Die Ersten Schritte sind für jene gedacht, die die NTCS FIBU neu kennenlernen wollen, und bieten einen kurzen Überblick über Aufbau und Ablauf einer Finanzbuchhaltung.

Dagegen werden in den Themen die einzelnen Programmabläufe – z. B. die Anlage von Konten, die Abgabe der UVA etc. – im Detail beschrieben.

Tipps zur Bedienung der Onlinehilfe bekommen Sie unter Wir helfen Ihnen gerne. Grundlegendes zur NTCS (unabhängig von der FIBU) finden Sie im Bereich Einfache Handhabung.

Inhalt

1. Allgemeines

1.1. Wichtige Hinweise

1.2. Standardablauf der Finanzbuchhaltung

2. Vorbereitungen

2.1. Anlage Firma

2.1.1. Firma aus Kunde erstellen

2.2. Anlage FIBU

2.2.1. Neuanlage mit Assistent

2.2.2. Import FIBU vom Steuerberater

2.2.3. Datenübernahme aus Fremdsystem

2.2.4. Umstellung einer BMD 5.5 FIBU

2.3. Konten

2.3.1. Sachkonten

2.3.1.1. Übernahme aus Standardkontenrahmen

2.3.1.2. Übernahme aus einer anderen FIBU

2.3.1.3. Kopieren eines bestehenden Kontos

2.3.1.4. Manuelle Anlage

2.3.2. Personenkonten

2.3.2.1. Personenkonto in der FIBU manuell anlegen

2.3.2.2. Import von Personenkonten

2.4. Fixkonten und Steuerkonten

2.5. Buchungssymbole

3. Tägliches Arbeiten

3.1. Buchen

3.1.1. Rechnungen

3.1.1.1. Ausgangsrechnungen

3.1.1.2. Eingangsrechnung

3.1.2. Zahlungen

3.1.2.1. Kassenbuchungen

3.1.2.2. Bankbuchungen

3.1.3. ANBU-Vorerfassung

3.1.4. Buchen mit KORE

3.1.5. Manuelle Auszifferung

3.1.6. Buchungen bearbeiten

3.1.7. Summencheck

3.2. Papierlos Buchen

3.3. Buchungen importieren

3.4.4. Bildschirmansichten

4. UVA/Meldungen

4.1. UVA

4.1.1. Übermittlung manuell via FinanzOnline

4.1.2. Übermittlung automatisch via Webservice

4.1.3. Erstellung UVA

4.1.4. Erstellung XML-Datei

4.1.5. Versendung mit Webservice

4.1.6. Steuerumbuchungen

4.1.7. Steuernachwei/Einzelsteuernachweis

4.1.8. Kammerumlage

4.1.9. Zusammenfassende Meldung

4.1.10. Weitere Meldungen

5.4. Bearbeiten Mahnlauf

5.5. Ausdruck Mahnvorschlagsliste

5.6. Ausdruck Mahnung

5.6.1. Firmenbezogenes Formular

5.6.2. Textbausteinverwaltung

5.7. Verbuchen Verzugszinsen/Mahngebühren

5.8. Ende des Mahnlaufs

5.9. Ausdruck Mahnliste

6. Zahlungsverkehr

6.1. Vorbereitungen

6.2. Erstellen Zahlungsvorschlag

6.3. Ausdruck Zahlungsvorschlag

6.4. Datenträger ertellen

6.5. Ausdruck Avisobrief

6.6. Verbuchen

7. Bankeinzug

8. Bankauszugsverbuchung

9. Weitere Buchungsthemen

9.1. Buchen mit Fremdwährung

9.2. IST-Besteuerung, E/A-Rechner

9.3. Teil- und Schlussrechnung

1. Allgemeines

Diese Dokumentation zeigt die Schritte, die notwendig sind, um eine Finanzbuchhaltung anzulegen und mit dieser arbeiten zu können.

Bitte beachten Sie, dass diese nur den groben Ablauf darstellt. Für Neueinsteiger empfehlen wir daher die Detaildokumentationen je Thema.

Grundlegende NTCS Kenntnisse vor allem die Themen Einfache Handhabung, Eingeben und Bearbeiten von Daten und Feldauswahl werden vorausgesetzt.

1.1. Wichtige Hinweise

Um einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können, empfehlen wir Ihnen folgende Routinen einzuhalten:

Sie sollten immer mit den aktuellen Standards (Konten, Gliederungen, Steuerkonten, Prozentsätze usw.) arbeiten. Beachten Sie bitte, dass Abweichungen vom Standard jedenfalls Mehraufwand für Sie bedeuten.
BMD verfügt über ein komplexes Berechtigungssystem, um sensible Daten zu schützen. Bevor Sie zu arbeiten beginnen, sollten Sie reifliche Überlegungen anstellen, wer auf welche Datenteile Zugriff bekommen soll.
Sorgen Sie bitte dafür, dass alle Meldungen (UVA, ZM, VSt-Erstattung, ...) fristgerecht abgegeben werden. Details dazu besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Monatlich durchzuführende formelle und steuerliche Prüfungen:

Der Summencheck inklusive der für die jeweilige Buchhaltung zutreffenden Funktionen ist regelmäßig - zumindest monatlich - durchzuführen.
Die Gesamtprüfung der Buchhaltung soll monatlich durchgeführt werden.
Der UVA-Steuernachweis bzw. der UVA-Einzelsteuernachweis zur Kontrolle der UVA sollte monatlich kontrolliert werden.

1.2. Standardablauf der Finanzbuchhaltung

Das folgende Schema stellt den Standardablauf der Finanzbuchhaltung dar.

Die einzelnen Themen und Bearbeitungsschritte, die in diesem Schema als Standardablauf dargestellt sind, werden im Folgenden kurz beschrieben. Nähere Informationen über die angesprochenen Programme entnehmen Sie bitte den jeweiligen Detaildokus.

Seitenanfang

2. Vorbereitungen

2.1. Anlage Firma

Damit Sie eine Buchhaltung führen können, müssen Sie zuerst eine Firma anlegen. Unter dieser Firma werden dann die einzelnen Buchhaltungen pro Jahr erfasst. Der Firmenstamm ist für alle NTCS Pakete gültig (nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern auch fürs CRM, WWS ...).

Grundsätzlich sollte bei der Anlage beachtet werden, dass es pro Steuernummer nur eine Firma geben kann. Bei einer Firma kann es jedoch mehrere FIBUs geben. Der häufigste Grund dafür ist die Vermietung und Verpachtung. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Varianten in der Vermietung und Verpachtung.

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten.

Für Ihre eigene Firma wurde bei der Installation bereits die Firma 1 mit dem Namen "Eigene Firma" für Sie angelegt. Sie können Ihre Firmenstammdaten im linken Fensterbereich mit der rechten Maustaste → Bearbeiten erfassen. Sollten Sie noch weitere Firmen benötigen können diese zusätzlich im linken Fensterbereich mit der rechten Maustaste → Neu angelegt werden.

Hinweis

Mit der rechten Maustaste → Feldauswahl oder mit dem kleinen gelben Würfel

können Sie weitere Felder ein- und oder nicht benötigte Felder ausblenden, sowie die Reihenfolge der Felder ändern.

Wichtige Stammdatenfelder:

Name

Firmenname
Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt.

Land

Land der Firma
Alle steuerlichen Abläufe werden über das Feld "Land" gesteuert (Ermittlung Steuercodes und Prozentsätze ...) Dies hat Auswirkungen auf die Konten, die Buchungen, bis hin zur Umsatzsteuererklärung.

PLZ

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft ermittelt.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Währung

Hier wird die Grundwährung der Firma hinterlegt. Normalerweise wird hier EUR für Euro eingetragen, außer Sie möchten die Firma in einer anderen Währung führen.

Betriebsgründung

Datum der Betriebsgründung

Branche

Hinterlegen Sie hier mit F4 die Branche der Firma.

Rechtsform

Die Rechtsform ist zwingend für elektronische Bilanzen zu erfassen. Außerdem hat die Rechtsform Bedeutung für die automatische Gewinnverbuchung, da die Konten für die Gewinn-/Verlustverbuchung je Rechtsform hinterlegt sind.

STB-Firma

Hinterlegung der eigenen Firma, welche die steuerliche Vertretung für den Klienten hat. Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVAs abgeben. Die UVA wird dann mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben.

Aktuelle FIBU

Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gebucht wird.

Aktuelle KORE

Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung

UID-Nummer

Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen. Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig.

E-Mail

Erfassen Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse. Diese wird z. B. für das Mahnwesen benötigt.

Homepage

Hinterlegen Sie hier die Adresse der Homepage der Firma. Diese kann z. B. am Mahnformular angedruckt werden.

Telefonnummer

Hinterlegen Sie hier die Haupt-Telefonnummer. Diese kann z. B. am Mahnformular angedruckt werden.

IBAN

Die IBAN wird aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer errechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie den Hinweis zur IBAN-Berechnung).

Achtung!

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

Am Reiter "Firma Finanzamt" sind die Finanzamt- und die Steuernummer zu hinterlegen.

Grundsätzlich ist es nicht möglich mehrere Steuernummern auf einer Firma zu hinterlegen. Das ist nur dann möglich, wenn mit Filialen gebucht wird.
Ist dieselbe Steuernummer bei mehreren Firmen hinterlegt, ist für die Abgabe der UVA zwingend eine UVA-Konsolidierung notwendig!

Wie das Finanzamt wird auch die Steuernummer am UVA-Ausdruck angedruckt bzw. in die XML-Datei übergeben.

Wird in der Filiale bei diesem Feld keine Steuernummer bzw. eine falsche Steuernummer eingegeben, so sind die Umsätze dieser Filiale bei den MOSS-Umsätzen enthalten.

2.1.1. Firma aus Kunde erstellen

Dies ist vor allem für Steuerberater interessant, da die Klienten automatisch als Firma angelegt werden können. Das "Steuerberaterkennzeichen" und auch das Feld "Entspricht Firma" auf den Kundenkonten werden automatisch gesetzt (damit besteht eine eindeutige Verknüpfung zwischen Kundenkonto und Firma).

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten→ Schaltfläche "Firma aus Kunde erstellen" kann aus einem Kundenkonto eine Firma entstehen. Dabei werden alle Kunden der eigenen Firma aufgelistet.

Auch Änderungen, die im CRM auf der Person durchgeführt werden, können mittels Parametereinstellung (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Update von Person auf Firma auf "Ja") auf die Firma durchgeschrieben werden. Standardmäßig ist diese Einstellung auf "Nein" gesetzt.

Detaillierte Informationen finden Sie im Thema Update von Person auf Firma.

Seitenanfang

2.2. Anlage FIBU

Nachdem die Firma angelegt wurde, muss nun die dazugehörige FIBU angelegt werden.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

2.2.1. Neuanlage mit Assistent

Diese Art der Neuanlage wählen Sie, wenn Sie völlig neu beginnen und es keinerlei bestehende Daten gibt, die übernommen werden können.

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechtes Fenster (dazugehörige Buchhaltungen) → rechte Maustaste → Neu starten Sie die Neuanlage, bei der Sie gefragt werden, ob Sie den Assistenten verwenden möchten.

Wir empfehlen Ihnen, diesen Assistenten zu verwenden, denn Sie werden dabei durch die FIBU-relevanten Felder mit den entsprechenden Beschreibungen geführt.

Hinweis

Wir empfehlen die Verwendung des BMD Standardkontenrahmens!

Als Standardkontenrahmen wird ein Buchhaltungsmandant bezeichnet, in dem in der Praxis gängige Konten mit den notwendigen Einstellungen und Gliederungen erfasst sind. Er dient hauptsächlich der (automatischen) Übernahme von Kontenstammdaten, Prozentsätzen, Fix- und Steuerkonten, sodass - ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen - sofort nach Anlage der Firma/FIBU zu buchen begonnen werden kann. Der BMD Standardkontenrahmen ist an den österreichischen Einheitskontenrahmen angepasst und wird auch laufend aktualisiert.

Nachdem die FIBU angelegt wurde, müssen die Salden manuell eingebucht werden. Je nach Zeitpunkt gibt es zwei Arten, die Salden in die Buchhaltung zu übernehmen:

zu Wirtschaftsjahrbeginn als EB-Übernahme
während des Wirtschaftsjahres als Saldenübernahme

Detaillierte Informationen zum Einbuchen der Saldenübernahme finden Sie im Thema Buchen bei den Buchungsbeispielen.

