestätigung aus?

Die Ankaufsbestätigung kann entweder direkt in der Ankaufserfassung oder im Fenster Ankäufe gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

4.2. Muss eine Ankaufsbestätigung gedruckt werden?

Nein, eine Ankaufsbestätigung muss nicht gedruckt werden. Alle weiteren Abläufe (z. B. Ankaufslieferschein etc.) können auch ohne Ausdruck erfolgen.

4.3. Kann eine Ankaufsbestätigung noch einmal im Original gedruckt werden?

Ist eine Ankaufsbestätigung im Original gedruckt worden, wird das AB-Kennzeichen auf "gedruckt" umgestellt. Dadurch kann nur noch ein Nachdruck der Ankaufsbestätigung erfolgen.

Ist es notwendig, die Ankaufsbestätigung noch einmal im Original zu drucken (z. B. E-Mail wurde nicht versendet etc.), kann mit der Funktion AB-Kennzeichen zurücksetzen das Kennzeichen zurückgesetzt werden. Danach ist ein weiterer Originalausdruck der Ankaufsbestätigung möglich.

4.4. Können einem Ankauf mehrere Dokumente zugeordnet werden, die beim Ausdruck per E-Mail mitgesendet werden?

Werden einem Angebot/Auftrag bzw. einer Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung Dokumente zugeordnet, die per E-Mail mitgeschickt werden sollen, wird dies am Ausdrucksmodell definiert. Hier kann über das Feld "ges. E-Mail" eingestellt werden, ob alle Dokumente einzeln, gesammelt als ein Dokument oder das Angebot etc. als Hauptdokument und die zugeordneten Dokumente als Zusatzdokument in der E-Mail als Anhang eingefügt werden sollen.

Fügen Sie weitere Dokumente hinzu, die nicht angefügt werden sollen und lediglich für den internen Gebrauch gedacht sind, können Sie direkt in den zugeordneten Dokumenten mit F6 die Einstellungen des Dokuments ändern und das Feld "Markiert für Ausdruck" auf "Nein" stellen.

4.5. Kann zu mehreren Ankäufen gemeinsam eine Ankaufsbestätigung erstellt werden?

Ja, mit der Funktion Ankaufsbestätigungen im Fenster Ankäufe (Fenstermenü → Ausdruck → Ankaufsbestätigungen) können zu mehreren Ankäufen Ankaufsbestätigungen (Einzelausdruck) oder auch eine gesammelte Ankaufsbestätigung (Sammelausdruck) erstellt werden.

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5. Preise

5.1. Im Ankauf wird ein falscher Einkaufspreis ermittelt, was kann kontrolliert werden?

Wenn Preise nicht oder falsch ermittelt werden, liegt es meist daran, dass das Erfassungsdatum in den Kopfdaten abweichend vom "Gültig ab"-Datum der Einträge in den Preistabellen ist.

Damit die Preise richtig ermittelt werden, überprüfen Sie die Einträge in den Preistabellen und ändern Sie ggf. das Erfassungsdatum in den Kopfdaten ab, damit die Preise noch einmal neu ermittelt werden können.

Zusätzlich kann über die Felder "EK-PreisInfoKz", "EK-PreisInfo-Text" und "RabattInfoKz" auf der Position überprüft werden, woher die Preise/Rabatte ermittelt werden.

EK-PreisInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Preis manuell erfasst oder von einer Preistabelle ermittelt worden ist.
EK-PreisInfo-Text	In diesem Feld werden sämtliche Informationen zum Preis in Textform angezeigt (z. B. Preistabelle; Firma, in welcher der Preis angelegt ist; welcher User die Position angelegt hat ...). Mit Doppelklick auf das Feld wird die gewünschte Information in einem eigenen Fenster angezeigt.
RabattInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Rabatt manuell erfasst oder von einer Rabatttabelle ermittelt worden ist.

