Um eine Bestellung (Rahmenbestellung) anzulegen, starten Sie das Fenster Bestellungen und legen Sie mit der F5-Funktion eine neue Bestellung an. Auch über das Fenster Bestellerfassung ist es möglich, eine neue Bestellung zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Themendokument Bestellanlage.

1.2. Wo finde ich die Bestellerfassung?

Die Bestellerfassung kann über das Fenster Bestellungen über die Neuanlage (F5-Funktion) gestartet werden.

Auch ein direkter Aufruf der Bestellerfassung über das Hauptmenü ist möglich:

Paket WWS → Einkauf → Bestellerfassung

1.3. Warum kann das gewünschte Erfassungskennzeichen bei der Bestellerfassung nicht ausgewählt oder eingegeben werden?

Bitte kontrollieren Sie folgende Punkte in den Erfassungskennzeichen des jeweiligen Bereichs:

Verkauf (Angebote, Aufträge): Paket WWS → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf
Einkauf (Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen, Produktionsaufträge): Paket WWS → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf

Sind Erfassungskennzeichen vorhanden?
Wenn nicht, importieren Sie die Erfassungskennzeichen (Standards importieren). Wie Sie diese importieren können, finden Sie in der Themenhilfe Erfassungskennzeichen.
Ist das gewünschte Erfassungskennzeichen vorhanden und aktiv?
In den Erfassungskennzeichen für Verkauf bzw. Erfassungskennzeichen für Einkauf ist im Feld "Status" ersichtlich, ob das Erfassungskennzeichen aktiv ist.

Falls das Erfassungskennzeichen inaktiv ist, kann der Status über die F6-Funktion bearbeitet werden. Nur aktive Kennzeichen können für die Anlage von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen und Produktionsaufträgen verwendet werden.

1.4. Kann ein Filter für die Einstiegsfelder im Fenster "Bestellungen" gespeichert werden?

Sollen bestimmte Werte bei jedem Neueinstieg ins Fenster automatisch vorgeschlagen werden, so kann die Funktion Einstiegswerte dafür verwendet werden. Diese Funktion können Sie über das 3-Punkte-Menü im rechten oberen Bereich aufrufen.

1.5. Wie können zu einem bestimmten Artikel die dazugehörigen Bestellungen angezeigt werden?

In den Einstiegsfeldern kann das Feld "Artikel" mit einem bestimmten Artikel befüllt werden, damit alle Bestellungen zu diesem Artikel angezeigt werden.

1.6. Kann je Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl gespeichert werden?

In den Parametern kann eingestellt werden, ob je Erfassungskennzeichen oder Erfassungsart eine eigene Feldauswahl gespeichert werden soll.

Dies kann sowohl für die Angebots- und Auftragserfassung als auch für die Anfragen-, Bestell- und Ankaufserfassung im Bereich der Kopfdaten und der Positionsdaten definiert werden.

Folgende Parameter sind dafür relevant:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Kopfdaten in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

Definition, ob die Feldauswahl (Positionen in der Erfassung sowie in der Übersicht) je Erfassungsart oder Erfassungskennzeichen gespeichert werden soll.

0 - Allgemein: Für Erfassungsart und Erfassungskennzeichen gibt es die gleiche Feldauswahl.

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Zusätzlich kann je Erfassungskennzeichen der Speichername für eine individuelle Feldauswahl hinterlegt werden. Der Vorteil dabei ist, dass diese Feldauswahl auch bei mehreren Erfassungskennzeichen hinterlegt werden kann.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis: Die Einstellung wirkt sich in der Erfassung im Tabreiter "Kopfdaten" aus sowie in der Übersicht bei Einschränkung auf ein bestimmtes Erfassungskennzeichen im Einstiegsfeld.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Basis für Speichern der Feldauswahl

1 - Erfassungs-Art: Je Erfassungsart kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

2 - Erfassungs-Kennzeichen: Je Erfassungskennzeichen kann eine eigene Feldauswahl definiert werden.

Hinweis

Wird nicht für jedes Erfassungskennzeichen eine eigene Feldauswahl benötigt, gibt es alternativ die Möglichkeit, beim Speichern der Feldauswahl mit "Speichern unter" einen Speichernamen zu vergeben.

Dieser Speichername kann dann auf den jeweiligen Erfassungskennzeichen im Feld "Speichername" zugeordnet werden und wird statt der Standardfeldauswahl verwendet. Somit ist es möglich, die gleiche Feldauswahl für mehrere Erfassungskennzeichen zu hinterlegen.

Wird beim Speichern kein Speichername vergeben, wird die Feldauswahl unter "Standard" gesichert.

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1.7. Können Erfassungsnummern manuell vergeben werden?

Erfassungsnummern können nicht manuell vergeben werden. Die Nummern werden laut Definition in der Nummernkreisverwaltung vorgeschlagen.

1.8. Kann eine Bestellung gelöscht werden?

Das Löschen von Bestellungen ist über die F7-Funktion (Löschen) möglich.
Im Fenstermenü ist das Löschen als Papierkorb dargestellt.

Gründe, warum das Löschen von Bestellungen nicht möglich ist, finden Sie in folgender FAQ: Warum kann eine Bestellung nicht gelöscht werden?

1.9. Warum kann eine Bestellung nicht gelöscht werden?

Bestellungen, die bereits gedruckt worden sind, können nicht gelöscht werden. Ob eine Bestellung bereits gedruckt worden ist, ist im Druck-Kennzeichen ersichtlich.
Bestellungen, für die bereits Lieferungen erfasst sind, können nicht gelöscht werden. Ob es zu einer Bestellung Warenannahmen gibt, ist am "Lf-Kennz." ersichtlich.
Es können keine Bestellungen gelöscht werden, deren Fertig-Kennzeichen "manuell fertig" oder "automatisch fertig" ist.

Weitere Informationen zur manuellen Fertigmeldung von Bestellungen finden Sie in folgender FAQ: Wie kann eine Bestellung manuell fertiggemeldet werden?

Weitere Informationen zum Löschen von Bestellungen finden Sie in folgender FAQ: Können gelöschte Bestellpositionen wiederhergestellt werden?

1.10. Warum kann eine Bestellung nicht bearbeitet werden?

Eine uneingeschränkte Bearbeitung ist nur für Bestellungen möglich, deren Fertig-Kennzeichen weder "manuell fertig" noch "automatisch fertig" ist.

Weitere Informationen zur manuellen Fertigmeldung von Bestellungen finden Sie in folgender FAQ: Wie kann eine Bestellung manuell fertiggemeldet werden?

Bestellungen, die vollständig geliefert sind, werden als "automatisch fertig" gekennzeichnet.

