Feldauswahl Kundeneinstellungen Stammdaten: Standardfelder
Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, die im Auslieferungsstandard in den Kundeneinstellungen am Reiter Stammdaten eingeblendet sind:
Leistungsumfang | In diesem Feld kann man für den Kunden (oder für den Mitarbeiter) einen vom Standard abweichenden Leistungsumfang hinterlegen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Das Feld spielt bei der Steuerung der für den Kunden "erlaubten" Tätigkeiten eine wichtige Rolle: Soll für einen Kunden nur die Erfassung von Tätigkeiten bestimmter Tätigkeitsgruppen möglich sein, muss der entsprechende Leistungsumfang im Kundenstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung ist alternativ auch in den Kundeneinstellungen möglich und wird mit dem Kundenstamm gegenseitig abgeglichen. Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung. | ||||||||||||||||
Rechnungssperre | Mit diesem Feld wird eine Variante der Rechnungssperre für diesen Kunden aktiviert. Je nach Ausprägung des LEA Parameters Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1) kann mit diesem Feld entschieden werden, ob für den Kunden verhindert werden soll, dass Honorarnoten aufbereitet werden und/oder mit Rechungsnummer gedruckt werden können. Dieses Feld können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Hilfedokumentation LEA Rechnungssperre. Besonderheiten dieses Feldes im Paket LEA - Honorarnoten Direkt in der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte über das Symbol "Häckchen"  an, dass für diesen Rechnungsempfänger eine Rechnungssperre existiert. Das Symbol wird dann sichtbar, sobald das Feld Sperrgrund den Grund für die aktivierte Rechnungssperre anzeigt. Sobald das Symbol sichtbar ist, kann die Rechnung weder angesehen noch gedruckt werden. Der Anwender erhält an diesen Stellen entsprechende Hinweismeldungen.Voraussetzung ist hier ebenfalls die Aktivierung der gewünschten LEA Parameter zur Rechnungssperre. Zu den möglichen Ursachen beachten Sie bitte das Kapitel Mögliche Ursachen der Rechnungssperre. Das Feld ist an dieser Stelle manuell nicht abänderbar, die Rechnungssperre muss über die dafür vorgesehenen Programmfunktionen behandelt werden (siehe Kapitel Rechnungssperre aufheben). | ||||||||||||||||
Zahlungsart | In diesem Feld können Sie der Person eine Zahlungsart zuweisen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld wird die gewünschte Zahlungsart für den Rechnungsempfänger hinterlegt. Das Feld können Sie im Kundenstamm, aber auch in den Kundeneinstellungen warten – die eingetragene Zahlungsart wird wechselweise aktuell gehalten. Bleibt das Feld leer, wird als Rückfallebene die Standardzahlungsart lt. LEA Parameter Standard-Zahlungsart für die Honorarnoten des Rechnungsempfängers herangezogen. Das Feld Zahlungsart kann aber auch noch direkt für einzelne Honorarnoten bei der jeweiligen Honorarposition im Fenster Honorarnoten übersteuert werden. | ||||||||||||||||
Rechnungsempfänger | Für Honorarnoten kann im Feld "Rechnungsempfänger (LEA)" jener Kunde ausgewählt werden, der für diesen Kunden als Rechnungsempfänger auftreten soll. Leistungen des Kunden werden somit unter einem anderen Kunden verrechnet (siehe auch Themendokumentation Rechnungsempfänger (Stille Zugehörigkeit). Der Rechnungsempfänger der LEA wird zum Zeitpunkt der Autorisierung in der Leistungserfassung auf den Leistungsdatensatz geschrieben. Idealerweise sollte dieser zu diesem Zeitpunkt daher schon korrekt am betreffenden Kunden hinterlegt sein. Das Feld "Rechnungsempfänger (LEA)" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Möchten Sie die Leistungen an den Kunden von den Leistungen an den Rechnungsempfänger trennen (also jeweils in einer eigenen Honorarnote abrechnen), können Sie für den Kunden das Feld Eigene Rechnung aktivieren. | ||||||||||||||||
Eigene Rechnung | Mit dem Feld "Eigene Rechnung" kennzeichnen Sie Kunden, deren Leistungen in einer eigenen Honorarnote abgerechnet werden sollen. Zum Zeitpunkt der Aufbereitung der Honorarnoten wird diese Einstellung überprüft. Die Leistungen eines solcherart gekennzeichneten Kunden wird auf eine separate Honorarnote übernommen. Leistungen an einen Kunden werden automatisch in einer (eigenen) Honorarnote abgerechnet, wenn der Kunde und der Rechnungsempfänger dieselbe Person ist. Entspricht der Kunde nicht dem Rechnungsempfänger, werden die Leistungen an den Kunden und eventuelle Leistungen an den Rechnungsempfänger in einer einzigen, gemeinsamen Honorarnote abgerechnet. Wenn das nicht der Fall sein soll, können Sie dieses Feld nutzen, indem Sie das Feld beim Kunden aktivieren. Es werden somit in diesem Fall zwei Honorarnoten ausgestellt: Eine Honorarnoten mit den Leistungen an den Kunden, ausgestellt an den Rechnungsempfänger und eine zweite Honorarnote mit den Leistungen an den Rechnungsempfänger, ebenfalls ausgestellt an den Rechnungsempfänger. Sie können damit also eine Trennung der Leistungen bewirken. Diese Option ist vor allem bei Kunden von Rechnungsempfängern, welche Masseverwalter oder Hausverwalter sind, sinnvoll. Sie können das Feld nur aktivieren, wenn der Kunde im Feld Rechnungsempfänger (LEA) einen vom Kunden abweichenden Rechnungsempfänger zugeordnet hat. Das Feld "Eigene Rechnung" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung und kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. | ||||||||||||||||
