BMD CRM

Die Termine ermöglichen die Anlage und Kontrolle von Terminen nach Mitarbeitern, Mitarbeitergruppen, Kunden/Lieferanten, Institutionen etc. Termine können auf mehrere Mitarbeiter verteilt und z. B. an andere Kollegen delegiert werden.

Es gibt verschiedene Darstellungsformen der Termine (Terminkalender, Gruppenübersicht, Termindienstplan etc.), zu finden im Menü CRM → Termine.

 

Die Terminübersichten werden nachfolgend dargestellt. Termine können beispielsweise aus einem Dokument erstellt werden oder aus einem Besprechungsprotokoll.

 

 

Termine können für sich selbst, oder für andere Mitarbeiter eingetragen werden. In letzterem Fall bekommt dieser Mitarbeiter eine Benachrichtigung via E-Mail. Welche Einstellungen für den Versand dieser E-Mail-Benachrichtigungen notwendig sind, können Sie ihn der Hilfe zum Fenster Terminkalender in den Hintergrundinformationen lesen.

 

  

 

Weitere Funktionen finden Sie in der Fensterhilfe Terminkalender.

Die Terminkennzeichen (Stammdaten → CRM und Kanzlei → Terminkennzeichen) werden in den Terminen verwendet und erleichtern die Darstellung der Termine in den Übersichten. Dabei kann je Terminkennzeichen z. B. die Terminzusage und -genehmigung oder ein Intervall definiert werden.

 

 

Mit der Genehmigung kann ein Autorisierungsablauf von Terminen abgebildet werden. Dieser Ablauf tritt dann in Kraft, wenn ein Mitarbeiter einen Termin mit einem genehmigungspflichtigen Terminkennzeichen anlegt.

 

Als Voraussetzung sollten neben den gesetzten Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung) in den Mitarbeiter-Stammdaten der Geschäftsführer (Genehmigung durch Geschäftsführung) und/oder der Abteilungsleiter (Genehmigung durch Abteilungsleitung) hinterlegt sein:

 

Mit der Genehmigungspflicht erhält der Termin in der Darstellung einen Genehmigungsstatus und somit die Information, dass dieser Termin von übergeordneten Mitarbeitern in den Aufgaben bestätigt werden muss. Die Termingenehmigung kann auch über einen speziell designten Workflow gesteuert werden.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Termingenehmigung. Ebenso ist das kostenlose Lernvideo  Wie funktioniert die Termingenehmigung mit Workflow? verfügbar.

 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Termine dargestellt werden können. Außer der bereits genannten Wochen- und Monatsübersicht stehen im Menü CRM → Termine auch die Gruppenübersicht (Wochenübersicht für mehrere Mitarbeiter), der Termindienstplan und eine flexible Terminliste zur Verfügung.

 

 

 

Die Ausdrucksmöglichkeiten (Ausdruck Terminliste) sind abhängig davon, welche Termindarstellung aufgerufen worden ist:

 

 

Hinweis 

Termine und Aufgaben können auch mit Outlook bzw. MS Exchange synchronisiert werden. Die dafür nötigen Einrichtungen übernimmt die BMD Technik gerne auf Anfrage! Details dazu finden Sie auch in der Fensterhilfe Synchronisation CRM.

Die Übersicht aller Termine, Aufgaben und Fristen für einen bestimmten Kunden könenn Sie im Kundenkalender (CRM → Termine → Kundenkalender) ansehen.

 

 

Der Mitarbeiterkalender (CRM → Termine → Mitarbeiterkalender) stellt eine gemeinsame Übersicht von Aufgaben, Terminen und Fristen dar und eignet sich besonders für eine Gesamtdarstellung aller relevanten Daten (die Darstellung kann unter- oder nebeneinander gewählt werden).