Ob eine gedruckte Bestellung bearbeitet werden kann, wird über folgenden Parameter gesteuert:

Bearbeiten bei Status "Gedruckt"

Definition, ob "gedruckte" Anfragen, Bestellungen, Ankäufe, Produktionsaufträge bearbeitet werden dürfen.

0 - Nein: Eine Bearbeitung ist nicht möglich.

1 - Ja, eingeschränkt: Felder lt. definierter Feldauswahl dürfen bearbeitet werden.

2 - Ja: Die Bearbeitung ist uneingeschränkt möglich.

Hinweis: Die Eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten ist in der jeweiligen Übersicht über Extras aufrufbar.

1.11. Wie kann eine Bestellung manuell fertiggemeldet werden?

Wird ein Datensatz (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung, Ankauf) nicht mehr benötigt, empfehlen wir, diesen manuell fertigzumelden. Somit ist nachvollziehbar, was mit dem Datensatz passiert ist.

Im Fenstermenü unter "Funktionen" finden Sie die Funktion "Fertigmelden". Wird diese Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung durchführen wollen?". Wird diese mit "Fertigmelden" bestätigt, wird der Datensatz manuell fertiggemeldet und erhält das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") "m - manuell fertig".

Durch Multiselect kann die manuelle Fertigmeldung für mehrere Datensätze gleichzeitig erfolgen. Siehe dazu die FAQ Wie markiert man mehrere Datensätze?

Ist ein Datensatz manuell fertiggemeldet worden, kann diese Fertigmeldung mit der Funktion "Fertigmeldung aufheben" aufgehoben und der Datensatz wieder bearbeitet und weiter verwendet werden.

Wird die Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung aufheben wollen?". Wird diese mit "Fertigmeldung aufheben" bestätigt, wird das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") wieder entfernt.

Zusätzlich haben Sie in der Abfrage die Möglichkeit, über die Checkbox "Nur Kopfdaten" zu definieren, dass die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben wird. Die Positionen bleiben manuell fertiggemeldet.

Die Fertigmeldung kann auch für einzelne oder mehrere Positionen durchgeführt werden, indem die Positionen markiert und die Funktion im Bereich "Positionen" ausgeführt wird.

Wird die letzte offene Position manuell fertiggemeldet, lässt sich in der Abfrage auswählen, dass gleichzeitig die Kopfdaten fertiggemeldet werden.

Hinweis

Einen Datensatz zu löschen, empfiehlt sich generell nicht, da es zu Lücken in den Erfassungsnummern kommen kann und dies bei einer Wirtschaftsprüfung Fragen aufwerfen könnte.

Ist abseits der Erfassung bereits eine Aktion vorgenommen worden (z. B. Ausdruck eines Angebots, einer AB etc.), lässt sich der Datensatz nicht mehr löschen und kann nur als gelöscht gekennzeichnet werden.

1.12. Wie kann man eine Nachbestellung auslösen?

Grundsätzlich gibt es keine Funktion, um Nachbestellungen auszulösen.

Allerdings gibt es mit den Beschaffungskriterien die Möglichkeit, einen Beschaffungsvorschlag zu generieren.

Weiters stehen die Funktionen Kopieren Bestellungen und Duplizieren (Bestellungen) zur Verfügung.

1.13. Wie werden die Konten in der Bestellung ermittelt?

Die Konten werden laut Kontentabelle, die am Artikel hinterlegt ist, ermittelt.

Je nach Einstellung des folgenden Parameters werden die Konten für den Einkauf aus den Bestands- oder Aufwandskonten ermittelt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Kontenermittlung

Definition, ob für die Kontenermittlung ein Bestands- oder Aufwandskonto ermittelt werden soll.

1 - WES: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Wareneinsatz" in den Kontentabellen.

2 - Einkauf: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Einkauf".

1.14. Können die Felder im Summenblock unterschiedlich eingestellt bzw. berechtigt werden?

Welche Felder im Summenblock angezeigt werden, kann über die Feldauswahl definiert werden.

Sollen nicht alle Felder für jeden User ersichtlich sein, empfiehlt es sich, die Feldauswahl für Layoutgruppen zu speichern. Um zu verhindern, dass die Feldauswahl von allen Usern bearbeitet und gespeichert werden kann, sind die entsprechenden Berechtigungen für die Feldauswahl zu sperren.

1.15. Warum wird beim Einstieg in die Bestellungen immer ein Erfassungskennzeichen vorgeschlagen?

In den Einstiegsfeldern können die Feldwerte gespeichert werden. Ist der Feldwert für das Erfassungskennzeichen gespeichert worden, wird immer jenes hinterlegt, das zuletzt ausgewählt worden ist.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über folgenden Parameter den User zu definieren, der "global" die Feldwerte für die Einstiegsfelder speichern kann.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem

Benutzer für Standardeinstellungen

Einstellungen, die dieser Benutzer speichert, werden als Standardeinstellungen für alle Benutzer gespeichert. Bestehende benutzerbezogene Einstellungen werden dadurch nicht gelöscht.

Zusätzlich kann über folgenden Parameter definiert werden, welches Erfassungskennzeichen u. a. für die Bestellungen automatisch vorgeschlagen wird:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Erfassungs-Kennz. für Bestellungen

Definition, ob

- beim Öffnen des Fensters "Bestellungen"
- bei Erstellung über die Bestellerfassung oder über das Fenster "Bestellungen"
- beim Start der Bestellerfassung aus dem Kunden-Navigator

ein bestimmtes Erfassungskennzeichen vorgeschlagen werden soll.

1.16. Wie können Projekte nur aus der Firma der Bestellanlage ausgewählt werden?

Über folgenden Parameter kann definiert werden, dass Projekte nur aus der Firma gewählt werden dürfen, für welche die Bestellung erfasst wird.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Projektauswahl nur aus Bestellfirma

Definition, ob auf Anfragen-, Bestell-, Ankauf- und Produktionskopf und -position nur Projekte der aktuellen Firma oder Projekte der gesamten Firmengruppe eingegeben werden dürfen.

Hinweis

Dieser Parameter hat nur dann eine Auswirkung, wenn der CRM Parameter "Projekterfassung unter Hauptfirma" auf "Nein" steht. Der Parameter ist zu finden im Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein.

Achtung: Bei firmenbezogener Einstellung des CRM Parameters muss die Firmengruppennummer gewählt werden.

Dieser Parameter sollte unbedingt aktiviert werden, wenn es sich um eine Firmengruppe mit dezentraler Projektverwaltung handelt.

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1.17. Wozu dient ein Erlös- und Aufwandskennzeichen und wo kann es hinterlegt werden?

Erlös- und Aufwandskennzeichen können in den Kontentabellen hinterlegt werden. So besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlös-, Bestands- oder Aufwandskonten für unterschiedliche Geschäftsfälle zu hinterlegen.