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit die Salden zu importieren. Dazu stehen zwei Varianten zur Verfügung:

Buchungen importieren - Es werden die einzelnen Buchungen übernommen (inkl OP).
Saldenübernahme - Es werden nur die Salden der Konten übernommen.
Seitenanfang

2.2.2. Import FIBU vom Steuerberater

Wenn Ihr Steuerberater mit BMD NTCS arbeitet, kann er Ihnen Ihre FIBU exportieren und Ihnen z. B. per E-Mail übermitteln.

Unter FIBU → Import und Export→ Import bzw. unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Rechte Fensterseite → Rechte Maustaste → Import können Sie die übermittelte *.fib Datei importieren. Der Import kann auch direkt aus dem Outlook oder dem Datei-Explorer mit einem Doppelklick auf die *.fib-Datei gestartet werden.

Grundsätzlich werden beim Import einer FIBU alle Felder am FIBU-Stamm importiert, bis auf wenige Ausnahmen wie z. B. Klientenmonitoring und ProjektNr.

2.2.3. Datenübernahme aus Fremdsystem

Wurde die FIBU bisher in einem Fremdsystem gebucht, muss vorab mit dem BMD Support abgeklärt werden, aus welchem System die Daten kommen und ob diese Daten über eine individuelle Schnittstelle importiert werden können.

Eine Datenübernahme wird bei uns im Haus durchgeführt. Diese Leistung ist nicht im Wartungsvertrag enthalten und wird nach tatsächlichem Zeitaufwand verrechnet.

Sie erhalten dann per E-Mail eine *.fib Datei, die Sie unter FIBU → Import und Export →Import bzw. unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Rechte Fensterseite → Rechte Maustaste → Import importieren können.

Hinweis

Nach einer Datenübernahme müssen die Daten kontrolliert und nachbearbeitet werden. Alle steuerlichen Auswertungen für den Zeitraum, der noch im Fremdsystem gebucht wurde, müssen auch im Fremdsystem erstellt bzw. abgegeben werden.

Hinweis

Bitte vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin mit dem BMD Support!

2.2.4. Umstellung einer BMD 5.5 FIBU

Wurde die FIBU bisher in der BMD 5.5 gebucht, so kann diese unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten im rechten Fensterteil mit der rechten Maustaste unter Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS übernommen werden.

Hinweis

Entscheidend ist, dass bis zum Zeitpunkt der Umstellung in BMD 5.5 und ab der Umstellung nur mehr in der NTCS gebucht wird!

Vor der Umstellung sind einige Schritte durchzuführen bzw. zu beachten sowie ein Buchhaltungscheck durchzuführen.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS.

Hinweis

Gerne können Sie mit dem BMD Support einen Termin vereinbaren, um die Übernahme gemeinsam über Fernwartung durchzuführen.

2.3. Konten

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Konten.

In diesem Fenster können die verschiedenen Konten einer FIBU angelegt, bearbeitet und vom Standardkontenrahmen übernommen werden.

Vor der Kontenanlage müssen je Firma die Nummernkreise von Sach- und Personenkonten definiert werden.

Für die Personenkonten müssen zusätzlich die Kontenkreise festgelegt werden. Pro Kreis kann ein eigenes Sammelkonto in den Fixkonten hinterlegt werden, auf das später die automatischen Sammelbuchungen erfolgen.

Wenn Sie mit dem BMD Standardkontenrahmen arbeiten, werden alle Hinterlegungen von diesem übernommen und es besteht kein Handlungsbedarf.

2.3.1. Sachkonten

Hinweis

Wird ein neues Sachkonto in der FIBU benötigt, empfehlen wir Ihnen, dieses aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen zu übernehmen!

Die Übernahme eines Kontos hat den Vorteil, dass die Stammdaten übernommen werden und nicht manuell befüttert werden müssen.

2.3.1.1. Übernahme aus Standardkontenrahmen

Wir empfehlen Ihnen, in den FIBU-Stammdaten einen Kontorahmen zu hinterlegen (FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechtes Fenster → Bearbeiten → Felder Firmennummer Standardkontenrahmen und FIBU-Nr Standardkontenrahmen).

Sobald die NTCS installiert wird, steht Ihnen der österreichische Standardkontenrahmen mit der Firmennummer 100 zur Verfügung.

Ist auf der FIBU ein Standardkontenrahmen hinterlegt, so können Sie unter FIBU → Stammdaten → Konten mit der Schaltfläche Standardkontenrahmen übernehmen Konten aus diesem in Ihre FIBU übernehmen.

Es öffnet sich ein zweiteiliges Fenster.

Links sehen Sie die Konten vom hinterlegten Standardkontenrahmen , rechts die Konten, die bereits in Ihrer FIBU angelegt wurden.

Mit der Pfeil links bzw. Pfeil rechts-Taste können Sie Konten vom Standardkontenrahmen (links) in die FIBU (rechts) verschieben bzw. umgekehrt.

Der Doppelpfeil steht für die Übernahme aller Konten zur Verfügung.

Wird in der Kontenliste mit F5 die Neuanlage gestartet und eine Kontonummer eingegeben die im Standardkontenrahmen vorhanden ist, so werden die Stammdaten inklusive Gliederungszahlen automatisch vom Standardkontenrahmen übernommen.

Im Buchen kann mittels Parameter eingestellt werden, ob ein noch nicht vorhandenes Konto inklusive Stammdaten und Gliederungen bei der Eingabe einfach vom Standardkontenrahmen übernommen werden oder ob diesbezüglich eine Abfrage erscheinen soll (FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen → Extras → Allgemeine Einstellungen für Buchen → Allgemein → Übernahme Konto aus Standard).

2.3.1.2. Übernahme aus einer anderen FIBU

Wie bei der Übernahme aus dem Standardkontenrahmen erfolgt die Übernahme ebenfalls mit der Schaltfläche Standardkontenrahmen übernehmen.

Es öffnet sich ein zweiteiliges Fenster.

Links sehen Sie die Konten vom hinterlegten Standardkontenrahmen . Hier können Sie in den Felder StdFirma und StdFIBU den vorgeschlagenen Standardkontenrahmen überschreiben und eine andere Firma und FIBU eingeben.

2.3.1.3. Kopieren eines bestehenden Kontos

Wenn ein neues Konto benötigt wird und dieses weder aus dem Standardkontenrahmen noch aus einer anderen FIBU übernommen werden kann, dann empfehlen wir Ihnen, ein bestehendes Konto zu kopieren. Dies hat den Vorteil, dass alle relevanten Einstellungen übernommen und somit nicht manuell angelegt werden müssen.

1. Unter FIBU → Stammdaten → Konten
Ein bestehendes Sachkonto kann über "Funktionen" oder rechte Maustaste → Sachkonto kopieren kopiert werden.

2. Unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen
Ein bestehendes Sachkonto kann bei der Suche nach einem Sachkonto (mittels F4) im Feld Kto-Nr oder GKto-Nr mit der rechten Maustaste → Sachkonto kopieren kopiert werden.

3. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU → Stammdaten → Konten → Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.
Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen.
Wenn Sie unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Kontenanlage → Sachkonten → Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage "Ja" einstellen, dann werden die Stammdaten und Gliederungen vom Konto mit der nächst niedrigeren Nummer übernommen.

4. Duplizieren eines bestehenden Sachkontos beim Buchen
Mittels Strg + 7 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" kann ein bestehendes Sachkonto dupliziert werden. Es folgt eine Abfrage nach der bestehenden und nach der gewünschten neuen Kontonummer.

2.3.1.4. Manuelle Anlage

Die manuelle Neuanlage eines Sachkontos sollte auf jeden Fall vermieden werden.

Sollte dies dennoch unbedingt notwendig sein, dann gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU → Stammdaten → Konten → Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.
Die Stammdaten des neuen Kontos müssen standardmäßig manuell eingegeben werden und das neue Konto muss manuell gegliedert werden.
Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen. Alle anderen Stammdatenfelder müssen aber ebenfalls manuell befüttert werden.

2. Anlage des neuen Kontos beim Buchen
Geben Sie die neue Kontonummer im Feld "Kontonummer" oder "Gegenkonto" ein. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie unter Konten → Neu das Konto mit den dazugehörigen Stammdaten anlegen können.
Sie haben auch die Möglichkeit, mittels Strg + 5 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" ein Konto anzulegen. Es folgt eine Abfrage nach der Kontogruppe (Sachkonten, Kunden oder Lieferanten).

Hinweis

Wird ein Sachkonto manuell angelegt, dann achten Sie bitte unbedingt auf die korrekte Hinterlegung der Felder "USt-Steuercode" und "USt-Prozentsatz".

Diese Hinterlegungen sind notwendig, damit beim Buchen die Steuer berechnet und in der UVA in der richtigen Kennzahl ausgewiesen werden kann.

Wichtige Felder:

Bezeichnung	Kontenbezeichnung
Kontenart	Bitte wählen Sie zwischen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag. Die Wahl der Kontenart wirkt sich beim Buchen (Steuerung durch Buchungssymbol), in der kurzfristigen Erfolgsrechnung und auf der Saldenliste aus.
Kontenklasse	Geben Sie hier die Kontenklasse (0-9) bekannt. Die Wahl der Kontenklasse wirkt sich z. B. in der Saldenliste mit Klassensummen aus.
USt-Steuercode	Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen.
USt-Steuercode fix	Wenn der Steuercode fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit der im Feld "Steuercode" angegebenen Steuerart gebucht werden.
USt-Prozentsatz	Wählen Sie hier einen gültigen Prozentsatz aus. Bei den Steuercodes ist fixiert, welche Steuerprozentsätze für den jeweiligen Steuercode erlaubt sind.
USt-Prozentsatz fix	Wenn der Prozentsatz fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit dem im Feld Prozentsatz angegebenen Satz gebucht werden.
OP-Kennzeichen	Standardmäßig werden Sachkonten ohne Offene Posten-Verwaltung geführt. Über das OP-Kennzeichen können Sachkonten mit offenen Posten gebucht werden, sodass es auch möglich ist, sie auszuziffern (im BMD Standardkontenrahmen ist dieses Kennzeichen z. B. beim Konto Schwebende Geldbewegungen und Umsatzsteuer-Zahllast schon voreingestellt). Beim Buchen sollten dann die offenen Posten des Kontos über das Feld "OP" zugeordnet werden (die Zuordnung kann wie bei Personenkonten auch noch im Nachhinein in der manuellen Auszifferung vorgenommen werden). Bei einer Jahresübernahme werden alle offenen Posten ins nächste Jahr übertragen.
ANBU-Erfass-Kz	Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet.
Kassen-/Bank-KZ	Über dieses Kennzeichen kann ein Bestandskonto als Kassen- oder Bankkonto bzw. Bank-Treuhandkonto gekennzeichnet werden. Für diese gekennzeichneten Konten kann dann der Ausdruck Kassen- bzw. Bankbericht gestartet werden.

2.3.2. Personenkonten

Hinter jedem Personenkonto steht eine Person. Unter dem Begriff "Personen" werden Kunden, Lieferanten, Gesellschafter, Angehörige, Mitarbeiter, Diverse Personen und Kundenkonzerne zusammengefasst. Die Personen werden immer unter Ihrer Firma/Firmengruppen angelegt.

Nähere Informationen zu den Personen entnehmen Sie bitte der Beschreibung im CRM.

Die Anlage von Personenkonten erfolgt in der NTCS über die zentrale Stammdatenverwaltung und kann entweder im CRM, in der FIBU oder in der WWS vorgenommen werden.

2.3.2.1. Personenkonto in der FIBU manuell anlegen

Die Anlage erfolgt im Gegensatz zum Sachkonto meist nicht mittels einer Übernahme aus dem Standardkontenrahmen sondern manuell unter FIBU → Stammdaten → Konten.

In der NTCS FIBU werden die Personenkonten im Normalfall nicht in alphabetischer Reihenfolge, sondern mit fortlaufender Kontonummer geführt. Mit F5 (unter Stammdaten/Konten oder im Buchen im Feld Konto bzw. Gegenkonto) kann nun ein neues Konto angelegt werden.