 

Die Aufgaben beinhaltet alle erfassten Aufgaben. Aufgaben werden zur Arbeitsverteilung an zuständige Mitarbeiter verwendet. Der Vorteil bei der Verwendung von Aufgaben im Gegensatz zu E-Mails liegt darin, dass die Aufgaben nachvollziehbar sind und durch die Zuordnung zu Kunde und Mitarbeiter auch sehr einfach eine Übersicht über die angefallenen Aufgaben möglich ist.

 

Aufgaben können nicht nur in den Aufgaben, sondern u. a. auch in der Post, im Besprechungsprotokoll, im Telefonprotokoll, in der Dokumente oder über einen Workflow erzeugt werden. Die Verwaltung der Aufgaben finden Sie im Menü CRM → Aufgaben.

 

Die Einstiegsfelder und die Comboboxen ermöglichen eine Veränderung der Anzeige. Diese Einstellungen erlauben eine Einschränkung der angezeigten Aufgaben. Aufgaben können einen bestimmten Aufgabenstatus haben und zwecks Übersichtlichkeit in Kategorien unterteilt werden. Die Verwaltung dieser beiden Kennzeichen finden Sie im Menü Stammdaten → CRM und Kanzlei.

 

Anhand des Aufgaben-Icons ist ersichtlich, ob die Aufgabe von jemandem übertragen , oder ob sie selbst erstellt wurde .

 

Die Standardfunktionen (Ansehen, Neu ...) und sehr viele andere Funktionen sind bereits aus den Terminen bekannt. Aufgaben (und auch Fristen) können zur effizienten Steuerung auch an einen anderen Mitarbeiter delegiert oder verteilt werden - dabei wird natürlich das Dokument "mitdelegiert". Die Funktion "Verlauf" eignet sich zur Kontrolle und Verfolgung dieser Aktionen.

In den Aufgaben gibt es analog zur Intervallfunktion in den Terminen oder Fristen die Funktion "Wiedervorlage". Diese Funktion kopiert eine bestehende Aufgabe (diese wird als erledigt gekennzeichnet) - die neu erzeugte Aufgabe kann noch bearbeitet werden.

 

Als weitere Funktionen stehen unter anderem die Umwandlung der Aufgabe in einen Termin bzw. Umwandlung der Aufgabe in eine Frist sowie die Anlage einer Rückrufaufgabe zur Verfügung. Mit der Rückrufaufgabe kann ein neues Telefonprotokoll gestartet werden.

Ähnlich wie die Termine können auch die Aufgaben ausgedruckt werden (Ausdruck → Ausdruck Aufgabenliste) und bestimmte Ausdrucksvoreinstellungen gesetzt werden, die den Ausdruck beeinflussen:

 

Das Telefonprotokoll dient zur Registrierung und Zeitaufzeichnung aller ein- und ausgehenden Telefonate, die Sie mit Kunden, Institutionen und sonstigen Personen bzw. deren Kontaktpersonen führen. Die technischen Voraussetzungen zur Erkennung der Teilnehmer anhand der Rufnummer finden Sie in der Doku BMD Callcenter.

Nach dem Start des Telefonprotokolls (über das Menü CRM → Kommunikation → Telefon → Telefonprotokoll) können die Daten des Telefonats erfasst werden (Teilnehmer, Betreff, Text ...). Die Dauer wird mitprotokolliert und kann bei Bedarf angehalten werden. Alle Telefongespräche, die in letzter Zeit mit diesem Kunden protokolliert wurden, werden in einem eigenen Bereich angezeigt.

 

Das Telefonprotokoll bietet - neben der Protokollierung - auch die Möglichkeit, Aufgaben für zu erledigende Rückrufe zu erzeugen: im Telefonprotokoll in der Menüleiste.

 

Dabei wird eine Aufgabe erzeugt, in die gleich die wichtigsten Informationen (Betreff, Langtext inklusive Telefonnummer, Kunde, Kontaktperson) übernommen werden. Der Text kann ergänzt, sowie im Feld Mitarbeiter der gewünschte Rückrufpartner eingetragen werden. Durch diese Aktion wird eine neue Aufgabe beim ausgewählten Mitarbeiter angelegt.