Ein Erlös- und Aufwandskennzeichen kann u. a. am Erfassungskennzeichen, in den Kopfdaten (z. B. Auftrag, Bestellung etc.) oder direkt am Kunden/Lieferanten hinterlegt werden. Bei der Hinterlegung in Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können die Erlöskennzeichen nicht in den Kundenstammdaten hinterlegt werden. Siehe dazu die FAQ Wie können unterschiedliche Erlöskennzeichen für den gleichen Kunden, aber in unterschiedlichen operativen Unterfirmen hinterlegt werden?

Die Reihenfolge für die Ermittlung der Erlös- und Aufwandskennzeichen wird über folgende Parameter eingestellt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Ermittlung Aufwandkennzeichen

Definition, ob bei der Anfragen-/Bestellerfassung die Ermittlung des Aufwandskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Aufwandskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Aufwandskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten

Ermittlung Erlöskennzeichen

Definition, ob bei der Angebots-/Auftragserfassung die Ermittlung des Erlöskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll.

Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden.

Beispiel

Das Erlöskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Erlöskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen.
In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat.

Hinweis

Definition "Rechnungsempfänger/Kunde/Erfassungskennzeichen": Hätte in diesem Fall nur der Lieferempfänger ein Erlöskennzeichen hinterlegt, wird für den Auftrag "kein" Erlöskennzeichen ermittelt.

1.18. Warum wird in der Bestellung die Steuer nicht gezogen und zudem das falsche Konto ermittelt?

Die Steuer wird vom ermittelten Konto bzw. aus der Kontentabelle gezogen.

Wenn ein falsches Konto gezogen wird, kann dies aus folgenden Gründen erfolgen:

Die Einstellungen am Kunden/Lieferanten sind falsch (z. B. falsches Land, keine UID hinterlegt etc.).
Die Konten in den Kontentabellen sind falsch. Bei der Bestellung werden zudem nur Kontentabellenpositionen mit der Eingangsrechnungsart "Eingangsrechnung" berücksichtigt. Gibt es z. B. Einträge für Frachtrechnung, werden diese nicht bei der Anlage von Bestellungen, sondern nur bei Frachtrechnungen über die Eingangsrechnungen verwendet.
Es wurden in den Kopfdaten Daten (z. B. Auslieferadresse, Erfassungsdatum etc.) geändert und die Abfrage nach der Neuermittlung von Konten wurde mit "Nein" bestätigt.

1.19. Es wird ein falscher Preis und eine falsche Steuer ermittelt, woran kann das liegen?

Es kann mehrere Gründe haben, warum eine falsche Steuer oder ein falscher Preis ermittelt worden ist. Einige der Gründe sind:

Die Einstellungen am Kunden/Lieferanten sind falsch (z. B. falsches Land, keine UID hinterlegt etc.).
Die Einstellungen der Konten sind falsch (Steuerprozentsätze und Steuercodes werden in der WWS vom Konto in der Fibu übernommen).
Die Einstellungen der Kontentabellen sind falsch (falsche Konten, Steuern oder Steuercodes hinterlegt).
Die Preise in den Preistabellen sind ab einem späteren Datum gültig als das Erfassungsdatum.
Es wurden in den Kopfdaten Daten (z. B. Lieferempfänger, Erfassungsdatum etc.) geändert und die Abfrage nach der Neuermittlung von Konten oder Preisen wurde mit "Nein" bestätigt.

1.20. Wo kann der bestätigte Liefertermin eingetragen werden?

Neben dem gewünschten Liefertermin kann am Bestellkopf der bestätigte Liefertermin eingetragen werden.

Folgende Felder sind dabei relevant:

Liefertermin bestätigt	Wird der Liefertermin vom Lieferanten bestätigt, kann dieser tatsächliche Liefertermin im Feld "Liefertermin bestätigt" hinterlegt werden. Wird der "Liefertermin bestätigt" eingetragen, wird das Feld "LTBest-Kz" auf "Ja" gestellt und das Feld "LT-Bestätigungsdatum" wird mit aktuellem Datum und Uhrzeit befüllt.
LT-Bestätigungsdatum	Das Liefertermin-Bestätigungsdatum ist das Datum, an dem der bestätigte Liefertermin eingetragen worden ist.
LTBest-Kz	Das "Liefertermin-bestätigt-Kennzeichen" wird automatisch gesetzt, sobald der bestätigte Liefertermin im Feld "Liefertermin bestätigt" eingetragen worden ist.

Wird ein "Liefertermin bestätigt" eingetragen, wird das LTBest-Kz auf "Ja" gesetzt und als LT-Bestätigungsdatum wird das Tagesdatum mit der genauen Uhrzeit hinterlegt. Somit ist nachvollziehbar, wann dieses Feld geändert worden ist.

Bestätigt der Lieferant den gewünschten Liefertermin, kann das Kennzeichen "Liefertermin bestätigt" auch manuell auf "Ja" gestellt werden. Damit wird der Liefertermin automatisch als "Liefertermin bestätigt" eingetragen und auch das Bestätigungsdatum wird automatisch gesetzt.

Ist es notwendig, einen Zeitraum für den bestätigten Liefertermin zu hinterlegen, kann dies über folgende Felder erfolgen:

Von LT bestät.	Von Liefertermin bestätigt. Soll der bestätigte Liefertermin als Zeitraum eingetragen werden, können die Felder "Von LT bestät." und "Bis LT bestät." verwendet werden.
Bis LT bestät.	Bis Liefertermin bestätigt. Soll der bestätigte Liefertermin als Zeitraum eingetragen werden, können die Felder "Von LT bestät." und "Bis LT bestät." verwendet werden.

Im Gegensatz zum Feld "Liefertermin bestätigt" werden das LTBest-Kz und auch das LT-Bestätigungsdatum hier nicht gesetzt.

Hinweis

Der bestätigte Liefertermin wird in weiterer Folge u. a. für die Lieferantenbewertung herangezogen.

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1.21. Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Ankauf?

Unter Einkauf versteht man die Beschaffung von Waren (Handelswaren, Produktionswaren, Betriebsmittel etc.) und Dienstleistungen.

Auch über den Ankauf wird Ware beschafft. Im Gegensatz zum Einkauf handelt es sich dabei jedoch meist um Produkte aus der Landwirtschaft (Getreide, Obst, Gemüse, Kräuter etc.). Da während der Anlieferung dieser Waren ein Mengenverlust (z. B. durch Austrocknung, Wind etc.) bzw. Qualitätsverlust stattfinden kann, werden sowohl Menge als auch Qualität erst nach der Anlieferung bestätigt.

Es wird nach Anlieferung eine Ankaufsrechnung erstellt, die einer Eingangsrechnung eines Lieferanten gleichzusetzen ist.