5.2. Wie können Preise und Rabatte eines Ankaufs in die Preis- und Rabatttabellen übernommen werden?

Mit der Funktion EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen können die Preise und Rabatte des Ankaufs in die Preis- und Rabatttabellen übernommen werden. Markieren Sie den gewünschten Ankauf bzw. die Ankaufsposition(en) und führen Sie die Funktion aus.

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6. Warenannahme

6.1. Muss zu einem Ankauf eine Warenannahme vorgenommen werden?

Ob zu einem Ankauf eine Warenannahme erfolgen muss oder nicht, hängt von der Erfassungsart des gewählten Erfassungskennzeichens ab. Bei der Erfassungsart "Ankauf (nur Rechnung)" erfolgt generell keine Warenannahme, da hier auch keine Lagerbuchungen erfolgen.

Bei allen anderen Erfassungsarten ist eine Warenannahme notwendig, um die weiteren Abläufe vornehmen zu können.

Im Ankauf kann zwischen einer manuellen und automatischen Warenannahme gewählt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

6.2. Warum gibt es in der Warenannahmeübersicht Lieferscheine zu Ankäufen, obwohl dazu nie eine Warenannahme erstellt worden ist?

Bei gewissen Erfassungsarten im Ankauf ist eine Warenannahme Voraussetzung dafür, dass die weiteren Abläufe (z. B. Lagerbuchung, Ankaufslieferschein, Ankaufsrechnung) vorgenommen werden können.

Auch wenn mit der automatischen Warenannahme gearbeitet wird, wird im Hintergrund ein Lieferschein in der Warenannahme erzeugt, mit welchem die Ware auf Lager gebucht wird.

6.3. Warum kann der Wareneingang zu einem Ankauf nicht in der ER-Kontrolle zugeordnet werden?

Im Gegensatz zum Einkauf wird im Ankauf zwar ebenfalls Ware angeliefert, allerdings stellt der Lieferant keine Eingangsrechnung aus. Diesen Part übernehmen wir mit der Ankaufsrechnung selbst.

Damit ein Wareneingang zum Ankauf nicht unabsichtlich einer Eingangsrechnung zugeordnet werden kann, wird automatisch – beim Verbuchen der Warenannahme – die ER-Sperre gesetzt.

6.4. Kann ein Ankauf überliefert werden?

Ob ein Ankauf überliefert werden darf oder nicht, wird mittels Parameter (Überlieferung erlaubt) definiert.

Kommt es regelmäßig vor, dass überliefert wird, muss mit der manuellen Warenannahme gearbeitet werden, da nur so eine Überlieferung erfasst werden kann.

6.5. Der Ankauf wird nicht vollständig angeliefert, wie kann dieser fertiggemeldet werden?

Die Fertigmeldung des Ankaufs kann über unterschiedliche Wege erfolgen.

Wird mit der manuellen Warenannahme gearbeitet und ist bereits bei der Warenannahme bekannt, dass die offene Restmenge nicht mehr geliefert wird, kann direkt im Fenster Warenannahme → Fenstermenü → Funktionen → "Fertigmelden" die offene Menge fertiggemeldet werden.

Wird mit der automatischen Warenannahme gearbeitet, können auch die Ankäufe selbst manuell fertiggemeldet werden.

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7. Ankaufslieferschein

7.1. Wie kann ich einen Lieferschein an einen Lieferanten erstellen?

Über Ankäufe können Lieferscheine an Lieferanten erstellt werden. Der Ankauf wird für die Anlieferung von Waren und das Ausstellen von Lieferscheinen (= Ankaufslieferscheine) und Rechnungen (= Ankaufsrechnungen) zum Lieferanten eingesetzt.

Der Ankaufslieferschein kann für Ankäufe mit der Erfassungsart "Ankauf (mit Lieferung und Rechnung)" erstellt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

7.2. Warum kann im Fenster Ankäufe kein Ankaufslieferschein erstellt werden?

Wird mit der manuellen Warenannahme gearbeitet, kann der Ankaufslieferschein nur in der Warenannahme oder Warenannahmeübersicht erstellt werden.