Wichtige Felder am Reiter "Kunde" bzw. "Lieferant":

Nachname	Name
Straße	Adresse ist relevant für Mahnung, Saldenbestätigung, Avisobrief ...
Land	Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden.
PLZ	Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
UID-Nummer	Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummern-Prüfung durchgeführt.
Konditionen	Zahlungskonditionen
E-Mail	Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. .B für die Mahnung)
IBAN	Hinterlegen Sie hier die korrekte IBAN für die Bankverbindung (z. B. für den Zahlungsverkehr)

Wichtige Felder am Reiter "Personenkonto":

Kunden-/Lieferanten-KreisNr	Hier wird der Kunden-/Lieferantenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird. Die Kunden/Lieferanten werden unter FIBU → Stammdaten → Kontenkreise in Gruppen eingeteilt. Standardmäßig (Firma 100 Standardkontenrahmen) gibt es drei Kreise. Es kann z. B. eine Unterteilung in Inland, EU und Ausland erfolgen. Welches Konto in welchen Kreis fällt, wird in den Nummernkreisen festgelegt. Welcher Kreis auf welches Sammelkonto gebucht wird, entscheiden die Hinterlegungen in den Fixkonten.
Kunden-Lieferanten-Sammelkonto	Ein individuelles Sammelkonto kann eingegeben werden. Dieses übersteuert die Kunden-KreisNr. Dieses Feld wird nur dann benötigt, wenn man keinen eigenen Kreis anlegen möchte, weil dieses Sammelkonto z. B. nur für einen einzelnen Kunden gilt. Unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen→ Fixkonten werden diese individuellen Sammelkonten nach ihrer Hinterlegung auch angezeigt.
Mahnsperre	Hier können verschiedene Gründe für eine Mahnsperre ausgewählt werden.
Kunden-/Lieferanten-Vorschlag Gegenkonto	Wird hier ein Sachkonto hinterlegt, wird dieses Konto beim Buchen von Rechnungen als Gegenkonto vorgeschlagen. (Beispiel: Wenn auf das Konto 200000 gebucht wird, wird automatisch das Gegenkonto 4000 vorgeschlagen.)
Zessionskennzeichen	Wenn Ihre Forderungen an eine Bank zediert sind, können Sie das am Kundenkonto vermerken. Sie haben die Möglichkeit, ein Zessionskennzeichen mit dem zugehörigen Zessionstext im Suchfenster mit rechter Maustaste (REM) → "Neu" anzulegen bzw. zu hinterlegen. Dies hat Auswirkungen auf díe OP-Liste und das Kontoblatt.

2.3.2.2. Import von Personenkonten

Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export können Konten von einem Fremdsystem importiert werden.

Ablauf

Erstellen der Importdatei	Erstellung einer Datei mit den benötigten Stammdatenfeldern (z. B. Kontonummer, Bezeichnung, Straße, PLZ, Ort, UID-Nummer, Zahlungskonditionen)
Anzeigen der Daten beim variablen Satzaufbau	Vor dem Import in die Buchhaltung werden die Spaltenüberschriften bzw. die ersten 8 Datensätze in einer Vorschau angezeigt. Auf eventuelle Fehler wird unter "Dateiprüfung" hingewiesen. Dabei wird allerdings nicht der Inhalt geprüft - Sie werden zum Beispiel darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Spaltenüberschrift in der Zuordnungsdatei nicht gefunden wurde oder wenn die Anzahl der Spalten in der Datei von der Anzahl der Spalten in der Vorschau abweicht.
Import der Datei	Nach der Kontrolle können die Daten importiert werden.

Die zu importierende Datei muss eine Textdatei sein. In der Praxis handelt es sich meist um eine CSV-Datei. (Die Bestandteile des Kontos sind durch ; getrennt.)
Grundlage für korrekt importierte Personenkonten ist eine dementsprechende Datei.

Die Anzahl und Art der Spalten, die importiert werden, richtet sich nach den Anforderungen, die der BMD Benutzer an das importierte Konto stellt. Programmseitig gibt es keine Pflichtspalten oder Mindestanzahl an Werten. Das bedeutet, dass eine Datei im Normalfall mit einem variablen Satzaufbau zusammengestellt wird, die nur die benötigten Informationen enthält.
Zum Unterschied vom Import von Buchungen gibt es keine genormten Überschriften.

Die Spalten der Datei können auf 2 Arten zum richtigen Feld des Personenkontos zugeordnet werden:

1. Über die Einstellung Zuordnungsdatei verwenden: Damit erkennt das Programm die Feldauswahl automatisch anhand der Überschriften in der Importdatei. Sollten Felder nicht erkannt werden, so werden diese Felder mit einem roten X in der Überschrift markiert, und können über die Feldauswahl ergänzend zugeordnet werden.

2. Über die Feldauswahl: Die Spalten werden dabei manuell an die Datei angepasst. BMD erkennt also nicht anhand der Überschrift, welchen Inhalt eine Spalte hat, sondern die Feldauswahl wird an die Datei angepasst - Sie geben also bekannt, wie viele, welche und in welcher Reihenfolge die Werte angeliefert werden.
Die Art und die Reihenfolge der Felder (Spalten) wird über die Feldauswahl im Vorschaufenster definiert.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in der Hilfe Personenkonten importieren im Pkt Beschreibung der Personenkontofelder.

Seitenanfang

2.4. Fixkonten und Steuerkonten

Sowohl die Fixkonten (FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten) als auch die Steuerkonten (FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Steuerkonten) sind grundsätzlich automatisch hinterlegt, wenn Sie mit dem BMD Standardkontenrahmen arbeiten.

Hinweis

Nach einer Datenübernahme sind die Fix- und Steuerkonten zwingend vor dem Buchungsstart zu kontrollieren und gegebenenfalls zu überarbeiten.

Beispiel:

Bisher wurden die Umsatzsteuerbuchungen auf das Sammelkonto 3555 gebucht. Durch die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen wird das Konto 3500 als Umsatzsteuersammelkonto übernommen.
Die UVA Steuerkontrolle weist somit eine Differenz aus, weil der Saldo am Konto 3500 nicht mit dem Saldo der Umsatzsteuerbuchungen übereinstimmt.

2.5. Buchungssymbole

Die Buchungssymbole finden Sie unter FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole.

Das Buchungssymbol beinhaltet vordefinierte Buchungsregeln und steuert somit Soll/Haben bzw. auf welche Kontenarten (Sach-, Kunden- und/oder Lieferantenkonten) gebucht werden darf.
Die wichtigsten Buchungssymbole (AR, ER, BK, KA,…) werden von BMD mitgeliefert.

Hinweis

Änderungen an Buchungssymbolen sind im Normalfall nur dann notwendig, wenn Sie zusätzliche Symbole anlegen möchten (z. B. wenn mehrere Banksymbole (RK für Raika, OB für Oberbank …) oder z. B. ein Symbol GU für Gutschriften benötigt werden).
In diesem Fall empfehlen wir, neue Belegsymbole von einem verwandten bestehenden Symbol zu kopieren, da die Einstellungen des Symbols übernommen werden (Stammdaten → Weitere Buchungseinstellungen → Buchungssymbole → Schaltfläche "Kopieren").

3. Tägliches Arbeiten

3.1. Buchen

Der Einstieg erfolgt unter Buchen und Vorerfassungen → Buchen.

Das Programm "Buchen" ist das zentrale Erfassungsprogramm für alle manuellen Buchungsfälle (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbuchungen, Umbuchungen usw.). Das Buchungsprogramm ist mehrbenutzer- und mandantenfähig. Es gibt keine lizenzbedingten Grenzen für die Anzahl von Mandanten (Buchhaltungen), Konten, Buchungen, Anlagen und Kostenstellen.

Die Buchungsmaske unterteilt sich in folgende Bereiche:

Einstiegsfelder

In den Einstiegsfeldern wird erfasst, in welcher Firma und FIBU, in welchem Monat und mit welchem Buchungssymbol gerade gebucht wird bzw. gebucht werden soll.

Firma	Firma, in der gebucht werden soll.
FIBU	FIBU, in der gebucht werden soll. Die aktuelle FIBU, das ist die FIBU in der vorrangig gebucht wird, ist mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.
Notiz	Auf diesem Feld können allgemeine Notizen zur ausgewählten FIBU hinterlegt werden. Ist eine Notiz erfasst, so erscheint dieses Symbol. Über Parameter kann diese Anzeige ausgeschaltet werden. (FIBU Parameter → Buchen → Ansicht → Notiz in Konteninfo)
FIBU - Checkliste	Ist auf der FIBU keine Checkliste hinterlegt, wird dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken des Symbols kann eine Checkliste angelegt werden. Dieses Symbol ist nur ersichtlich, wenn eine FIBU-Checkliste hinterlegt ist. Die Checkliste kann auch in den FIBU-Stammdaten mit einem rechten Mausklick auf die FIBU unter dem Punkt "Checkliste" zugeordnet oder am FIBU-Stamm im Feld "Checkliste" hinterlegt werden. Eine genauere Information dazu finden Sie unter Firmen- und FIBU-Stammdaten → FIBU-Checkliste.
Monat	Buchungsmonat Standardmäßig gibt es pro Monat einen Buchungskreis. Mögliche Werte sind 1-12 bzw. 13. Näheres zu Bilanzbuchungen in Periode 13 erfahren Sie in der Hilfe Buchungsbeispiele unter Bilanzbuchungen. Es können mehrere Benutzer gleichzeitig in einem Monat buchen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Hilfe unter Buchen mit Buchungskreisen.
Datum	Das Tagesdatum wird automatisch vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlagswert jedoch auch mit einem anderen Buchungsdatum überschreiben. Mit Klick auf den Pfeil kann der BMD Kalender aufgerufen und das markierte Datum mit einem Doppelklick übernommen werden.
Symbol	Das Buchungssymbol hat wichtige Steuerungsfunktionen im Hintergrund. Es steuert SOLL/HABEN und welche Konten (Kontenarten) verwendet werden dürfen. Die wichtigsten Buchungssymbole werden von BMD mitgeliefert. Sie können diese mit F4 suchen und übernehmen.
Bilanzbuchen	Standardmäßig auf "NEIN", wird nur für Bilanzumbuchungen auf "JA" gesetzt. Näheres siehe Buchungsbeispiele, Bilanzbuchungen.
Buchungsarten-Variante	Wenn der Parameter Eingabefeld für Buchungsvarianten anzeigen (FIBU Parameter → Allgemein → Anzeige) auf "Ja" gesetzt wird, kann die Buchungsarten-Variante im Buchungsprogramm eingegeben werden. Wurde auf dem Buchungssymbol eine Buchungsartenvariante hinterlegt, wird diese beim Einstieg vorgeschlagen. Auf der Buchungs-Variante kann eine Hintergrundfarbe für dieses Feld eingestellt werden.

Hinweis

Um Buchungen erfassen oder bearbeiten zu können, müssen alle Einstiegsfelder (z. B. Monat, Datum, Symbol etc.) befüllt werden.

Combobox

Über eine Combobox kann ausgewählt werden, welche Buchungen angezeigt werden sollen:

Manuelle Buchungen

Nur tatsächlich eingegebene und importierte Buchungen werden angezeigt (ohne Gegen- und Sammelbuchungen).

Hinweis

Gegenbuchungen auf das technische Gegenkonto, welches in den Fixkonten definiert ist, werden bei der Auswahl "Manuelle Buchungen" trotzdem angezeigt.

Grund ist, dass ein eventueller Restbetrag bei Splittbuchungen ansonsten nicht richtig aufgeteilt werden kann, da dieser automatisch auf das technische Gegenkonto gebucht wird.

Alle Buchungen ohne Detailaufteilungen

Eingegebene, automatisch generierte und importierte Buchungen werden angezeigt, jedoch ohne Detailsätze nach Filiale, IC-Code und Buchungsart getrennt.

Wird z. B. eine Buchung auf verschiedene Filialen, IC-Codes oder Buchungsarten aufgesplittet, werden auch die Sammelbuchungen je Filiale, IC-Code bzw. Buchungsart getrennt gebucht. Dies nennt man Detailsätze. Bei dieser Einstellung wird nur eine Sammelbuchung mit dem Gesamtbetrag angezeigt. In der Spalte "AD" können Sie diese Detailsätze auf- bzw. zuklappen.