Solche Aufgaben können mit der Funktion "Ausführen" gestartet werden. Die Funktion öffnet ein neues Telefonprotokoll mit den Daten des Kunden, Kontaktperson, Telefonnummer, Betreff etc., somit kann das Telefonat einfach aufgezeichnet und die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet werden.

 

In den Kundentelefonaten erhalten Sie einen kompakten Überblick über alle geführten Telefonate mit einem bestimmten Kunden.

Die Mitarbeitertelefonate bietet Ihnen einen Überblick der geführten Telefonate eines Mitarbeiters. Hier werden alle Telefonate eines Mitarbeiters eines Tages oder Ab Datum dargestellt, ebenso werden die Summe der Dauer aller Telefonate, die Anzahl der Telefonate, die Beginn- und Endezeit angezeigt.

Um einen Überblick über sämtliche Telefonnummern (und auch E-Mail-Adressen und Faxnummern) eines Kunden und den zugeordneten Kontaktpersonen zu bekommen, steht die Funktion Telefonbuch zur Verfügung.

Eine Liste aller Telefonnummern kann ebenfalls angezeigt werden. Dafür befüllen Sie das Einstiegsfeld "Name" mit "%" und lassen alle weiteren Einstiegsfelder leer.

Das Mitarbeitertelefonbuch (CRM → Kommunikation → Telefon → Mitarbeitertelefonbuch) zeigt zentral eine Liste aller Mitarbeiter an. Es beinhaltet verschiedene Informationen, wie Telefonnummern (mit Durchwahl, Mobilnummer), Faxnummern, E-Mailadressen, aber auch Angaben wie Abteilung, Position, Zimmer, Foto etc.

 

 

Die NTCS bietet in Verbindung mit dem BMD Callcenter auch eine Liste der entgangenen Telefonate.

 

Das Kontaktjournal beinhaltet, je nach Parametereinstellungen, sämtliche Informationen (sogenannte Kontakte), die zu einem Kunden, Lieferanten, zur Institution etc. gespeichert wurden, wie beispielsweise Termine, Aufgaben, Fristen, Telefonate, Dokumente, Poststücke, Besprechungsprotokolle und/oder Events. 

Die Ressourcen bieten eine Art "Verleihsystem". Die verschiedenen "Werkzeuge" (Ressourcen), die den Mitarbeitern für die Ausübung ihrer Tätigkeit allgemein zur Verfügung stehen, können in den Ressourcen erfasst werden und stehen auch in anderen Programmteilen, zum Beispiel im Terminkalender, zur Verfügung.

 

Detaillierte Informationen zu den Ressourcen finden Sie in der Doku zu den Ressourcen. Ebenso bieten wir das kostenlose Lernvideo zum Thema Wie arbeite ich mit der Ressourcenverwaltung?.

 

Das Besprechungsprotokoll bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu protokollieren. Sie haben die Möglichkeit, den Besprechungen Aufgaben, Termine, Ressourcen, Teilnehmer und/oder Dokumente zuzuordnen. Termine und Aufgaben, die im Zuge der Besprechung entstehen, können gleich im Protokoll direkt an die betreffende(n) Person(en) verteilt bzw. delegiert werden. Die Protokolle können solange vor Einsicht  bzw. Bearbeitung geschützt werden, bis sie freigegeben sind.

 

Detaillierte Informationen zum Besprechungsprotokoll finden Sie in der Doku zum Besprechungsprotokoll.

 

Das Kampagnenmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Kampagnen zu planen, mit mehreren Teilnehmern zu starten und deren Fortschritt und Status anhand von Diagrammen zu beobachten. Eine Kampagne durchläuft je Teilnehmer eine oder mehrere Aktionen (Aufgaben) für einen oder mehrere Mitarbeiter, wobei man auch Verbindung zu anderen Programmen (Standardbrief, Telefonprotokoll usw.) herstellen kann.