Einerseits werden Mengen- und Qualitätsverluste der Ware bei der Ankaufsrechnung berücksichtigt und abgezogen, andererseits handelt es sich oftmals um Lieferanten, die keine Möglichkeit haben, Rechnungen auszustellen.

Weitere Informationen zum Thema Ankauf finden Sie hier: Ankaufserstellung

Weitere Informationen zum Thema Einkauf finden Sie hier: Bestellanlage

1.22. Wie kann eine Rücklieferung zum Lieferanten erstellt werden?

Ist es notwendig, eine Ware an den Lieferanten zurückzusenden, kann dies mittels einer Rücklieferung zur Bestellung erfolgen. Durch die Rücklieferung kann einerseits der Lieferant mittels eines Ausdrucks über die Rücksendung informiert werden, andererseits erfolgt eine Verringerung des Lagerbestands.

Bei der Rücklieferung an den Lieferanten gibt es mehrere Möglichkeiten. Bei der Auswahl ist oft der Zeitpunkt entscheidend.

Manuelle Rücklieferung über die Bestellerfassung unabhängig von einer Warenannahme
Rücklieferung aus der Warenannahmeübersicht basierend auf einer Warenannahme
Rücklieferung direkt bei der Warenannahme vor Verbuchung der Warenannahme

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt Erfassen von Rücklieferungen an Lieferanten in der Themenhilfe Warenannahme.

1.23. Wozu dient eine BER?

Mit dem Erfassungskennzeichen BER - Rücklieferung zu Bestellung - erfolgt die Rücklieferung der auf Lager zugebuchten Waren an den Lieferanten.

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt Erfassen von Rücklieferungen an Lieferanten in der Themenhilfe Warenannahme.

1.24. Muss zu einer Rücklieferung die Warenannahme immer manuell durchgeführt werden?

Die Warenannahme der Rücklieferung mit der dazugehörigen Lagerbuchung (Zugangsbuchung mit einer negativen Menge) kann für die Rücklieferung auch automatisiert erfolgen. Ist der folgende Parameter auf "Ja" eingestellt, erfolgt die Verbuchung der Rücklieferung und somit der Lagerabgang automatisch mit dem Originalausdruck der Rücklieferbestellung.

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Bestellausdrucke

Verbuchung bei Rücklieferung

Definition, ob beim Original-Bestelldruck einer Rücklieferung die Warenannahme automatisch kommissioniert und verbucht werden soll.

Hinweis: Rücklieferungen mit der Erfassungsart = BER.

1.25. Kann eine Bestellung kopiert werden?

Es ist jederzeit möglich, bestehende Angebote, Aufträge, Anfragen, Bestellungen, Ankäufe oder Produktionsaufträge zu kopieren bzw. zu duplizieren.

In folgenden Fensterhilfen finden Sie dazu weitere Informationen:

1.26. Wie markiert man mehrere Datensätze in den Bestellungen?

Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.

1.27. Gibt es eine einfache Möglichkeit Informationen oder Aufgaben zu einer Bestellung intern weiterzugeben?

Um intern Nachrichten zu Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen weiterleiten zu können, steht Ihnen die Funktion Chats in den jeweiligen Fenstern zur Verfügung.

Erzeugen Sie einen neuen Chat an einen Kollegen/eine Kollegin, um wichtige Informationen oder Aufgaben weitergeben zu können.

Im Chat selbst werden automatisch das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer als Betreff angeführt.

Zusätzlich kann in der Feldauswahl der jeweiligen Übersichten das Feld "Chat" eingeblendet werden, anhand dessen direkt ersichtlich ist, ob es zum Datensatz einen Chat gibt.

Eine weitere Möglichkeit sind die WWS Aufgabenaktionen, die ebenfalls in allen Erfassungen verwendet werden können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe WWS Aufgabenaktion.

1.28. Wie kann ich einer Bestellung ein Dokument zuordnen?

Im Fenstermenü unter Funktionen → DMS finden Sie die Funktion "Dokumente zuordnen" - oder auch mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü.

Im Fenster "Dokumente zuordnen" können Sie Dokumente aus dem DMS auswählen und mit dem Pfeil nach rechts zuordnen.

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2. Kopfdaten

2.1. Werden die am Projekt hinterlegten Adressen auf die Bestellung übernommen?

Sind am Projekt Lieferempfänger bzw. Lieferadresse hinterlegt, so werden diese bei der Bestellanlage auf den Bestellkopf übernommen, sobald das Projekt eingegeben worden ist. Voraussetzung dafür ist die Aktivierung des folgenden Parameters:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Ermittlung Lieferempfänger/Lieferadresse von Projekt

Definition, ob der Lieferempfänger/die Lieferadresse vom Projekt ermittelt werden soll.

0 - Nein

1 - Ja: Der Lieferempfänger wird dann anhand der Reihenfolge Lieferant / Erfassungskennzeichen / Projekt / Parameter ermittelt.
Die Lieferadresse wird anhand der Reihenfolge Erfassungskennzeichen / Projekt / Lieferant / Lieferempfänger-Hauptadresse ermittelt.

2.2. Kann die Chronik des Projekts in der Bestellerfassung geöffnet werden?

Ja, soll die Projekt-Chronik automatisch nach Eingabe des Projekts in der Bestellung geöffnet werden, muss der folgende Parameter aktiviert sein.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Projekt-Chronik anzeigen

Ist am Projekt eine Chronik hinterlegt, kann definiert werden, ob nach Auswahl/Eingabe des Projekts in der Anfragenerfassung, Bestellerfassung und Ankaufserfassung die Projekt-Chronik angezeigt werden soll.

0 - Chronik nicht anzeigen (Standard)

1 - Chronik anzeigen: Die Projekt-Chronik wird beim Erfassen des Projekts angezeigt, wenn diese nicht leer ist.

2 - Chronik anzeigen auch wenn leer: Die Projekt-Chronik wird beim Erfassen des Projekts auch dann angezeigt, wenn diese leer ist.

3 - Chronik anzeigen mit Abfrage: Die Projekt-Chronik wird beim Erfassen des Projekts angezeigt, wenn diese nicht leer ist und die Abfrage entsprechend bestätigt worden ist.

4 - Chronik anzeigen mit Abfrage auch wenn leer: Die Projekt-Chronik wird beim Erfassen des Projekts auch dann angezeigt, wenn diese leer ist und die Abfrage entsprechend bestätigt worden ist.

Hinweise
Bei den Ausprägungen 3 und 4 kommt die Abfrage "Wollen Sie die Projekt-Chronik ansehen?". Wenn Sie die Schaltfläche "Chronik ansehen" bestätigen, wird diese geöffnet.