Offene Zugehörigkeit | In diesem Feld kann die zentrale Rechnungsadresse ausgewählt werden, an welche die Honorarnote verschickt werden soll. Dazu ist der Kunde auszuwählen, bei dem die zentrale Rechnungsadresse hinterlegt ist. Als Rechnungsempfänger der Honorarnote bleibt der ursprüngliche Kunde erhalten. Das Feld "Offene Zugehörigkeit" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation Offene Zugehörigkeit. | ||||||||||||||||
Rechnung per E-Mail | Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.  Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. | ||||||||||||||||
E-Mail | Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das  F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.Besondere Funktionen zu diesem Feld:
Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen. Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN
 Hinweis
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BMD Com-Rechnungsempfänger | In diesem Feld ist jener BMD Com-Benutzer zu hinterlegen, der bei der Zustellung einer Honorarnote via BMD Com per E-Mail über den Erhalt der neuen Honorarnote informiert werden soll. Dieses Feld ist also nur dann relevant, wenn das Feld Rechnung per E-Mail am Kundenstamm des betroffenen Kunden den Wert "BMD Com (PDF ohne Signatur)" aufweist. Das Feld "BMD Com-Rechnungsempfänger" kann auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich mit dem Feld des Kundenstamms ab. Näheres lesen Sie in der Themendokumentation Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. | ||||||||||||||||
AR als ER in Belegablage Databox | Mithilfe dieses Feldes entscheiden Sie, ob die Ausgangsrechnung der LEA (= Honorarnote) im Zuge der Verbuchung in die kanzleieigene Fibu auch als Eingangsrechnung in die Belegablage der Databox der Mandanten-Fibu übergeben werden soll. Damit werden die relevanten Rechnungsdokumente zur Honorarnote ohne zusätzliche Arbeitsschritte sofort für die Verbuchung in die Mandantenbuchhaltung bereitgestellt. Eine Voraussetzung, um diese Funktionalität nutzen zu können, ist, dass Sie die Ausgangsrechnungen (= Honorarnoten) im Zuge der Fakturierung auch tatsächlich über die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen in Ihre eigene Fibu verbuchen. Im Standard wird das Feld "AR als ER in Belegablage Databox" mit der Ausprägung "laut LEA Parameter" ausgeliefert. Damit wird die Einstellung des LEA Parameters AR als ER in Belegablage Databox berücksichtigt, der seinerseits im Standard "Nein" aufweist. Die Einstellung dieses Feldes kann nur auf eine andere Ausprägung geändert werden, wenn für den Kunden das Feld Entspricht Firma befüllt ist und somit eine Mandantenfirma für den Kunden existiert und zugeordnet ist. Weiters darf das Feld Rechnung per E-Mail nicht die Option "Nein" aufweisen, da es zwingend zu einer Zustellung der Honorarnote per E-Mail oder via BMD Com kommen muss. Das Feld "AR als ER in Belegablage Databox" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung. Es kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. Weitere Informationen zum Prozess der Belegübergabe finden Sie im Kapitel Ausgangsrechnung als Eingangsrechnung übergeben der Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen. | ||||||||||||||||
Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen | Dieses Feld bestimmt mit, ob dem Rechnungsempfänger beim Rechnungsausdruck unter Verwendung des Rechnungsstapels ein Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis mitgesendet werden soll oder nicht. Voraussetzung für die Berücksichtigung dieses Feldes ist, dass im Rechnungsstapel im Feld Ausdruck die Option "Ja, je Rechnung" ausgewählt wird, um einen kundenspezifischen Ablauf zu erreichen. Damit können Sie in einem Schritt mehrere Rechnungen erstellen, aber von Rechnungsempfänger zu Rechnungsempfänger entscheiden, ob ein Leistungsverzeichnis erstellt werden soll. Sie können zwischen den Optionen "Ja", "Nein" und "laut LEA Parameter" wählen:
Wird laut diesem Feld ein Leistungsverzeichnis erstellt, kann zudem im Feld Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis eine Auswertung hinterlegt werden, welche konkret für diesen Rechnungsempfänger für die Erstellung des Leistungsverzeichnisses herangezogen werden soll. In diesem Fall wird damit die im Rechnungsstapel ausgewählte Auswertung übersteuert. Auch beim zeitverzögerten Rechnungsversand (per E-Mail) wird die Hinterlegung kundenspezifisch berücksichtigt. Das Feld "Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung und kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. | ||||||||||||||||
Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis | In diesem Feld kann ausgewählt werden, mit welcher Auswertung ein Leistungsverzeichnis oder ein Leistungsnachweis für diesen Rechnungsempfänger erstellt werden soll, wenn die beim Rechnungsstapel ausgewählte Auswertung für diesen Kunden nicht die gewünschte Auswertung ist. Voraussetzung für die Berücksichtigung dieses Feldes ist, dass im Rechnungsstapel im Feld Ausdruck die Option "Ja, je Rechnung" ausgewählt wird, um einen kundenspezifischen Ablauf zu erreichen. Damit können Sie in einem Schritt mehrere Honorarnoten erstellen, aber von Kunde zu Kunde unterschiedliche Auswertungen für das Erstellen der Leistungsverzeichnisse ansprechen. Idealerweise wählen Sie im Rechnungsstapel jene Auswertung aus, welche für die Mehrheit der Kunden gilt. In den Kundeneinstellungen stellen Sie gezielt nur die Abweichungen ein. Auch beim zeitverzögerten Rechnungsversand (per E-Mail) wird die Hinterlegung kundenspezifisch berücksichtigt. Dieses Feld kann hier nur aktiv verwendet werden, wenn auch das Feld Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen derart eingestellt ist, dass für diesen Rechnungsempfänger ein Leistungsverzeichnis zu erstellen ist. Mit der Funktion F4  öffnet sich hier das Fenster Auswertung auswählen, in dem alle Auswertungen vom Typ "Honorarvorschläge" zur Auswahl gestellt werden.Das Feld "Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung und kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. | ||||||||||||||||
Verrechnung BMD Com | Dieses Feld entscheidet, ob die Gebühren aus den BMD Com-Lizenzen über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden sollen. Das Feld "Verrechnung BMD Com" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen. | ||||||||||||||||
Verrechnung Fibu | Dieses Feld entscheidet, ob die Informationen über Buchungszeilen, welche für diesen Kunden in der Mandanten-Fibu gebucht werden, über die Zeilenverrechnung in die LEA übernommen werden sollen.
Das Feld "Verrechnung Fibu" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen. | ||||||||||||||||
Verrechnung Lohn | Dieses Feld entscheidet, ob die Informationen über Lohnabrechnungen, welche für diesen Kunden über den Lohnklienten verrechnet werden, über die Zeilenverrechnung in die LEA übernommen werden sollen. Das Wort "Lohnabrechnungen" steht hier stellvertretend für alle Informationen aus der Lohnverrechnung, die für die Honorarabrechnung in die LEA gelangen können, also auch Eintritte, Austritte etc. Folgende Optionen werden Ihnen hier angeboten:
Das Feld "Verrechnung Lohn" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen. | ||||||||||||||||
Verrechnung Bilanz | Dieses Feld entscheidet, ob die Gebühren aus den Fristen über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden sollen. Das Feld "Verrechnung Bilanz" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten - die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen. | ||||||||||||||||
Verwaltungspauschale | Dieses Feld definiert, ob die Verwaltungspauschale für den Kunden mit einem vom Standard abweichenden Prozentsatz oder gar nicht erzeugt werden soll. Mögliche Ausprägungen sind somit:
Das Feld "Verwaltungspauschale" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung und kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. | ||||||||||||||||
Verwaltungspauschale % | Im Feld "Verwaltungspauschale %" muss der spezifische Prozentsatz für die Berechnung der Verwaltungspauschale eingetragen werden, wenn für diesen Kunden das Feld Verwaltungspauschale die Einstellung "Ja" aufweist. Das Feld wird automatisch geleert, wenn das Feld Verwaltungspauschale die Einstellung "Nein" oder "laut LEA Parameter" aufweist. Sofern im LEA Parameter Verwaltungspauschale - Prozent ein Prozentsatz eingetragen (und somit generell die Verwaltungspauschale aktiviert) ist, wird dieser Prozentsatz zur Information als Hinweis rechts neben dem Feld angedruckt (z. B. "5 % (lt. LEA Parameter)". Das Feld "Verwaltungspauschale %" steht nur in den Kundeneinstellungen zur Verfügung und kann nicht direkt im Kundenstamm gewartet werden. Die Einstellung für dieses Feld kann über die Funktion Stammdaten ändern für mehrere Kunden in einem Schritt vorgenommen werden. |
-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.
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