 

Eine Kampagne wird als Projekt angelegt und bekommt einen Workflow zugewiesen. Dieser Workflow wiederum besteht aus einer oder mehreren Aufgabenaktionen, welche mehrere Ausprägungen haben können.

 

Der Eventmanager ist ein umfangreiches Tool, um Veranstaltungen, Events, Seminare inklusive Teilnehmer, Vortragende und Ressourcen zu verwalten. Dabei können vielfältige Verknüpfungen ins CRM, beispielsweise in die Termine und in das Kontaktjournal geschaffen werden. Durch die Multiselect-Möglichkeit von Events und Teilnehmern, die der Eventmanager bietet, ergeben sich erheblich viele und vereinfachte Bearbeitungs-, Druck- und Filterungsmöglichkeiten. Durch die Eventvorlagen ergibt sich eine "intelligente" Eventerstellung von wiederkehrenden Events.

Im laufenden Betrieb des CRM wird von Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl an Informationen aufgezeichnet. Sofern diese Informationen mit Kunden, Lieferanten, Möglichen Lieferanten oder Interessenten aus der Personenstammverwaltung in Zusammenhang stehen, bietet die NTCS die Möglichkeit, sie in den Auswertungen (Kontaktkontrolle, Kontaktstatistik, Kontaktstatistik-Vergleich) nach verschiedensten Kriterien aufzulisten und anzuzeigen. Im Vordergrund steht hierbei die Person selbst.

Über die Einstiegsfelder können Sie je nach Auswertung beispielsweise nach Kunde, Mitarbeiter, Kontaktart, Zeitraum, sowie nach Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Sachbearbeiter einschränken.

Die Ideen ermöglichen die Registrierung und das Finden von Ideen.

In der Verwaltung der Wecker lassen sich ein oder mehrere Wecker für Erinnerungen erstellen und es wird eine Übersicht aller Erinnerungen für den angemeldeten User angezeigt.

 

 

Die Internen Nachrichten können im CRM einerseits für die automatische Benachrichtigung bei Neueintragung bzw. Änderung von Terminen, Aufgaben und Fristen durch andere Mitarbeiter verwendet werden. Die zweite Möglichkeit ist die Benachrichtigung mittels E-Mail. Andererseits können die Internen Nachrichten auch als internes Kommunikationsmittel Anwendung finden.

In der Verwaltung Gelöschte Objekte werden alle gelöschten Aufgaben, Termine und Ideen (als gelöschte Aufgaben) angezeigt. Die versehentlich gelöschten Datensätze können hier wiederhergestellt werden, jedoch nur vom Besitzer sowie der Person, die den Datensatz gelöscht hat.

Zuständigkeiten können für alle Zuständigkeitsbereiche, die im Menü Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche definiert wurden, angelegt werden. Sie können die Zuständigkeiten entweder im Fenster Zuständigkeiten nach Kunde oder bei den Zuständigkeiten nach Mitarbeitern anlegen und verwalten. Die Zuständigkeiten finden beispielsweise in der Firmenbuchverwaltung, in den Fristen oder auch in der Quotenverwaltung Verwendung.

Im Kunden-Navigator gibt es unter anderem die Möglichkeit, die hinterlegte  für den eingegebenen Kunden aufzurufen:

Eine weitere Darstellungsmöglichkeit der Zuständigkeiten ist der Überblick über alle Zuständigkeiten. Er eignet sich besonders dazu, eine Liste mit den Kunden auszudrucken, bei denen noch keine Zuständigkeiten angelegt sind.

Der Kunden-Navigator ( in der Standard-Programmstartleiste bzw. über das Menü CRM → Navigatoren und Cockpits → Kunden-Navigator aufrufbar) stellt die vielfältigen auf Kunden/Lieferanten/Interessenten und andere Personen bezogenen Daten in einer kompakten Oberfläche zur Verfügung. Der wesentliche Vorteil des Kunden-Navigators liegt darin, dass damit direkt und bereichsübergreifend auf die gespeicherten Informationen zugegriffen werden kann.