Zusätzlich gibt es in den Erfassungen im Anfragen-, Bestell- und Ankaufskopf das Feld "Projekt-Chronik". Auch dort wird eine vorhandene Chronik des Projekts angezeigt und kann gegebenenfalls bearbeitet werden.

Manuell kann die Projekt-Chronik über das Feld "Projekt-Chronik" am Bestellkopf geöffnet werden.

2.3. Wie kann bei einem Diverslieferanten die Adresseingabe aktiviert werden?

Mit folgendem Parameter kann definiert werden, dass bei der Eingabe der Kopfdaten (Kunde/Lieferant) bei der Hinterlegung eines Diverskunden/-lieferanten die Adressabfrage erfolgen soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Eingabe Adresse bei Divers-Lieferanten

Definition, ob bei Diverslieferanten die Adresseingabe geöffnet werden soll.

0 - Nein

1 - Ja: Es kommt nach Eingabe des Diverslieferanten ein Adresseingabefenster. Die eingegebene Adresse wird auf die Lieferantenadresse übernommen.

Achtung: Der CRM Parameter unter Allgemein → "Erfassen Adressen" muss dafür auf "Je Adressart mehrere Adressen" stehen.

2.4. Wie wird der Liefertermin in der Bestellung ermittelt?

Wird in den Lieferantenstammdaten eine Lieferzeit hinterlegt, wird der Liefertermin in den Kopfdaten automatisch auf Basis des Erfassungsdatums zuzüglich der hinterlegtenTage ermittelt.

Zusätzlich ist es möglich, Lieferintervalle zu hinterlegen.

Auf Basis der Lieferzeit, des Lieferintervalls und der Einstellung in folgendem Parameter wird der Liefertermin in den Kopfdaten ermittelt:

Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten

Werktagsprüfung - Berechnung Liefertermin

Definition, wie die Werktagsprüfung bei Lieferterminberechnung erfolgen soll.

Falls der errechnete Liefertermin nicht auf einen Werktag fällt, wird der nächstmögliche Liefertermin wie folgt errechnet:

0 - nächster Lieferintervall: nächstmöglicher Liefertermin laut Lieferintervall (Feld am Personenstamm)

1 - nächster Werktag: nur wenn Werktagsprüfung aktiviert ist - siehe Parameter unter WWS Allgemein

2 - Abfrage

2.5. Wie kann ein Lieferant in der Bestellung im Nachhinein geändert werden?

In der Anfragenerfassung, Bestellerfassung und der Ankaufserfassung kann im Reiter der Kopfdaten der Lieferant so lange geändert werden, bis die ersten Positionen erfasst worden sind.

Gibt es bereits Positionen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Lieferanten im Nachhinein zu ändern:

Löschen Sie die Positionen, ändern Sie den Lieferanten und legen Sie die Positionen neu an.
Sie können die Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung kopieren (siehe auch Kopieren Anfragen, Kopieren Bestellungen, Kopieren Ankäufe) und danach beim Einfügen den richtigen Lieferanten auswählen.

2.6. Wie kann ich bei der Bestellung das Erfassungskennzeichen ändern?

Im Fenster Bestellungen kann die Funktion "Verschieben/Splitten/Erf.-Kennz. ändern" ausgeführt werden. Die Funktion finden Sie über das Fenstermenü → Funktionen. Die Funktion steht zur Verfügung, solange noch kein Erfassungsabschluss erfolgt ist und die Bestellung noch nicht fertig ist.

Für die Änderung des Erfassungskennzeichens geben Sie statt des vorgeschlagenen Erfassungskennzeichens das gewünschte Erfassungskennzeichen ein. Bitte belassen Sie die anderen Felder, wie sie sind, und bestätigen Sie das Fenster mit "Ok".

Die Bestellung mit geändertem Erfassungskennzeichen behält die Erfassungsnummer bei.

2.7. Bleibt die Erfassungsnummer der Bestellung nach dem Ändern des Erfassungskennzeichens gleich?

Ja, die Erfassungsnummer der Bestellung bleibt gleich, wenn das Erfassungskennzeichen über die Funktion "Verschieben/Splitten/Erf.-Kennz. ändern" auf ein anderes Erfassungskennzeichen geändert wird.

2.8. Warum kann ich bei der Bestellung das Erfassungskennzeichen nicht ändern?

Das Erfassungskennzeichen kann nur geändert werden, solange noch kein Erfassungsabschluss erfolgt ist und die Bestellung noch nicht fertig ist. Auch ein hinterlegter Workflow kann eine Änderung des Erfassungskennzeichens verhindern.

2.9. Was ist der Unterschied zwischen F4 und F8 bei der Auswahl von Kopftext und Fußtext in der Erfassung?

Mit der F4-Funktion öffnet sich das Auswahlfenster der Textbausteine, in dem das Ändern, Löschen oder Auswählen von Textbausteinen möglich ist. Bei der Auswahl kann entweder ein Textbaustein oder über Multiselect können mehrere bereits gespeicherte Textbausteine gewählt werden. Bei Multiselect werden diese dann in der Reihenfolge der Listung übernommen. Durch den mehrmaligen Aufruf der F4-Funktion können einzelne Textbausteine in der gewünschten Reihenfolge gewählt und aneinandergereiht werden.

Mit der F8-Funktion wird der Text nur für diesen Datensatz erfasst oder es wird der zuvor mit F4 ausgewählte Datensatz geändert und nicht in den Textbausteinen gespeichert.

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3. Positionen

3.1. Kann ich für die Bestellung eines Artikels einen Warnhinweis hinterlegen?

Über das Feld "Notiz" können Sie am Artikel einen Hinweis hinterlegen, der bei der Positionserfassung geöffnet wird. Damit die Artikelnotiz zum Zeitpunkt der Artikeleingabe in der Bestellerfassung angezeigt wird, ist der folgende Parameter zu aktivieren.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Anzeige der Artikelnotiz

Definition, ob bei der Artikel-Eingabe die am Artikelstamm hinterlegte Notiz geöffnet werden soll.

3.2. Wie kann man einzelne Positionen einer Bestellung in eine andere kopieren?

Um Positionen einer Bestellung zu kopieren und in einer anderen einzufügen, markieren Sie die gewünschten Positionen und führen Sie die Funktion "Positionen kopieren" aus. Danach markieren Sie jene Bestellung, in welche die Positionen kopiert werden sollen, und führen nun die Funktion Positionen einfügen aus.

Die Funktionen finden Sie im Bereich Positionen → Fenstermenü → Funktionen → Positionen kopieren / Positionen einfügen.

3.3. Können mehrere Positionen in einer Bestellung gruppiert werden?

Ja, mittels Erfassungsgruppen können die Bestellpositionen gruppiert und so auch auf der Bestellung angedruckt werden.