Alle Buchungen inkl. Detailaufteilungen

Eingegebene, automatisch generierte und importierte Buchungen werden angezeigt (mit Gegen- und Sammelbuchungen).

Wird z. B. eine Buchung auf verschiedene Filialen, IC-Codes oder Buchungsarten aufgesplittet, werden auch die Sammelbuchungen je Filiale, IC-Code bzw. Buchungsart getrennt gebucht. Dies nennt man Detailsätze. Bei dieser Einstellung werden die Sammelbuchungen nicht als Gesamtsumme, sondern aufgeteilt je Detailsatz angezeigt. In der Spalte "AD" können Sie diese Detailsätze auf- bzw. zuklappen.

Hinweis

Zur besseren Übersicht können die unterschiedlichen Buchungsarten zusätzlich mit Hintergrundfarben hinterlegt werden.

Ohne Sammelbuchungen

Eingegebene, automatisch generierte und importierte Buchungen werden angezeigt (mit Gegenbuchungen, jedoch ohne Sammelbuchungen).

Journal

Das Journal ist eine Auflistung der bereits gebuchten Buchungszeilen, selektiert nach Buchungsmonat. Dieses Journal ist noch nicht festgeschrieben und die Buchungen können noch bearbeitet werden. (Solange keine UVA erstellt bzw. der Buchungskreis geschlossen wurde.)

Durch einen Klick auf eine Buchung wird diese markiert und in die Buchungszeile übernommen. Dort können Sie die Buchung bearbeiten, löschen, eine neue Buchung vor der markierten Buchung einfügen oder eine neue Buchung am Ende des Journals hinzufügen.

Hinweis

Werden Buchungen gelöscht bzw. eingefügt, werden die Journalnummern neu gereiht, sobald das Buchungsprogramm verlassen wird!

Buchungszeile

In der Buchungszeile können neue Buchungen erfasst oder bereits erfasste Buchungen geändert werden. Änderungen sind möglich, solange der Buchungsmonat/Buchungskreis noch nicht abgeschlossen ist.

Hinweis

Im Buchungsprogramm unter Extras → Allgemeine Einstellungen oder Eigene Einstellungen können Sie unter dem Punkt Ansicht → Schriftart für Eingabezeile die Schriftgröße für die Buchungszeile einstellen.

Die Schriftgröße sämtlicher Tabellen (Kontenliste, Bildschirmansichten usw.) kann unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Gesamtsystem → Schriftgröße in Tabellen eingestellt werden.

Details zur Buchungsmaske und dem Buchen selbst finden Sie unter Buchen.

Nachstehend werden einzelne Buchungsfälle kurz beschrieben. Viele weitere Buchungsbeispiele finden Sie im Thema Buchungsbeispiele.

3.1.1. Rechnungen

Nachstehend wird das Verbuchen von Ausgangs- und Eingangsrechnungen behandelt.

Alle Erlös- und Aufwandskonten können, abhängig von der Hinterlegung am Sachkonto, nur mit den fix hinterlegten oder aber mit gemischten Steuercodes und Prozentsätzen bebucht werden.

Werden die Steuercodes bzw. die Prozentsätze am Sachkonto fixiert, können diese beim Buchen nicht mehr geändert werden. Ohne Fixierung wird der Steuercode bzw. der Prozentsatz aus den Stammdaten vorgeschlagen, kann aber bei der Buchung geändert werden.

Um auf einem Konto den Steuercode und den Prozentsatz zu fixieren, sind die Felder USt-Steuercode, USt-Steuercode fix, USt-Prozentsatz und USt-Prozentsatz fix am Kontenstamm entscheidend:

3.1.1.1. Ausgangsrechnungen

Es kann sowohl das Kunden- als auch das Erlöskonto als führendes Konto im Feld "Kto-Nr" eingegeben werden. Die Steuerung Soll/Haben erfolgt über die Regelung im Buchungssymbol AR.

Der Steuerbetrag steht immer am Erlöskonto, der Prozentsatz wird am Kunden und am Erlöskonto ausgewiesen

Am Kundenkonto wird der Steuerbetrag ebenfalls als Steuerinfo ausgewiesen.

Die Belegnummer dient als Zuordnungskriterium für die OP-Verwaltung und muss daher immer eingegeben werden.

Am Buchungssymbol gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten, wie beispielsweise die automatische Belegnummernerhöhung, die Überprüfung auf doppelte Belegnummern etc.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole.

Gutschriften

Gutschriften werden wie die Rechnung eingebucht, nur wird der Betrag mit – (Minus) eingegeben. Sie verwenden in der Regel auch das gleiche Buchungssymbol wie bei der Rechnung. Falls gewünscht, kann aber auch ein eigenes Buchungssymbol angelegt werden.

Splittbuchung

Als Splittbuchung wird die Aufteilung einer Rechnung auf mehrere Sachkonten bezeichnet.

Auf dem führenden Konto wird der gesamte Bruttobetrag gebucht, auf den Gegenkonten die einzelnen Nettobeträge. Der Steuerbetrag wird aufgrund des Prozentsatzes automatisch ermittelt. Am Belegsymbol kann im Feld "Splittaufteilungen brutto" eingestellt werden, ob die Aufteilungsbuchungen brutto erfolgen sollen.

Mit der Tastenkombination Alt+2 bzw. mit der Funktion "Splittbuchung" kann die Buchung als Splittbuchung gekennzeichnet werden. Danach wird oberhalb des Belegdatums der "Splitt-Restbetrag" angezeigt.

Hinweis

Wird das Gegenkonto leer gelassen, wird automatisch auf Splittbuchung umgeschaltet.

Erste Zeile Splittbuchung:

Konto	Personenkonto
Gegenkonto	leer lassen oder erstes Sachkonto eingeben
Steuercode	Wird vom Sachkonto vorgeschlagen oder kann eingegeben werden - muss zwingend leer sein wenn mit gemischten Steuercodes gebucht wird.
Prozentsatz	Wird vom Sachkonto vorgeschlagen oder kann eingegeben werden - muss zwingend leer sein wenn mit gemischten Prozentsätzen gebucht wird.
Brutto	Bruttobetrag
Steuer	leer
Buchungstext	Text für das Personenkonto

Zweite (weitere) Zeile(n) Splittbuchung:

Konto	Sachkonto
Gegenkonto	Es wird automatisch das Personenkonto vorgeschlagen.
Steuercode	wird vom Sachkonto vorgeschlagen
Prozentsatz	wird vom Sachkonto vorgeschlagen
Netto	Nettobetrag eingeben
Steuer	wird automatisch berechnet
Buchungstext	Text für das 1. Sachkonto

Im Feld "Splitt-Restbetrag" wird der noch aufzuteilende Restbetrag angezeigt.

In der letzten Aufteilungsbuchung kann mit Strg + 1 der Restbetrag in die Buchungszeile übernommen werden.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Hilfe unter Splittbuchung.

3.1.1.2. Eingangsrechnung

Für das Buchen von Eingangsrechnungen wird das Belegsymbol ER verwendet. Die Vorgehensweise beim Buchen von Eingangsrechnungen entspricht jener der Ausgangsrechnungen.

Auch bei Eingangsrechnungen dient die Belegnummer als Zuordnungskriterium für die OP-Verwaltung. Zusätzlich steht das Feld "externe Belegnummer" zur Verfügung. In diesem Feld kann die auf der Eingangsrechnung ausgewiesene Rechnungsnummer eingegeben werden. Somit besteht die Möglichkeit, sowohl eine laufende interne Belegnummer als auch die tatsächliche Rechnungsnummer zu erfassen.

Die Aufwandskonten können wieder fix hinterlegt werden oder aber mit gemischten Steuerarten und Prozentsätzen bebucht werden. Hier gilt das gleiche wie bei den Erlöskonten: werden Steuercode und/oder Prozentsätze am Aufwandskonto fixiert, können diese beim Buchen nicht geändert werden. Ohne Fixierung können die Vorschlagswerte geändert werden.

Das Buchen von Gutschriften und Splittbuchungen erfolgt analog zu den Ausgangsrechnungen.

Gemischte Steuer bei Rechnungen (Prozentaufteilung)

Es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung mit verschiedenen Prozentsätzen ohne Aufteilung auf mehrere Aufwandskonten einzugeben - vorausgesetzt, das Sachkonto ist nicht auf einen bestimmten Prozentsatz fixiert.

Wählen Sie dazu im Feld "Prozent" "+" (Plus) für Aufteilung.

Unter dem Feld "Bruttobetrag" erscheint ein Aufteilungsfenster mit allen Prozentsätzen, die für das jeweilige Land angelegt sind. Hier wird pro Steuerprozentsatz der Bruttobetrag eingegeben. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet.

Für die Eingabe der Nettobeträge drücken Sie im Aufteilungsfenster mit allen Prozentsätzen die Tastenkombination Strg + 2.

Beim Prozentsatz bleibt das + erhalten, damit auf den ersten Blick erkennbar ist, dass es sich um eine Buchung mit gemischter Steuer handelt.

Mit einem Klick auf das + kann die Prozentaufteilung der jeweiligen Buchung im Nachhinein angesehen werden.
Um eine Prozentaufteilung zu ändern, muss die gesamte Buchung bearbeitet werden!

3.1.2. Zahlungen

3.1.2.1. Kassenbuchungen

Kassenbuchungen werden mit dem Buchungssymbol KA gebucht. Es können sämtliche Konten (Aktiv-, Passiv-, Aufwands-, Ertrags- und Personenkonten) gegen das Kassenkonto gebucht werden.

Das Kassenkonto kann entweder als Konto oder als Gegenkonto eingegeben werden.
Der aktuelle Saldo am Kassenkonto wird nach jeder Betragseingabe aktualisiert.

3.1.2.2. Bankbuchungen

Bankbuchungen werden mit dem Buchungssymbol BK oder einem selbst angelegten Banksymbol gebucht.
Es können sämtliche Konten (Aktiv-, Passiv-, Aufwands-, Ertrags- und Personenkonten) gegen das Bankkonto gebucht werden.

Auszifferung offener Posten

Offene Posten können mittels Einzel- oder Mehrfachauszifferung ausgeglichen werden. Wird nur eine Rechnung bezahlt, so sprechen wir von Einzelauszifferung, werden mit einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt, handelt es sich um eine Mehrfachauszifferung.

Eine Beschreibung, wie das jeweilige Bank- bzw. Kassenkonto als Vorschlag im Gegenkonto hinterlegt werden kann, finden Sie unter Wie kann für ein Buchungssymbol (z. B. BK, RK) ein Vorschlag für das Gegenkonto hinterlegt werden?

Einzelauszifferung

Bei der Verbuchung der Zahlung wird im Feld OP entweder die Belegnummer der Rechnung eingegeben oder mit F4 nach der zu bezahlenden Rechnung gesucht.
Im Suchfenster der offenen Posten wird die gewünschte Rechnung markiert und übernommen.

Stellt sich heraus, dass doch mehrere Rechnungen bezahlt werden, so kann mit + (Plus) bzw. mit der Schaltfläche "Mehrfachauszifferung" in die Mehrfachauszifferung gewechselt werden.
Nachdem der offene Posten übernommen wurde, erscheint oberhalb der Buchungszeile das Auszifferungsfenster mit den Details der ausgezifferten Rechnung.
Als Bruttobetrag wird der Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Falls das Belegdatum der Zahlung innerhalb der Skontofrist liegt, wird der Bruttobetrag um den errechneten Skontobetrag vermindert.

Wird der Bruttobetrag manuell verändert, wird ein Fenster angezeigt, in dem ausgewählt werden kann, was mit dem verminderten Betrag passieren soll. In dieser Maske erhalten Sie auch Informationen darüber, wie hoch der Differenzbetrag zwischen Rechnungs- und Zahlungsbetrag ist und um welchen Betrag und welchen Prozentsatz der laut Konditionen errechnete Skonto überschritten wurde.