7.3. Wie kann ein Ankaufslieferschein storniert werden?

Um einen Ankaufslieferschein zu stornieren, starten Sie den Ausdruck des Lieferscheins im Fenster Ankäufe.

Es öffnet sich der Druckdialog, in welchem bei der Druckart "Storno-Ausdruck" gewählt wird.

Weitere Informationen zu den Abläufen beim Storno finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

7.4. Wie kann ein Ankaufslieferschein verbucht werden?

Ist ein Ankaufslieferschein nicht automatisch verbucht worden, kann dies über die Funktion Verbuchen in der Warenannahmeübersicht erfolgen.

Grundsätzlich empehlen wir die automatische Verbuchung der Ankaufslieferscheine, welche mittels Parameter (Automatische Verbuchung nach Ausdruck) aktiviert wird.

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7.5. Kann ein Ankaufslieferschein automatisch verbucht werden?

Mittels Parameter (Automatische Verbuchung nach Ausdruck) wird definiert, ob ein Ankaufslieferschein automatisch verbucht wird. Im Standard ist die automatische Verbuchtung aktiviert.

7.6. Kann ein Ankaufslieferschein automatisch gedruckt werden?

Wird mit der manuellen Warenannahme gearbeitet, kann über Parameter (Autom. Lieferscheinausdruck) definiert werden, dass der Ankaufslieferschein (bei der Erfassungsart "Ankauf (mit Lieferung und Rechnung)") automatisch gedruckt wird.

7.7. Muss ein Ankaufslieferschein erstellt werden?

Bei der Erfassungsart "Ankauf (mit Lieferung und Rechnung)" ist es zwingend erforderlich, dass ein Ankaufslieferschein erstellt wird. Erst nachdem der Ankaufslieferschein erstellt und verbucht worden ist, kann eine Ankaufsrechnung erstellt werden.

Hinweis

Ist für Ihre Abläufe ein Ankaufslieferschein nicht erforderlich, es soll jedoch eine Lagerbuchung erzeugt werden, empfehlen wir die Verwendung der Erfassungsart "Ankauf (mit internem Lieferschein)". Hier wird eine Lagerbuchung mit dem Erstellen und Verbuchen der Ankaufsrechnung erzeugt.

7.8. Warum kann ein Ankaufslieferschein nicht storniert werden?

Wenn ein Ankaufslieferschein nicht storniert werden kann, liegt es entweder daran, dass dieser noch nicht verbucht worden ist oder bereits eine Ankaufsrechnung zum Lieferschein existiert.

Es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung "Fehler bei der Wareneingansstornierung! Wareneingang... Der Ankaufslieferschein kann nicht storniert werden, da noch eine nicht stornierte Ankaufsrechnung existiert."

"Der Wareneingang wurde noch nicht verbucht und kann daher nicht storniert werden!"

Erst wenn der Lieferschein verbucht bzw. die Ankaufsrechnung storniert worden ist, kann auch das Storno des Ankaufslieferscheins erfolgen.

Hinweis

Wird durch das Storno des Lieferscheins die vorhandene Lagermenge unterschritten, da z. B. die Ware bereits wieder vom Lager abgebucht worden ist, ist ein Storno im Standard ebenfalls nicht möglich.

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8. Ankaufsrechnung

8.1. Wie kann ich eine Rechnung an einen Lieferanten erstellen?

Über Ankäufe können Rechnungen an Lieferanten erstellt werden. Der Ankauf wird für die Anlieferung von Waren und das Ausstellen von Rechnungen (= Ankaufsrechnungen) zum Lieferanten eingesetzt.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

8.2. Die Ankaufsrechnung kann nicht gebucht werden, was kann ich tun?

Kann eine Ankaufsrechnung nicht in die Fibu gebucht werden, erscheint eine Hinweismeldung, in der angegeben ist, aus welchem Grund diese nicht verbucht werden kann.

Häufig liegt es daran, dass z. B. die notwendigen Sach- oder Personenkonten im jeweiligen Fibu-Jahr nicht vorhanden sind. Werden diese in der Fibu übernommen, kann die Verbuchung noch einmal z. B. im Fenster Ankaufsrechnungen angestoßen werden.