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3.4. Kann eine Erfassungsgruppe kopiert oder dupliziert werden?

Erfassungsgruppen können nicht kopiert oder dupliziert werden.

3.5. Wie funktioniert die Erfassung von Vortext und Nachtext in der Position?

Um für eine Position manuell den Vortext oder Nachtext zu erfassen, öffnen Sie in der Position mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort die Funktion "Texte" und die jeweils gewünschte Textart. Dieser Text wird nicht in den Textbausteinen gespeichert und ist nur für diese Position gültig. Er ist in der Position im Feld "Vortext (Plaintext)" oder "Nachtext (Plaintext)" ersichtlich.

Es ist auch möglich, den Vortext oder Nachtext aus den bestehenden Textbausteinen zu wählen.
Dafür verwenden Sie die F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt". Die F8-Funktion verhält sich wie die manuelle Erfassung von Vortext und Nachtext.

Mehr zum Thema Textbausteine finden Sie unter Textbausteine.

3.6. Warum stehen bei der Suche für Vortext und Nachtext statt den Vortexten und Nachtexten die Positionstexte zur Auswahl?

Ob bei der F4-Funktion im Feld "VorTxt" oder "NachTxt" in der Position der Vortext, Nachtext oder Positionstext vorgeschlagen wird, ist über den folgenden Parameter geregelt:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Verwaltung von Texten → Verwendung von Vor-/Nachtext oder Positionstext

Die vorgeschlagene Textart kann im Auswahlfenster über die Combobox im Feld "Textart" geändert werden.

3.7. Wie melde ich eine Bestellposition fertig?

Die gewünschte Bestellposition ist zu markieren und über die rechte Maustaste kann die Funktion "Fertig melden" ausgeführt werden.

Dies ist in folgenden Fenstern möglich:

Bestellungen im Bereich "Positionen"
Bestellerfassung im Reiter "Positionen"
Bestellpositionen

3.8. Wie storniere ich eine Position bei einer Bestellung?

Wird eine Bestellposition nicht mehr benötigt, weil z. B. die Ware nicht geliefert werden kann, kann die Bestellposition fertig gemeldet werden. Siehe dazu die FAQ Wie melde ich eine Bestellposition fertig?.

3.9. Können gelöschte Bestellpositionen wiederhergestellt werden?

Die Wiederherstellung von gelöschten Positionen ist nicht mehr möglich.

3.10. Warum kann das Feld "Erwartetes Eingangsdatum" auf der Bestellposition nicht bearbeitet werden?

Das erwartete Eingangsdatum kann auf der Bestellposition nur bearbeitet werden, wenn am Bestellkopf eine Lieferbedingung mit aktiviertem Feld "Eigentransport EK" ausgewählt ist.

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4. Ausdruck

4.1. Wie druckt man eine Bestellung aus?

Die Bestellung kann entweder direkt in der Bestellerfassung oder im Fenster Bestellungen gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Bestellanlage.

4.2. Muss eine Bestellung gedruckt werden?

Grundsätzlich muss eine Bestellung nicht gedruckt werden. Alle weiteren Abläufe (z. B. Warenannahme) können auch ohne Ausdruck erfolgen.

Mittels Parameter kann jedoch definiert werden, dass die Warenannahme nur dann erfasst werden darf, wenn die Bestellung im Original gedruckt worden ist.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kommissionierung → Einkauf

Warenannahme nur nach Originalausdruck

Definition, ob die Warenannahme nur dann erfolgen darf, wenn ein Originalausdruck der Bestellung erfolgt ist.

Wurde dieser Parameter aktiviert und der Originalausdruck ist noch nicht erfolgt, ist die Funktion "Warenannahme" für diese Bestellung deaktiviert.

Auch im Fenster Warenannahme ist diese Bestellung bis zum Originalausdruck nicht ersichtlich.

4.3. Kann eine Bestellung noch einmal im Original gedruckt werden?

Ist eine Bestellung im Original gedruckt worden, wird das Druckkennzeichen auf "gedruckt" umgestellt. Dadurch kann nur noch ein Nachdruck der Bestellung erfolgen.

Ist es jedoch notwendig, die Bestellung noch einmal im Original zu drucken (z. B. E-Mail wurde nicht versendet etc.), kann mit der Funktion Druckkennzeichen zurücksetzen das Kennzeichen zurückgesetzt werden. Danach ist ein weiterer Originalausdruck der Bestellung möglich.

4.4. Können einer Bestellung mehrere Dokumente zugeordnet werden, die beim Ausdruck per E-Mail mitgesendet werden?

Werden einem Angebot/Auftrag bzw. einer Anfrage/Bestellung/Ankaufsbestellung Dokumente zugeordnet, die per E-Mail mitgeschickt werden sollen, wird dies am Ausdrucksmodell definiert. Hier kann über das Feld "ges. E-Mail" eingestellt werden, ob alle Dokumente einzeln, gesammelt als ein Dokument oder das Angebot etc. als Hauptdokument und die zugeordneten Dokumente als Zusatzdokument in der E-Mail als Anhang eingefügt werden sollen.

Fügen Sie weitere Dokumente hinzu, die nicht angefügt werden sollen und lediglich für den internen Gebrauch gedacht sind, können Sie direkt in den zugeordneten Dokumenten mit F6 die Einstellungen des Dokuments ändern und das Feld "Markiert für Ausdruck" auf "Nein" stellen.

4.5. Wird die E-Mail-Adresse der gewählten Kontaktperson beim E-Mail-Versand der Bestellung verwendet?

Ist beim Lieferanten ein Ansprechpartner ausgewählt, wird dieser als Lieferant-Kontaktperson auf die Bestellung übernommen. Die E-Mail-Adresse der Lieferant-Kontaktperson wird für den E-Mail-Versand der Bestellung verwendet.

4.6. Wie kann man je Ausdruck individuell manuelle Seitenumbrüche setzen?

Für einen manuellen Seitenumbruch gibt es verschiedene Möglichkeiten:

In der Positionserfassung kann das Feld "Seitenumbruch vor Pos." eingeblendet und eine Kennzeichnung bei der gewünschten Position gesetzt werden:

Alternativ kann in der Ausdrucksvorschau per Klick mit der rechten Maustaste auf eine Position folgende Auswahl getroffen werden:

Informationen zur Ausdrucksvorschau finden Sie unter folgender FAQ.

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5. Preise

5.1. In der Bestellung wird ein falscher Einkaufspreis ermittelt, was kann kontrolliert werden?

Wenn Preise nicht oder falsch ermittelt werden, liegt es meist daran, dass das Erfassungsdatum in den Kopfdaten abweichend vom "Gültig ab"-Datum der Einträge in den Preistabellen ist.