Bei Auswahl "Ja" wird der gesamte Betrag als Skonto ausgebucht.
Bei Auswahl "Nein" bleibt der gesamte Betrag als Rest-OP am Personenkonto stehen.
Bei Auswahl "laut Kondition" wird der Betrag, der als Skonto zusteht, als Skonto ausgebucht und der verbleibende Rest bleibt als Rest-OP am Personenkonto stehen.
Bei Auswahl "laut Kondition aliquot" wird der Skonto bei Teilzahlungen anteilsmäßig vom eingegebenen Zahlbetrag berechnet und gebucht. Der verbleibende Rest bleibt als Rest-OP am Personenkonto stehen.
Bei Auswahl "Als Spesen ausbuchen" öffnet sich das Ausbuchen-Fenster, welches auch in der Manuellen Auszifferung z. B. für das Ausbuchen von Kursdifferenzen verwendet wird. Es kann eine eigene Zeile für Spesen angelegt werden. Nach Eingabe des Betrages wird dieser automatisch auf das hinterlegte Spesenkonto ausgebucht.

Mehrfachauszifferung

Dabei werden mit einer Zahlung mehrere Rechnungen/Gutschriften ausgeglichen. Die Mehrfachauszifferung kann im Feld "OP" mit + oder mit ++ aufgerufen werden.
Mit + öffnet sich ein Auszifferungsfenster mit der Abfrage nach dem Zahlungsbetrag, mit ++ wird zusätzlich zum Zahlungsbetrag der Skontobetrag abgefragt.

Zlg-Betrag: In diesem Feld kann der Zahlungsbetrag für Kontrollzwecke eingegeben werden. Somit erscheint ein zusätzliches Anzeigefeld "Restbetrag", welches bei jeder Auszifferung aktualisiert wird, und zur Kontrolle dient.

Skonto: In diesem Feld kann der Skontobetrag für Kontrollzwecke eingegeben werden. Somit erscheint ein zusätzliches Anzeigefeld "Skontorest", welches bei jeder Auszifferung aktualisiert wird, und zur Kontrolle dient. Im Normalfall wird kein Skontobetrag erfasst. Erhält man z. B. ein Aviso mit angegebenem Skontobetrag, kann dieser eingegeben werden.

Mit ENTER können die auszuziffernden Rechnungen bzw. Gutschriften markiert werden bzw. kann die Markierung wieder aufgehoben werden. In der Spalte Auswahl ist erkennbar, welche offenen Posten ausgewählt wurden.

Die Zuordnung mehrerer Rechnungen ist auch mittels Multiselect möglich. Dazu werden mit gedrückter STRG-Taste die auszuziffernden Rechnungen bzw. Gutschriften markiert.

Seitenanfang

3.1.3. ANBU-Vorerfassung

Sofern auf den Anlagenkonten am Kontenstamm das ANBU-Erfass-Kz eingestellt ist und dieses Konto im Soll bebucht wird, öffnet sich beim Buchen von Anlagegütern das Fenster für die Anlagenvorerfassung.

Die Anlagenvorerfassung kann sowohl für die eigene Anlagenbuchhaltung als auch für die Übermittlung an den Steuerberater genutzt werden. Die vorerfassten Daten können in die Anlagenbuchhaltung überspielt werden. Dadurch ergibt sich eine Zeitersparnis, weil die Anlagen in der Anlagenbuchhaltung nicht wieder extra erfasst werden müssen.

Unter Bilanz/ANBU → Vorerfassung Anlagegüter (Übersicht) können bereits vorerfasste Anlagen bearbeitet werden.

3.1.4. Buchen mit KORE

Bei Verwendung der Kostenrechnung können z. B. im Journal oberhalb der Buchungszeile die Spalten Kostenstelle und Kostenträger ergänzt werden.
Dazu drücken Sie in der Überschriftenzeile stehend die rechte Maustaste, wählen Spalte hinzufügen oder Feldauswahl und fügen die gewünschte(n) Spalte(n) hinzu.
In dieser Spalte wird beim Buchen mit Kostenstellen die erfasste Kostenstelle oder aber ein + für eine Aufteilung angezeigt.

Für die Eingabe des Buchungssatzes können ebenfalls über die Feldauswahl die benötigten KORE-Eingabefelder hinzugefügt werden. Diese Einstellung ist für jedes Belegsymbol (ER, AR, BK, …) zu treffen.

Die in der Buchung erfassten KST, KTR, … können sowohl in der FIBU als auch in der KORE nachträglich geändert werden. Das gilt auch dann, wenn im Buchen-Programm nach Erstellung der XML-Daten für die UVA die Buchungen selber grundsätzlich nicht mehr bearbeitet werden können.

Wenn für eine Buchung mehrere KST, KTR, … eingegeben werden sollen, dann wird das in einer eigenen Aufteilung erfasst. Dorthin gelangen Sie, indem Sie bei der Kostenstelle ein + eingeben.

Detaillierte Informationen finden Sie unter Erste Schritte.

3.1.5. Manuelle Auszifferung

Mit dieser Funktion können offene Posten manuell ausgeziffert werden. Dabei werden die Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zugeordnet bzw. auch Rechnungen mit Gutschriften ausgeziffert. Zuordnungen in der manuellen Auszifferung lösen grundsätzlich keine Buchung aus.

Im Wesentlichen wird dieser Programmpunkt für Korrekturen bzw. für den Aufbau von offenen Posten verwendet.

Standardmäßig werden nur die offenen Posten des Kontos angezeigt. Sie können aber auch auf "Alle Buchungen" bzw. auf die "Aktuelle Auszifferung" umschalten.

Auszifferung Zahlung mit Rechnung
Markieren Sie die Zahlungsbuchung und drücken Sie ENTER oder wählen Sie die Funktion "Ausziffern" (Strg + 1). In die Spalte "Ausz-Betrag" wird der Buchungsbetrag übernommen, mit ENTER wird der Auszifferungsbetrag in den Kopfbereich als Auszifferungs-Rest übernommen.
In der Spalte "Auswahl" wird die ausgezifferte Position mit einem Häkchen markiert.
Im nächsten Schritt werden die dazugehörige(n) Rechnung(en) markiert und mit RETURN ausgeziffert. Heben sich der Zahlungsbetrag und der Rechnungsbetrag +/- 0 auf, wird der OP-Betrag bei der Rechnung und bei der Zahlung auf null gestellt, in der Kopfzeile verschwindet der Auszifferungsrest und die Auszifferung ist abgeschlossen.

Sind einer Zahlung mehrere Rechnungen zuzuordnen, so vermindert sich jeweils der Auszifferungs-Rest um den zugeordneten Rechnungsbetrag. Mit der Zuordnung der letzten Rechnung sollte er wieder auf null gestellt sein.

Detaillierte Informationen zu den Funktionen finden Sie in der Hilfe unter Manuelle Auszifferung.

Seitenanfang

3.1.6. Buchungen bearbeiten

Solange der Buchungskreis nicht abgeschlossen ist, können die Buchungen jederzeit bearbeitet werden.

Hinweis

Bei der Erstellung der XML-Datei für die UVA werden die Buchungskreise standardmäßig geschlossen. Zusätzlich wird eine Periodensperre gesetzt.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Thema Umsatzsteuervoranmeldung UVA Österreich.

Im Journal sowie am Kontoblatt stehen Ihnen mit der rechten Maustaste folgende Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung:

Storno

Nach Auswahl dieser Funktion erhalten Sie die Abfrage, in welcher Periode die Stornobuchung erfolgen soll. Diese Buchung wird genauso storniert, wie diese ursprünglich gebucht wurde, es wird nur das Vorzeichen gedreht.

Die automatische Stornobuchung kann nicht durchgeführt werden bei

EB-Buchungen,
ANBU-Buchungen und
Buchungen, die aus BMD 5.5 importiert wurden.

Achtung! Beinhaltende Teilrechnungen können nicht mit dieser Funktion storniert werden.

Umbuchen

Nach Auswahl dieser Funktion erhalten Sie die Abfrage, in welcher Periode die Umbuchung erfolgen soll.

Es wird das Buchungssymbol vorgeschlagen, welches gerade im Buchungsprogramm geöffnet ist, und in der Meldung zusätzlich angezeigt.

Ist jedoch ein Buchungssymbol geöffnet, welches nicht zum Buchungstyp der Umbuchung passt (wenn man z. B. eine Rechnung umbuchen möchte und im Buchungsprogramm ist das Symbol BK geöffnet), dann wird das ursprüngliche Buchungssymbol der Originalbuchung vorgeschlagen.

Danach öffnet sich automatisch eine Buchungszeile zur Eingabe der Umbuchung, in welcher automatisch BelegNr, Buchungscode, Betrag, Buchungstext sowie das ursprüngliche Konto als Gegenkonto vorgeschlagen werden. Die Originalbuchung wird dabei als Buchungsinfo angezeigt.

Wird eine Buchung umgebucht, die einen OP-Betrag aufweist, der mit der Buchungssumme übereinstimmt, dann wird diese automatisch abgestattet.

Kopieren

Nach Auswahl dieser Funktion erhalten Sie die Abfrage, in welcher Periode die Kopie erfolgen soll. Diese Buchung wird genauso kopiert wie die ursprüngliche Buchung und kann gegebenenfalls noch geändert werden.

Buchung ändern (eingeschränkt)

Sobald der Buchungskreis abgeschlossen ist, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden.

Über diese Funktion besteht jedoch die Möglichkeit, Felder, die für die UVA nicht relevant sind, auch nach der XML-Erstellung zu ändern (z. B. Zahlungsziel, Skontoprozentsatz, Skontotage, Mahnsperre, ZV-Sperre ...).

Grundsätzlich kommt eine Abfrage, ob die Änderung auf die Gegenbuchungen verteilt werden soll, wenn der Wert vor der Änderung nicht leer war.

Es werden nur gleiche Werte geändert. D. h., wenn man z. B. in einem Freifeld den Wert von 1 auf 2 ändert, wird auf der Gegenbuchung nur dann der Wert auf 2 geändert, wenn dieser vorher den Wert 1 hatte.

Ansonsten gilt Folgendes:

IC-Code, Projektnummer: Es wird automatisch der gesamte Beleg geändert (bei EB-Buchungen kann eine einzelne Zeile geändert werden).

Buchungstext, Externe-Belegnummer, UVA-Periode: Es kommt eine Abfrage, ob der gesamte Beleg geändert werden soll.

ADL-Code, Barcode, Export-Datum, Export-Sperre, Freifelder, Hyperlink, UID-Nummer: Es kommt eine Abfrage, ob die Änderung auf die Gegenbuchungen/Splittaufteilungen verteilt werden sollen.

Ändern Periode, Symbol und Datum

Mit dieser Funktion kann eine einzelne Buchung in eine andere Periode verschoben bzw. das Buchungssymbol oder das Buchungsdatum geändert werden.

Nach dem Starten der Funktion erscheint ein Fenster, in dem die Änderung eingegeben wird:

Periode	Hier kann die Periode eingegeben werden, in welche die Buchung verschoben werden soll.
Kostperiode ändern	Hier kann ausgewählt werden, ob die Kostperiode ebenfalls geändert werden soll. Wurde bei der Buchung eine abweichende Kostperiode erfasst, kann ausgewählt werden, ob diese umgestellt werden soll, oder nur, wenn diese gleich der Buchungsperiode ist.
Buchungsdatum	Hier kann das Buchungsdatum eingegeben werden, auf welches die Buchung geändert werden soll. Wird kein Buchungsdatum erfasst, bleibt das ursprüngliche Buchungsdatum in der Buchung.
Buchungssymbol	Hier kann das Buchungssymbol eingegeben werden, auf welches die Buchung geändert werden soll. Bei der Eingabe wird geprüft, ob auf das jeweilige Buchungssymbol umgestellt werden kann, z. B. kann das Symbol nicht von AR auf BK geändert werden.
Von/Bis Journal-Nr	Hier können die Journalnummern eingegeben werden, welche umgestellt werden sollen. Wird keine Journalnummer erfasst, wird nur die markierte Buchung geändert.

Es wird zusätzlich die Meldung angezeigt, dass ausschließlich die angezeigten Felder geändert werden. Vom Symbol abhängige Daten wie z. B. die Buchungsart werden nicht geändert.

Die Buchung wird danach in die gewünschte Periode verschoben.

Es werden die UVA-Periode, Buchungsperiode, UVA-Kursdatum und KO-Periode umgespielt.