Sollten sämtliche fehlenden Daten ergänzt bzw. übernommen worden sein, melden Sie sich bitte in der Hotline für die weitere Abklärung.

8.3. Kann eine Ankaufsrechnung automatisch verbucht werden?

Mittels Parameter (Automatische Verbuchung nach Ausdruck) kann definiert werden, dass eine Ankaufsrechnung automatisch verbucht wird. Im Standard ist die automatische Verbuchung aktiviert.

8.4. Kann für eine Ankaufsrechnung ein anderes Buchungssymbol anstatt "ER" verwendet werden?

Ja, am Erfassungskennzeichen für Einkauf kann ein abweichendes Buchungssymbol hinterlegt werden. Mit der F4-Funktion kann beim Feld "Buchungssymbol" aus den Buchungssymbolen ausgewählt werden.

8.5. Kann eine Ankaufsrechnung automatisch gedruckt werden?

Wird mit der manuellen Warenannahme gearbeitet, kann über Parameter (Autom. Rechnungsdruck) definiert werden, dass die Ankaufsrechnung (bei der Erfassungsart "Ankauf (mit internem Lieferschein)") automatisch gedruckt wird.

8.6. Muss eine Ankaufsrechnung erstellt werden?

Damit der Ankauf abgeschlossen und somit "fertig" ist, muss eine Ankaufsrechnung erstellt werden. Erst nach der Erstellung und Verbuchung der Ankaufsrechnung ist der Ankauf "automatisch fertig".

Soll zu einem Ankauf keine Ankaufsrechnung erstellt werden, da z. B. mit dem Lieferanten eine kostenlose Lieferung vereinbart worden ist, kann der Ankauf manuell fertiggemeldet werden.

8.7. Wie kann eine Ankaufsrechnung storniert werden?

Eine Ankaufsrechnung kann im Fenster Ankaufsrechnungen oder Ankäufe über das Fenstermenü → Ausdruck → Ankaufsrechnung storniert werden.

Es öffnet sich der Ausdrucksdialog, in welchem bei der Druckart "Storno-Ausdruck" gewählt werden kann.

Weitere Informationen zu den Abläufen beim Storno finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

8.8. Wie kann eine Korrektur (Gutschrift) zu einer Ankaufsrechnung erstellt werden?

Um eine Korrektur zu einer vorhandenen Ankaufsrechnung zu erstellen, erfassen Sie einen neuen Ankauf und hier negative Mengen zu den jeweiligen Artikeln.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.

8.9. Warum kann eine Ankaufsrechnung nicht storniert werden?

Eine Ankaufsrechnung kann nur dann storniert werden, wenn diese bereits verbucht worden ist. Ist die Rechnung noch nicht verbucht worden, erscheint die Hinweismeldung "Die Ankaufsrechnung kann nicht storniert werden, da sie noch nicht verbucht wurde!".

Sobald die Rechnung verbucht worden ist, kann das Storno durchgeführt werden.

8.10. Können mehrere Rechnungen zu unterschiedlichen Ankäufen gemeinsam erstellt werden?

Ja, mit dem Rechnungslauf haben Sie die Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu erstellen.

8.11. Warum kann ich keinen Kontrollausdruck (Vorschau) erstellen?

Bei der Erfassungsart "Ankauf (mit internem Lieferschein)" ist aus systemtechnischen Abläufen ein Kontrollausdruck (Vorschau) nicht möglich. Für diese Erfassungsart ist nur ein Orignalausdruck oder Kontrollausdruck (Nachdruck) möglich.

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9. Spezialthemen

9.1. Was versteht man unter Ankaufsfreigabe?

Soll ein Ankauf z. B. von einer höheren Instanz vor den weiteren Abläufen noch einmal geprüft werden, kann mit der Ankaufsfreigabe gearbeitet werden.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, um die organisatorischen Abläufe im Unternehmen zu unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Ankaufserstellung

Siehe auch:

FAQ Ankaufserstellung