Damit die Preise richtig ermittelt werden, überprüfen Sie die Einträge in den Preistabellen und ändern Sie ggf. das Erfassungsdatum in den Kopfdaten ab, damit die Preise noch einmal neu ermittelt werden können.

Zusätzlich kann über die Felder "EK-PreisInfoKz", "EK-PreisInfo-Text" und "RabattInfoKz" auf der Position überprüft werden, woher die Preise/Rabatte ermittelt werden.

EK-PreisInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Preis manuell erfasst oder von einer Preistabelle ermittelt worden ist.
EK-PreisInfo-Text	In diesem Feld werden sämtliche Informationen zum Preis in Textform angezeigt (z. B. Preistabelle; Firma, in welcher der Preis angelegt ist; welcher User die Position angelegt hat ...). Mit Doppelklick auf das Feld wird die gewünschte Information in einem eigenen Fenster angezeigt.
RabattInfoKz	In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Rabatt manuell erfasst oder von einer Rabatttabelle ermittelt worden ist.

5.2. Wie können Preise und Rabatte einer Bestellung in die Preis- und Rabatttabellen übernommen werden?

Um die Preise und Rabatte einer Bestellung in die Stammdaten zu übernehmen, markieren Sie die gewünschte Bestellung bzw. die Bestellposition(en) und führen Sie die Funktion EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen aus.

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6. Warenannahme

6.1. Kann eine Bestellung überliefert werden?

Ob Überlieferungen erlaubt sind oder nicht, wird über folgenden Parameter definiert:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kommissionierung → Einkauf

Überlieferung erlaubt

Definition, ob eine Überlieferung seitens Lieferanten erfasst werden darf.

Beispiel: Parameter ist auf "Ja - Überlieferung"
Bestellposition 1 | Artikel XY | Bestellmenge 10 Stk. (Lieferant liefert 12 Stk.)

Da der Parameter auf "ja" eingestellt ist, kann im Zuge der Warenannahme die Liefermenge auf 12 erhöht werden. Der überlieferte Datensatz wird in der Kommissionierung "blau" dargestellt. Mittels Verbuchung werden 12 Stk. zum Artikel XY zugebucht.
Auf der Bestellposition ändert sich die Bestellmenge von 10 Stk. dadurch nicht, die gelieferte Menge von 12 Stk. wird auf der Bestellposition im Feld "Mg gel" dargestellt.

Hinweis
Die Überlieferung nimmt keine Anpassung der Bestellmenge (Bestellposition) vor. Es wird lediglich die gelieferte Menge erhöht.
Beachten Sie ebenso die Einstellung am Artikel unter dem Feld "Überlieferung erlaubt EK" und die Einstellung am Erfassungskennzeichen für Einkauf im Feld "Überlieferung erlaubt".

6.2. Die Bestellung wird nicht vollständig angeliefert, wie kann diese fertiggemeldet werden?

Die Fertigmeldung der Bestellung kann über unterschiedliche Wege erfolgen.

Ist bereits bei der Warenannahme bekannt, dass die offene Restmenge nicht mehr geliefert wird, kann direkt im Fenster Warenannahme → Fenstermenü → Funktionen → "Fertigmelden" die offene Menge fertiggemeldet werden.

Natürlich kann auch die Bestellung selbst manuell fertiggemeldet werden.

6.3. Muss zu einer Bestellung eine Warenannahme vorgenommen werden?

Grundsätzlich muss für eine Bestellung keine Warenannahme durchgeführt werden. Handelt es sich z. B. um Bestellungen für Dienstleistungen, die nicht lagerrelevant sind, ist dies nicht unbedingt notwendig.

Allerdings ist zu beachten, dass eine Bestellung erst dann abgeschlossen ist, wenn die Warenannahme erfolgt ist.

Wird keine Warenannahme durchgeführt, muss die Bestellung manuell fertiggemeldet werden, damit diese nicht mehr als "offen" aufscheint.

6.4. Wie kann bei einer Bestellung das Lieferkennzeichen "vollständig geliefert" aufgehoben werden?

Bei nicht verbuchten Warenannahmen können die Warenannahmepositionen gelöscht werden. Damit wird das Lieferkennzeichen der Bestellposition und des Bestellkopfes aktualisiert.

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7. Auswertungen

7.1. Wo können zu spät gelieferte bzw. überfällige Bestellungen aufgelistet werden?

Überfällige und offene Bestellungen finden Sie im Fenster Überfällige Bestellpositionen.

Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Liefermahnung/Überfällige Bestellungen.

7.2. Kann ein Lieferant gemahnt werden?

Für offene und überfällige Bestellpositionen kann eine Liefermahnung erstellt und an den Lieferanten gesendet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Liefermahnung/Überfällige Bestellungen.

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8. Spezialthemen

8.1. Können Setartikel im Einkauf verwendet werden?

Set- bzw. Stücklistenartikel können auch im Einkauf verwendet werden. Damit die Set- bzw. Stücklistenartikel auch im Einkauf aufgelöst werden, ist folgender Parameter zu aktivieren:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Setartikel auflösen

Definition, ob Setartikel auf der Bestellung aufgelöst werden sollen.

0 - Nein: Bei der Eingabe erfolgt eine Warnung, die Einzelteile werden nicht aufgelöst. Ein Setartikel verhält sich somit wie ein nicht lagergeführter Artikel.

1 - Ja: Die Einzelteile werden in der Stückliste aufgelöst.

Weitere Informationen finden Sie hier: Bestellungen mit Set- bzw. Stücklistenartikel

8.2. Kann in einer anderen Einheit als der Grundeinheit bestellt werden?

Ja, in der Bestellung wird als Einheit die Einkaufseinheit des Artikels bzw. des Lieferantenartikels vorgeschlagen. Ist das Feld "Einkaufseinheit" nicht mit einer abweichenden Einheit befüllt, wird als Einkaufseinheit die Grundeinheit verwendet.

Die vorgeschlagene Einheit in der Bestellposition kann gegebenenfalls auf eine andere Einheit der Einheitentabelle des Artikels geändert werden.

Beispiel

Die Einheit "Stk" ist die Grundeinheit eines Artikels. In der Einheitentabelle ist zusätzlich die Einheit "KART" (Karton) vorhanden. Als Einkaufseinheit wurde statt der Grundeinheit "Stk" die Einheit "KART" hinterlegt.

Wird nun eine Bestellposition mit diesem Artikel angelegt, wird die Einheit "KART" vorgeschlagen.

8.3. Muss beim Artikel immer ein Gewicht hinterlegt werden, wenn eine Gewichtseinheit hinterlegt ist, oder kann das Gewicht automatisch über die Einheit ermittelt werden?