Ist im Zielmonat eine Periodensperre gesetzt bzw. bereits eine XML-Datei erzeugt worden, wird eine Hinweismeldung ausgegeben und die Buchung kann nicht verschoben werden.

EB-Buchungen können nicht geändert werden.

In diesem Fall wird der Hinweis "Das Ändern von EB-Buchungen ist nicht möglich!" angezeigt.

Generell können nur Buchungen geändert werden, bei denen auch die Funktion "Bearbeiten" erlaubt ist, ansonsten erscheint ein Hinweis.

Hinweis

Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn in den Einstiegsfeldern ein Buchungskreis angegeben wurde.

Wenn nicht in den richtigen Kreis eingestiegen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt:

Drehen EZ-Gegenbuchung

Mit dieser Funktion kann eine Buchung manuell gedreht werden (Buchung und Gegenbuchung werden getauscht).

Beispiel

Über die Funktion Einfügen kann ein Splittaufteilung eingefügt werden. Dadurch entsteht aus einer "normalen" Buchung eine Splittbuchung.

Wenn aber nicht die erste Zeile der Buchung sondern die Gegenbuchung die Hauptbuchung der Splittbuchung sein soll, dann muss die Buchung zuerst gedreht werden.

Kosterfassung

Über diese Funktion kann die Kosterfassung nachträglich geändert werden.

Dies ist jedoch nur auf der Buchung oder Gegenbuchung möglich, abhängig davon, in welcher Buchung das Konto mit Kosterfassung das führende Konto ist.

Aufgabe erstellen

Über diese Funktion kann eine Aufgabe mit Bezug auf eine bestimmte Buchung erstellt werden.

Die User-ID muss einem Mitarbeiter zugeordnet sein, sonst kommt eine Meldung, dass kein Mitarbeiter ermittelt werden kann.

Der Mitarbeiter bekommt ein E-Mail und sieht die Aufgabe unter den Aufgaben in der Firma, in der die User-ID dem Mitarbeiter zugeordnet ist. Wird die Aufgabe ausgeführt, wird die Buchung im Journal angezeigt.

Das Aufgaben-Symbol kann im Buchen und am Kontoblatt über "Spalte hinzufügen" eingeblendet werden, sodass man sofort sieht, zu welcher Buchung eine Aufgabe erstellt wurde.

3.1.7. Summencheck

Die Funktion Summencheck überprüft die formelle Korrektheit der Buchhaltung.

Hinweis

Wir empfehlen eine Kontrolle des Summenchecks inklusive der für Ihre Buchhaltung zutreffenden Funktionen regelmäßig - zumindest monatlich - durchzuführen.

Je früher Differenzen erkannt werden, desto einfacher ist es, den Fehler zu lokalisieren und zu korrigieren.

Die Gesamtprüfung der Buchhaltung sollte monatlich durchgeführt werden.

Beim Sachkontencheck wird die Buchhaltung auf Soll-/Haben-Gleichheit überprüft.
Beim Kunden- und Lieferantencheck wird überprüft, ob die Salden der einzelnen Personenkontenkreise (Personenkontenbuchhaltung) mit dem Saldo auf den dazugehörigen Sammelkonten (Sachkonten) übereinstimmen.

Beispiel

Wird ein Sammelkonto direkt bebucht, dann sieht man im Summencheck sofort eine Differenz.

Auftretende Differenzen weisen auf Fehler in der Buchführung hin. Für das Auffinden der Differenzen stehen unter Funktionen Hilfsmittel zur Verfügung.
Sind Differenzen im Summencheck vorhanden, finden Sie unter der Dokumentation Summencheck eine genaue Beschreibung zur Analyse der Differenzen.

3.2. Papierlos Buchen

Über das papierlose Buchen ist es möglich, Dokumente zu einer Buchung zuzuordnen und diese aus dem Kontoblatt, Journal, Buchungsprogramm etc. automatisch wieder aufzurufen.
Ebenso kann ein Dokument zu einem Sachkonto oder Kunden-/Lieferantenkonto hinzugefügt werden, sodass es jederzeit vom Kontoblatt, der Saldenliste bzw. der OP-Liste aufrufbar ist und auch in die Folgejahre mitgenommen werden kann. Dies erleichtert das Arbeiten enorm, da man zu den Buchungen auch gleich die dazugehörigen Belege in der NTCS per Mausklick aufrufen kann und sich die Suche verschiedenster Belege in Papierform in diversen Ordnern erspart.

Wird ein Dokument an eine Buchung oder auf ein Konto geheftet, ist es nicht nur dort vorhanden, sondern es wandert ins BMD Archiv, welches aufgebaut ist wie Ordner mit verschiedenen Einlageblättern. Das BMD Archiv ist revisionssicher, das bedeutet, dass an den archivierten Dokumenten im Nachhinein nichts mehr verändert werden kann.

Detaillierte Informationen finden Sie im Thema Papierlos Buchen.

3.3. Buchungen importieren

Buchungen können auch importiert werden (z. B. wenn Ausgangsrechnungen in einem externen Fakturierungsprogramm erstellt werden).

Entscheidend für den Import der Buchungen über die Schnittstelle ist, dass die Import-Datei korrekt laut unserer Beschreibung aufgebaut ist, damit die Buchungen fehlerfrei importiert werden können. In der Dokumentation Buchungen importieren wird Schritt für Schritt der Ablauf und auch der Dateiaufbau der verschiedenen importierbaren Buchungssätze inklusive einzelner CSV-Beispieldateien beschrieben. Sie finden im Punkt Gesamtbeispiel eine Musterdatei mit allen Buchungsfällen, aufgeteilt auf mehrere Tabellenblätter, als Excel-Datei.

Seitenanfang

Hinweis

Sie können gerne einen Test-Export aus Ihrem Fremdsystem an fibu@bmd.at zur Kontrolle schicken. Zu manchen Fremdsystemen gibt es bereits eine Individualschnittstelle.

3.4. Auswertungen

Eine detaillierte Beschreibung zu diversen Auswertungen finden Sie unter Ausdrucke FIBU.

Nachstehend werden die wichtigsten Auswertungen erklärt.

3.4.1. Saldenliste

Unter Ausdrucke → Saldenliste drucken bzw. Saldenliste/KERF (wenn das BWA-Paket nicht erworben wurden) können Sie die Saldenliste im Hoch- oder Querformat ausdrucken. Es stehen mehrere BMD Standardausdrucke zur Auswahl.

In der Zeile "Ausdruck" können Sie zwischen den verschiedenen Ausdrucken wählen. In der Suchroutine der verschiedenen Ausdrucke können Sie über die rechte Maustaste eine Musterauswertung zu dem jeweiligen Ausdruck aufrufen.

3.4.2. Kontoblatt

Unter Ausdrucke → Kontoblatt drucken können Sie Kontoblätter im Hoch- oder Querformat ausdrucken. Es stehen mehrere BMD Standardausdrucke zur Auswahl.

Auch hier können Sie - wie bei jeder Auswertung - über die rechte Maustaste am jeweiligen Ausdruck eine Musterauswertung aufrufen.

3.4.3. OP-Liste

Unter Ausdrucke → OP-Liste drucken können Sie die OP-Liste im Hoch- oder Querformat drucken. Es stehen mehrere BMD Standardausdrucke zur Auswahl.

Auch hier können Sie - wie bei jeder Auswertung - über die rechte Maustaste am jeweiligen Ausdruck eine Musterauswertung aufrufen.

Die OP-Liste kann stichtagsbezogen sowie nach verschiedenen Kriterien sortiert oder eingeschränkt gedruckt werden.

3.4.4. Bildschirmansichten

Im Buchungsprogramm unter Bildschirmansichten kann direkt in Auswertungen verzweigt werden, ohne die Buchungsmaske zu verlassen.

Sie finden hier das Kontoblatt, das Journal, die Saldenliste, die Umsatzliste, die OP-Liste und die Teil- und Schlussrechnungen.

Seitenanfang

4. UVA/Meldungen

4.1. UVA

Unter UVA und Meldungen → UVA können Sie

die UVA auf Grundlage Ihrer Buchungen am Schirm anzeigen lassen,
die automatisch berechneten Werte manuell ergänzen bzw. ändern (zum Beispiel, wenn nicht gebucht wird),
die UVA ausdrucken,
die UVA-Daten auf zwei verschiedene Arten (FinanzOnline, Webservice) elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Die UVA Berechnung kann sowohl für IST- als auch für SOLL-Versteuerer durchgeführt werden.

Sie haben weiters die Möglichkeit,

zu drucken.

Die Beschriftung der UVA mit der Darstellung, welche Steuercodes in welchem Feld eine Auswirkung haben, kann im Dokument UVA Ausfüllhilfe Österreich angesehen werden.

Im Zusammenhang mit der UVA gibt es zwei zentrale Fragestellungen, welche ausnahmslos für alle relevant sind, die eine UVA beim Finanzamt abgeben möchten:

Mit welchem Verfahren soll die Übermittlung der UVA an das Finanzamt durchgeführt werden?
Entweder via FinanzOnline oder via Webservice: Details
Wo müssen die dafür notwendigen Informationen im Programm hinterlegt werden? Die Antwort ist abhängig davon, ob man Wirtschaftskunde ist, oder ob man als Steuerberater für seine Mandanten die UVA abgibt (oder der Mandant diese selbst einreicht): Details

4.1.1. Übermittlung manuell via FinanzOnline

Diese Vorgangsweise wird nur für kleine Wirtschaftskunden empfohlen, die nur einmal im Monat ihre UVA selbst abgeben, die Vorgangsweise der manuellen Übermittlung kennen und diese unbedingt so beibehalten wollen.

Mit Zugangsdaten ist es möglich, sich bei FinanzOnline einzuloggen. Diese Zugangsdaten bekommen Sie vom Finanzamt auf Antrag und mit Vorlage eines Lichtbildausweises zugesendet.

Zum Unterschied zur Übermittlung mit Webservice wird hier eine XML-Datei erzeugt und gespeichert, welche manuell bei FinanzOnline hochgeladen werden muss.

Die Zugangsdaten sollten in der FIBU unter

Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM - Zugangsdaten → Firmenbezogene Einstellungen (empfohlen) → Teilnehmer-ID, Benutzer und PIN FinanzOnline

hinterlegt werden. Von uns wird empfohlen, diese Einstellung firmenbezogen zu setzen. Somit kann über die Funktion "FinanzOnline" in der UVA ein automatischer Login erfolgen.

Weiters ist bei der manuellen Übermittlungsart wichtig, ein gültiges XML-Verzeichnis im Parameter zu hinterlegen:

Parameter FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM - Zugangsdaten → Allgemeine Einstellungen (empfohlen) → XML-Verzeichnis

4.1.2. Übermittlung automatisch via Webservice

Die automatische Übermittlung der UVA via Webservice empfehlen wir grundsätzlich für alle Kunden, insbesondere für alle Steuerberater, die für ihre Mandanten die UVAs übertragen, aber auch für Wirtschaftskunden, die sich einen weiteren Arbeitsschritt ersparen möchten.

Bei diesem Verfahren wird die UVA direkt an das Finanzamt übermittelt, ohne dass eine XML-Datei gespeichert wird. Ein manuelles Hochladen der Datei ist hier nicht mehr notwendig. Sobald Zugangsdaten für den Webservice hinterlegt sind, wird die UVA immer via Webservice übermittelt.

Zugangsdaten für den Webservice sind eigene Login-Daten. Sie können sich nicht bei FinanzOnline mit diesen Daten einloggen. Diese sind nur für eine automatische Übertragung von XML-Dateien wie z. B. UVA u. a. angedacht. Der Webservice kann selbst in FinanzOnline für mehrere User beantragt werden. Näheres erfahren Sie unter - Anlage und Hinterlegung Webuser.

Die Zugangsdaten für den Webservice werden unter

FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende-Parameter → CRM - Zugangsdaten → Firmenbezogene Einstellungen (empfohlen) → Teilnehmer-ID, Benutzer und PIN-Webservice

hinterlegt.

4.1.3. Erstellung UVA

Die Erstellung der UVA ist die Basis für jedes weitere Vorgehen: bearbeiten, ausdrucken oder als XML-Datei versenden.

Nach dem Einstieg wird das ausgefüllte UVA-Formular am Bildschirm angezeigt.