Handelt es sich bei der Einheit des Artikels um eine Gewichtseinheit und ist der folgende Parameter aktiviert, wird "1" als Einzelgewicht auf der Bestellposition vorgeschlagen.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

Gewicht anhand der Einheit ermitteln

Definition, ob das Einzelgewicht auf der Position anhand der Einheit ermittelt werden soll, wenn es sich um eine Gewichtseinheit handelt und am Artikelstamm kein Gewicht hinterlegt ist. Als Einzelgewicht wird automatisch "1" verwendet. Das Positionsgewicht wird anhand der Menge ermittelt.

0 - Nein (Standard)

1 - Ja

Beispiel

Der Parameter ist aktiviert und bei einem Artikel ist die Einheit "kg", aber kein Gewicht hinterlegt. Da der Parameter aktiviert ist, ist es nicht notwendig, beim Feld "Gewicht" 1 zu speichern. In der Bestellposition wird trotzdem automatisch als Einzelgewicht "1" vorgeschlagen. Und über die Menge der Position wird das Positionsgewicht berechnet. Wird nun auf der Bestellposition bei der Menge 10 eingetragen, wird das Positionsgewicht von 10 kg berechnet.

Hinweise
Falls die Grundeinheit eine Gewichtseinheit ist, wird auf die Standard-Gewichtseinheit umgerechnet und dieser Wert als Einzelgewicht auf die Position übernommen.

In weiterer Folge werden die korrekten Positionsgewichte auch in die Intrastat übernommen.

Beispiel

Der Parameter ist aktiviert und beim Artikel ist die Grundeinheit "kg" hinterlegt. Das Feld "Gewicht" bleibt leer.

Auf der Bestellposition wird automatisch nach Eingabe des Artikels das Feld "Einzelgewicht" mit "1" befüllt.

Wird nun eine Menge eingetragen und die Position gespeichert, wird das Positionsgewicht anhand des Einzelgewichts und der Menge berechnet.

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8.4. Können Verpackungseinheiten und Mengen in der Bestellung berücksichtigt werden?

Je nach Einstellung können auch Verpackungseinheiten und Mengen bei der Bestellung berücksichtigt werden.

8.5. Was versteht man unter Bestellfreigabe?

Soll eine Bestellung z. B. von einer höheren Instanz vor dem Orignalausdruck noch einmal geprüft werden, kann mit der Bestellfreigabe gearbeitet werden.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, um die organisatorischen Abläufe im Unternehmen zu unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Bestellfreigabe

8.6. Können für einen Lieferantenartikel unterschiedliche Artikelnummern hinterlegt werden?

Üblicherweise gibt es nur einen Lieferantenartikel mit einer Lieferantenartikelnummer. Es kann jedoch nötig sein, unterschiedliche Artikelnummern z. B. je Farbe und Größe zu hinterlegen.

Dies ist mit dem Lieferantenartikel-Zusatz möglich.

8.7. Was bedeutet Direktlieferung?

Bei der auftragsbezogenen Beschaffung bedeutet die Direktlieferung, dass der Lieferant direkt an den Endkunden liefert. Dies kann am Auftrag im Verkauf definiert und auf die Bestellung übernommen werden. Wird mit der Direktlieferung gearbeitet, wird der Lieferempfänger vom Auftrag als Lieferempfänger auf die Bestellung übernommen.

Mit der Kennzeichnung "Direktlieferung" wird automatisch das Feld "Eigene Bestellung" am Auftragskopf aktiviert. Das Feld "Eigene Bestellung" führt in weiterer Folge dazu, dass aus dem Auftrag eine eigene Bestellung wird und die Felder "Auftrags-Erfassungskennzeichen" und "Auftrags-Erfassungsnummer" am Bestellkopf befüllt werden.

8.8. Was ist bei der Einstellung der Direktlieferung zu beachten?

Folgender Parameter ist für den Ablauf der Direktlieferung ausschlaggebend:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung

Direktlieferungen mit/ohne Lager

Definition, ob Direktlieferungen ohne Lagerbuchung abgewickelt werden sollen.

Hinweis
Wenn "Mit Lager" eingestellt ist, besteht außerdem die Möglichkeit, Direktlieferungen über ein eigenes Transitlager zu buchen.
Die Transitlagernummer muss dafür im Parameter "Transitlager für Direktlieferungen" eingetragen werden.

Wird "Ohne Lager" gewählt, wird nach der Warenannahme direkt ein Rechnungsvorschlag erstellt, ohne dass es einen Lieferschein gibt.

Beispiel

Die Direktlieferung wird von einem Auftrag mit Erfassungskennzeichen "AUF" (Erfassungsart "Auftrag (mit Lieferschein)") ausgelöst. Nach der Warenannahme zur Bestellung wird sofort der Rechnungsvorschlag erstellt. Zu diesem Auftrag gibt es weder Liefervorschläge noch Lieferscheine.

Wird "Mit Lager" eingestellt, besteht die Möglichkeit, Direktlieferungen über ein eigenes Transitlager zu buchen. Die Transitlagernummer kann in folgendem Parameter hinterlegt werden:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung

Transitlager für Direktlieferungen

Definition, welches Transitlager bei Direktlieferungen verwendet werden soll.

Hinweis: Nur in Kombination mit dem Parameter "Direktlieferung mit/ohne Lager" und der Ausprägung "Mit Lager" verwendbar.

Das Kennzeichen "Direktlieferung" kann nicht nur auf dem Auftrag (bzw. beim Erfassungskennzeichen) gesetzt werden, sondern auch am Artikelstamm. Wird ein Artikel, der mit Direktlieferung gekennzeichnet ist, in einen Auftrag übernommen, wird dieser Artikel direkt geliefert. Der Lieferempfänger vom Auftrag wird als Lieferempfänger auf die Bestellung übernommen.

Beispiel

Werden zusätzlich zu einem Artikel mit Kennzeichen "Direktlieferung" weitere Artikel "Ohne Direktlieferung" in einem Auftrag erfasst und alle Artikel werden beim gleichen Lieferanten bestellt, kommt der Artikel mit Direktlieferung in eine eigene Bestellung. Dabei wird der Lieferempfänger vom Auftrag auf die Bestellung übernommen. Alle weiteren Artikel ohne Direktlieferung kommen gesondert in eine eigene Bestellung an den gleichen Lieferanten.

AUF 1 für den Kunden 200000 wird mit 2 Positionen angelegt:

Pos 1 - Artikel mit Direktlieferung: Daraus wird die BES 1 an Lieferant 300000 mit Lieferempfänger 200000.
Pos 2 - Artikel ohne Direktlieferung: Daraus wird die BES 2 an Lieferant 300000 ohne Lieferempfänger.

Siehe auch:

Bestell- und Anfragendruck

Rahmenbestellung

FAQ Bestellanlage