Auf den Reitern Seite 1, Seite 2, Seite 3 und Seite 4 sind die einzelnen Seiten der UVA ersichtlich.

Auf dem Reiter "Gesamt" werden alle Seiten der UVA untereinander angezeigt. Hier können aber keine Daten bearbeitet werden.

Auf dem Reiter "U31" werden die berechneten Abgaben, wie z. B. KU für Kammerumlage und EUSt für die Einfuhrumsatzsteuer neu, angezeigt. Hier können auch weiter Abgaben erfasst werden: z. B. Lohnsteuer, u. a. Näheres hierzu finden Sie unter in der Hilfe zur UVA unter Beilage zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Auf dem Reiter "Zahlschein" können die Inhalte der Zahlscheinfelder manuell bearbeitet/erfasst werden. Näheres zum Druck finden Sie in der Hilfe zur UVA unter Ausdruck.

4.1.4. Erstellung XML-Datei

Mit der Funktion "XML-Datei erstellen" erscheint dasselbe Fenster wie bei der Funktion "Drucken". Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Vorauswahl der zu erledigenden Punkte verschieden ist.

Für die Erstellung der XML-Datei für die Echtübermittlung ist es notwendig, die Buchungskreise abzuschließen. Sobald diese geschlossen sind, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden. Über weitere Buchungskreise ist es jedoch möglich, noch Buchungen durchzuführen. Das Buchungsprogramm macht Sie dann darauf aufmerksam, dass eine UVA-Berichtigung erfolgen muss.

Journalisieren der Buchungskreise

Zusätzlich zum Abschließen der Buchungskreise kann unter UVA → Extras → Allgemeine Einstellungen für UVA/Meldungen → Allgemein mit dem Parameter "Buchungskreise abschließen" eingestellt werden, dass die Buchungskreise bei XML-Erstellung journalisiert werden.
Auf den Buchungen werden dabei neben der GoB-Journalnummer der GoB-Journalisierungsuser (der User, der den Buchungskreis journalisiert hat) und das GoB-Journalisierungsdatum (Datum zum Zeitpunkt des Journalisierens) verspeichert.

Näheres dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen.

4.1.5. Versendung mit Webservice

Der Webservice-User muss über FinanzOnline manuell angelegt werden. Details finden Sie unter Anlage eines Webusers.

Der Schritt 1 kann mittels Parameter dazugeschaltet werden, dies ist keine Standardeinstellung!

4.1.6. Steuerumbuchungen

Unter dem Programmpunkt UVA → Extras → Steuerumbuchungen können die Steuern automatisch monatlich oder für das gesamte Jahr umgebucht werden.

Die Steuerumbuchung kann auch automatisch mittels Parameter gestartet werden:
UVA-Parameter → Verbuchung → Steuerumbuchungen

4.1.7. Steuernachwei/Einzelsteuernachweis

Sie haben im Menüpunkt UVA und Meldungen bzw. in der UVA auch die Möglichkeit einen Steuernachweis und einen Einzelsteuernachweis zu drucken.

Hier können Sie alle Werte, die in der UVA angedruckt sind, kontrollieren bzw. im Detail nachsehen.

4.1.8. Kammerumlage

Unter UVA und Meldungen → Kammerumlage können Sie die Kammerumlage berechnen lassen.

In den FIBU-Stammdaten muss das Feld Kammerumlage auf "Ja" gesetzt und die Umsatzgrenze von € 150.000,-- erreicht sein.

4.1.9. Zusammenfassende Meldung

Die ZM-Erfassung in der NTCS hängt direkt an der Buchung. Das bedeutet, ohne Buchung kann keine ZM-Erfassung durchgeführt werden.

Die Zusammenfassende Meldung ist eine Aufstellung aller innergemeinschaftlichen Lieferungen und Verbringungen, Dreiecksgeschäften und Sonstigen Leistungen mit Unternehmen in der Europäischen Union.

Die ZM ist monatlich mit Ende des Folgemonats mittels XML-Datei per Internet an FinanzOnline zu übermitteln.
Ausnahme: Wenn die UVA quartalsweise abgegeben wird, dann ist auch die ZM pro Quartal einzureichen.

Der Einstieg erfolgt unter UVA und Meldungen → UVA → Extras → Zusammenfassende Meldung oder unter UVA und Meldung → ZM.

Bei der Erstellung der XML-Datei kann eine Prüfung der UID-Nummern vorgenommen werden. Detaillierte Informaitionen dazu finden Sie in der Hilfe unter Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern.

4.1.10. Weitere Meldungen

Alle weiteren Meldungen finden Sie in der Hilfe unter UVA und Meldungen → Weitere Meldungen.

Seitenanfang

5. Mahnung

Unter Mahnung → Mahnvorschlag können Sie den kompletten Mahnlauf für Ihre Kunden durchführen, vom Erstellen, Bearbeiten, Drucken der Mahnvorschlagsliste, Drucken der Mahnungen bis zum Verbuchen der Verszugszinsen/Mahnspesen.

Der Mahnlauf kann nur für alle eingebuchten, offenen Kundenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtigt werden.
Für eine fristgerechte Mahnung ist es notwendig, die entsprechenden Zahlungskonditionen am Kundenstamm oder direkt in der Buchung zu hinterlegen.
Über Funktionen → Neu Erstellen kann ein neuer Mahnvorschlag erstellt werden. Am Mahnkreis können alle relevanten Mahnstammdaten hinterlegt werden.

5.1. Mahnstammdaten

Hier können z. B. die mahnfreien Tage, die Mahngebühren je Mahnstufe, der Jahreszinssatz für die Verzugszinsenberechnung hinterlegt und viele weitere Einstellungen getroffen werden. Die Mahnstammdaten können am Mahnkreis unter den Reitern "Einstellungen, Erweitert und Verbuchung" jederzeit geändert werden.
Eine Änderung der Stammdaten wirkt sich erst nach Neuerstellung eines Mahnvorschlags auf die Vorschlagsliste aus.

5.2. Mahnkreise

Im Normalfall wird das ganze Jahr über mit einem Mahnkreis gearbeitet. Mehrere Mahnkreise sind dann sinnvoll, wenn mehrere Mahnläufe (nach Vertreter oder Kunden sortiert) gleichzeitig erstellt bzw. bearbeitet werden sollen. Es wird immer jener Kreis vorgeschlagen, mit dem der User zuletzt gearbeitet hat.

Wichtige Felder am Mahnkreis:

Mahndatum	Datum der Mahnung (dieses Datum ist relevant für die Berechnung der Fälligkeit).
Buchungsdatum	Letztes Buchungsdatum (Eingabe jenes Datums, an dem zum letzten Mal die Bank gebucht wurde. Dieses Datum kann als Info auf der Mahnung angedruckt werden).
Einzahlungsdatum	In den Mahntexten kann die Funktion "Einzahlungsdatum" eingefügt werden. Beim Erstellen des Mahnkreises kann ein Einzahlungsdatum definiert werden, das dann auf der Mahnung angedruckt wird.
Variabler Filter	Über den Variablen Filter können Kriterien zum Einschränken der offenen Posten festgelegt werden. Beispiel: Vertreter, Inland - Ausland. Zusätzlich kann der variable Filter genutzt werden, um die Mahnungen nach Filiale zu drucken.

Wird der Mahnvorschlag neu erstellt, werden die Freigaben neu berechnet und eventuell vorgenommene manuelle Änderungen in der Spalte "Mahnfreigabe" gehen verloren.

Wird der Mahnvorschlag ergänzt, werden die Freigaben nicht neu berechnet (Ausnahme: die neu gebuchten Rechnungen) und die manuell gesetzten Sperren/Freigaben bleiben erhalten.
Bei der Auswahl Ergänzen erscheint eine weitere Abfrage, bei der eingeschränkt werden kann, welche Konten ergänzt werden sollen. Wird keine Kontonummer eingegeben, dann werden alle Konten ergänzt.

5.3. Mahnübersicht

Nach Eingabe der Mahnstammdaten und der Daten für den Mahnkreis wird die Übersicht mit allen zu mahnenden Rechnungen geöffnet.
In den Mahnvorschlag werden immer alle gebuchten Rechnungen übernommen. Die Freigabe erhalten jedoch nur jene Rechnungen/Gutschriften, die tatsächlich fällig sind. Bei noch nicht fälligen Rechnungen erhöht sich der Mahnzähler nicht.

5.4. Bearbeiten Mahnlauf

In der Mahnübersicht können die vorgeschlagenen Mahndaten auf zwei verschiedene Arten bearbeitet werden:

einerseits durch Verwenden der Funktionen aus dem Menü oder der Schaltflächen: "1x Sperren", "Sperren", "Mahnen" ...
andererseits durch Bearbeiten (F6) der einzelnen Datenzeilen (Ändern von Zahlungskonditionen, manuelles Freigeben oder Sperren)

Wenn beispielsweise das Zahlungsziel verlängert wird, wird die Freigabe nicht neu durchgerechnet.

5.5. Ausdruck Mahnvorschlagsliste

Bei einem offenen Mahnkreis können Sie unter Ausdruck → Mahnvorschlagsliste drucken eine Mahnvorschlagsliste ausdrucken.

5.6. Ausdruck Mahnung

Der Ausdruck kann über die Funktion Mahnung drucken gestartet werden. Die Mahnungen können auch per Mail versendet werden. Die Einstellungen dazu können in den Firmenbezogenen Druckereinstellungen getroffen werden.

Standardmäßig wird beim Ausdruck der Mahnungen auf das ausgelieferte BMD Mahnformular zugegriffen.

5.6.1. Firmenbezogenes Formular

In der Menüleiste unter Ausdruck → firmenbez. Mahnformular haben Sie die Möglichkeit, Ihr Mahnformular zu gestalten. Zum Beispiel kann dies dazu verwendet werden, die "Kopfdaten" der eigenen Firma (Name, Adresse, UID-Nummer, Sachbearbeiter) in der gewünschten Form darzustellen oder das firmeneigene Logo anders als im Standard zu platzieren.
Soll der Inhalt der Mahnung (Überschrift, Anrede, Mahntexte, Schlusstext) vom Standard abweichen, ist kein firmenbezogenes Mahnformular notwendig, sondern ein Anpassen der Textbausteine in der Textbausteinverwaltung.

Hinweise zur Handhabung der Formulargestaltung, fremdsprachigen Mahnungen etc. finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.

5.6.2. Textbausteinverwaltung

In der Menüleiste unter Ausdruck → Textbausteinverwaltung können Sie die Textbausteine bearbeiten. Bevor Sie diese bearbeiten können, müssen die Textbausteine unter Funktionen → Import von dem Standardkontenrahmen (Firma 100) importiert werden. Nun sehen Sie die einzelnen Textbausteine, die am Mahnformular je Mahnstufe gedruckt werden und können diese bearbeiten.

Die allgemeinen Textbausteine liegen unter der Firma 100 und können dort auch bearbeitet werden.
Um abweichende Textbausteine für einzelne Firmen gestalten zu können, haben Sie 2 Möglichkeiten:

Kopieren auf Firma
Mit der Funktion "Kopieren auf Firma" können die Textbausteine auf die eigentliche Firma kopiert werden.
Über Multi-Select (Strg-Taste) können mehrere Textbausteine markiert werden. Die markierten Textbausteine können dann gleichzeitig kopiert werden.
Aus Standardkontenrahmen übernehmen
Mit der Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" können Textbausteine aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden.

5.7. Verbuchen Verzugszinsen/Mahngebühren

In den Mahnstammdaten im Reiter "Erweitert" bzw. "Verbuchung" im Mahnkreis kann die Verbuchung inklusive der für die Verbuchung relevanten Daten eingestellt werden.
Nach Ausdruck der Mahnungen erfolgt automatisch eine Abfrage für die Verbuchung.

Hinweis

Damit die Verzugszinsen und Mahngebühren verbucht werden, müssen am Kunden am FIBU-Reiter die Felder "Mahnkosten" und "Mahnverbuch" befüttert werden.

5.8. Ende des Mahnlaufs

Am Ende werden die Mahnzähler der gemahnten Rechnungen und Konten erhöht und es wird eine Meldung ausgegeben, dass der Mahnlauf abgeschlossen wurde.

5.9. Ausdruck Mahnliste

Über das gelbe BMD Menü → Ausdruck → Mahnliste drucken kann eine Mahnliste für den aktuellen Mahnlauf gedruckt werden. Die Mahnliste informiert über den Mahnzählerstand der Kunden nach dem aktuellen Mahnlauf. Sie können zwischen einem kumulierten (Summen je Mahnstufe) und einem detaillierten (inklusive Buchungen) Ausdruck wählen.

Seitenanfang

6. Zahlungsverkehr

Mit dem Zahlungsvorschlag können Sie den kompletten Zahlungslauf für Lieferanten durchführen.

Ausgehend von diesem Programm können Sie Zahlungsvorschläge erstellen, bearbeiten und ausdrucken, Telebankingdateien für die Versendung erstellen, Avisobriefe ausdrucken sowie die offenen Posten in der Buchhaltung ausbuchen.

6.1. Vorbereitungen

Eigene Zahlungsbank	Hinterlegung der eigenen Bankverbindung am Firmenstamm.
Technisches Gegenkonto	Hinterlegung des technischen Gegenkontos in den Fixkonten.
Lieferantenstamm	Hinterlegung Bankverbindung am Lieferantenstamm.

6.2. Erstellen Zahlungsvorschlag

Für die Berechnung der Fälligkeiten sind die beiden folgenden Datumsfelder ausschlaggebend:

Zahlungsdatum

Durchführungsdatum der Zahlung. Es dient zur Abgrenzung, ob der Skontoabzug zum Zahlungsstichtag möglich ist.
Als zusätzliche Information wird daneben der entsprechende Wochentag angezeigt.

Nächstes Zahlungsdatum

Die Eingabe des nächsten Zahlungsdatums dient der Abgrenzung der Fälligkeiten und ist daher sehr wichtig. Rechnungen, die am nächsten Zahlungsdatum oder danach fällig werden, werden bei dieser Überweisung nicht berücksichtigt, da es genügt, diese Rechnungen erst beim nächsten Zahlungslauf zu überweisen.
Möchten Sie z. B. nur die Rechnungen bezahlen, die exakt heute fällig sind, so ist als "Zahlungsdatum" das heutige Tagesdatum zu verwenden und als "Nächstes Zahlungsdatum" das Datum von morgen.
Als zusätzliche Information wird daneben angezeigt, bis zu welchem Tag die Fälligkeiten berücksichtigt werden.

Nach Eingabe der Zahlungskreisdaten wird der Zahlungsvorschlag mit allen zu zahlenden Rechnungen geöffnet. Welche Rechnungen bei den einzelnen Lieferanten freigegeben werden, hängt mit den Parametereinstellungen bzw. mit der Auswahl bei der Erstellung des Zahlungsvorschlages zusammen.

Durch Doppelklick auf die Rechnung können einzelne Felder manuell nachbearbeitet werden. Zu den Bearbeitungsmöglichkeiten zählen u. a. die Änderung von Zahlungs- und Skontobeträgen, die Freigabe oder Sperre einzelner Rechnungen und der Wechsel der Zahlungsbank.

Werden mehrere Rechnungen gemeinsam markiert, dann können einige Funktionen (wie z. B. Sperren, Freigaben etc.) mittels rechter Maustaste gleichzeitig für diese Rechnungen durchgeführt werden.

6.3. Ausdruck Zahlungsvorschlag

Nachdem der Zahlungsvorschlag erstellt und ggf. Freigaben geändert wurden, kann dieser unter Ausdruck → Zahlungsvorschlag drucken ausgedruckt werden.

6.4. Datenträger ertellen

Im nächsten Schritt wird unter Funktionen → Datenträger erstellen eine Telebanking Datei im (auf der Firmen-Bankverbindung) hinterlegten Pfad erstellt. Diese kann in das Telebankingprogramm importiert werden.

Für die Verwendungszwecke und Kundendaten wird von BMD eine Standardeinstellung angeboten. Soll diese Standardeinstellung jedoch geändert werden bzw. werden eigene Einstellungen benötigt, können die Verwendungszwecke und Kundendaten auch individuell hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass sowohl für SEPA- als auch für EDIFACT-Zahlungen ein eigener Verwendungszweck hinterlegt werden muss.
Die Funktion wird unter Funktionen → Verwendungszwecke aufgerufen.

Bei Überweisungen im Format SEPA RB 6.0 kann nur der Verwendungszweck ODER die Zahlungsreferenz mitgeschickt werden. Bitte hinterlegen Sie im Parameter Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz, welches der beiden Felder Sie an den Lieferanten übergeben wollen.

6.5. Ausdruck Avisobrief

Der Avisobrief dient dazu, dem Lieferanten eine detaillierte Aufstellung über die bezahlten Rechnungen zu schicken. Über eine Parametereinstellung kann dabei geregelt werden, ob für alle getätigten Zahlungen ein Avisobrief gedruckt werden

6.6. Verbuchen

Vor dem Verbuchen müssen die Dateien in das Telebankingprogramm importiert werden, da erst beim Import IBAN und SWIFT etc. geprüft werden. Nach dem Verbuchen kann die Telebanking-Datei nicht mehr neu erzeugt werden.
Es können nur jene Rechnungen verbucht werden, die mit "durchgeführt" gekennzeichnet wurden bzw. für die die Telebankingdatei bzw. der Scheck erzeugt wurden.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie in der Hilfe unter Lieferantenzahlungsverkehr.

Seitenanfang

7. Bankeinzug

Mit dem Bankeinzug können Sie den kompletten Zahlungseinzug für Kunden durchführen.

Ausgehend von diesem Programm können Sie Bankeinzüge erstellen, bearbeiten und ausdrucken, Telebankingdateien für die Versendung erstellen, Avisobriefe ausdrucken sowie die offenen Posten in der Buchhaltung ausbuchen.

8. Bankauszugsverbuchung

Mit der Bankauszugsverbuchung können Sie den gesamten Bankkontoauszug automatisch in die Buchhaltung verbuchen. Es können sowohl Kunden- als auch Lieferantenzahlungen völlig automatisch ausgeziffert und verbucht werden. Auch Sachkontenbuchungen können problemlos durchgeführt werden.
Für diesen Zweck kann Ihnen Ihre Hausbank alle Bankbewegungen in Dateiform zur Verfügung stellen.

Durch das Zurückspeichern von Bankverbindungen und Textkonstanten ist das Programm "lernfähig" und so können nach und nach viele Buchungen völlig automatisch zugeordnet werden.

Seitenanfang

9. Weitere Buchungsthemen

9.1. Buchen mit Fremdwährung

Um mit Fremdwährung zu buchen können, sind einige Vorbereitungen notwendig:

Unter FIBU → Stammdaten → Kurse kann eine Kurstabelle angelegt werden, in der die Fremdwährungskurse pro Datum erfasst werden können.
Die Standardkurstabelle (Kurstabelle Nr. 0) wird mit der Grundwährung EUR bei der Installation mitausgeliefert.
Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten müssen auf der FIBU die Grundwährung, die Kurstabellennummer und das Kennzeichen für Fremdwährungskonten gesetzt werden.
Unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten sind die Konten für Kursgewinn/Kursverlust zu hinterlegen.
Unter FIBU → Stammdaten → Konten können sowohl auf Sachkonten als auch auf Kundne und Lieferanten die Felder Währung und Mehr-Währungs-Kz am FIBU-Reiter befüttert werden.

Beim Buchen wird in der Spalte "WAE" die am Konto hinterlegte Währung vorgeschlagen, die Betragseingabe erfolgt in Fremdwährung. Ist am Konto das Mehrwährungskennzeichen auf "Mischwährung" gesetzt, so bleibt der Cursor am Feld "WAE" stehen und die Währung kann manuell eingegeben werden.
Der Kurs wird aufgrund des Belegdatums aus der Kurstabelle vorgeschlagen. Ist kein Kurs zu diesem Datum vorhanden, dann wird der letzte angelegte Kurs verwendet.
Der Kurs kann jederzeit in der Buchungsmaske im Feld "Kurs" überschrieben werden.

Wird bei der Zahlung ein FW-OP ausgeziffert, wird die Auszifferung vom Programm immer auf beiden Währungsseiten durchgeführt. Dies gilt auch für die Mehrfachauszifferung.
Die Kursdifferenz wird automatisch ausgebucht. Als Grundlage für die Berechnung der Kursdifferenz dient der Grundwährungsbetrag (GWBetrag) der Rechnung und der Grundwährungsbetrag der Zahlung.

Bei den Auswertungen stehen spezielle Ausdruck für die Fremdwährung zur Verfügung (Kontoblatt mit FW, Journal mit FW, OP-Liste mit FW). Bei der Saldenliste gibt es keinen speziellen Ausdruck. Hier können die Einstellungen für die Fremdwährung direkt beim Ausdruck am Reiter "Divers" getroffen werden.

Für die Bewertung von Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten steht Ihnen unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → die Fremdwährungsbewertung zur Verfügung.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter Buchen mit Fremdwährung.

Seitenanfang

9.2. IST-Besteuerung, E/A-Rechner

Bei der Ist-Besteuerung entsteht die Steuerschuld zum Zeitpunkt der Vereinnahmung eines Entgelts, also zum Zeitpunkt der Zahlung.
Die Automatik für Ist-Besteuerung ist nur dann zu verwenden, wenn in der Buchhaltung offene Posten verwaltet werden sollen, d. h. wenn Rechnungen eingebucht werden. Führen Sie in Ihrer Buchhaltung keine offenen Posten, so kann mit der Standardeinstellung (= Soll-Versteuerung) gebucht werden, weil die Versteuerung ohnehin erst mit der Bankbuchung ausgelöst wird. In diesem Fall sind keine zusätzlichen Einstellungen nötig!
Die Ist-Besteuerung tritt oft in Zusammenhang mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf. Informationen zur zusätzlichen Anlage und zum Buchen eines Einnahmen-Ausgaben-Rechners finden Sie unter E/A-Rechner mit offenen Posten.

Laut Umsatzsteuergesetz ist bei Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten zusätzlich zu unterscheiden, ob das Unternehmen einen Vorjahres-Umsatz größer 2 Mio. EUR hatte oder darunter.
Der Unterschied liegt in der Behandlung der Vorsteuer. Haben Unternehmen mit einem VJ-Umsatz größer 2 Mio. EUR die Möglichkeit, die Vorsteuer nach vereinbarten Entgelten zu berechnen, so müssen Unternehmen mit einem VJ-Umsatz kleiner 2 Mio. EUR die Vorsteuer nach vereinnahmten Entgelten entrichten.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter Ist-Besteuerung.

9.3. Teil- und Schlussrechnung

Das Verbuchen von Teilrechnungen, Akontoforderungen und Schlussrechnungen kann mit dem Teil-Schlussrechnungsmodul automatisiert werden.
Über die Automatik wird beispielsweise der Zeitpunkt der Versteuerung, das Storno der Teilrechnungen und Akontoforderungen, sowie die Skontoverbuchung gesteuert. Mittels der sogenannten Ablaufnummer, welche sich wie ein roter Faden von der 1. Teilrechnung bis zur Schlussrechnung durchzieht, werden bestimmte Programmabläufe nahezu vollständig automatisiert.
Das kostenpflichtige TR/SR-Modul wird benötigt, sobald Teilrechnungen oder Akontoforderungen verbucht werden. Die Versteuerung von Anzahlungen (ohne vorangehende Teilrechnung) kann auch ohne das Zusatzmodul manuell ausgelöst werden. Nähere Informationen finden Sie unter Manuelle Anzahlung.

Vorteile der TR/SR-Automatik

Auf Grund der durchgängigen TR/SR-Ablaufnummer werden im Zuge der Schlussrechnung Teilrechnungen und Anzahlungen storniert sowie der angefallene Skonto richtig umgebucht und steuerlich entsprechend entlastet.
Pro Ablauf kann die Variante (beinhaltend oder auflaufend) festgelegt werden.
Pro Ablauf kann entschieden werden, ob die Versteuerung sofort oder erst bei der Zahlung erfolgen soll.
Zum Zeitpunkt der Schlussrechnung wird je nach gewählter Versteuerungsart nur noch der Differenzbetrag zu den bisherigen Teilrechnungen oder Anzahlungen versteuert.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter Teil- und Schlussrechnung.

Seitenanfang

Erste Schritte Österreich