Feldauswahl Barauslagen (Buchen/ER-Kontrolle): Alle Felder

Das Feld "Anzahl" zeigt nur im Leistungsdetail der Rechnungsbearbeitung und im Leistungsdetail der Auswertungen die Menge der Leistung an, wenn die Leistung auf einen Artikel erfasst worden ist.

In der Tageserfassung wird das Feld nicht benötigt und daher immer leer dargestellt.

Dieses Feld zeigt über ein Symbol, dass der Arbeitsschein archiviert ist.

Sobald das Symbol  sichtbar ist, steht somit auch die Funktion Arbeitsscheindokument ansehen zur Verfügung.

Dieses Feld wird je nach Kontext entweder mit der Bezeichnung Tätigkeit (wenn die Leistung auf eine Tätigkeit zu erfassen ist) oder mit der Bezeichnung Artikel (wenn die Leistung auf einen Artikel zu erfassen ist) geführt.

Im Zuge der Leistungserfassung kann in diesem Feld die Hinterlegung entweder mit der integrierten Schnellsuche oder mit der F4-Suche  im Fenster Tätigkeiten/Artikel laut Leistungsumfang suchen erfolgen. In diesem Fenster sind nur sämtliche Tätigkeiten und Artikel, welche für den speziellen Kunden (das spezielle Projekt) der Leistung auswählbar sind, gelistet, um Fehlzuordnungen zu verhindern (zur Systematik siehe Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung). Beim Start des Fensters aus z. B. der Tageserfassung oder Projektleistungserfassung können Sie komfortabel über die Combobox rechts oben im Fenster auswählen, ob Sie nur Tätigkeiten, Artikel oder beides in der Liste sehen möchten. Die zuletzt gewählte Combobox-Einstellung wird für den erneuten Fensterstart gemerkt. Zusätzlich ist in diesem Feld eine Schnellsuche integriert.

Über den CRM Parameter Tätigkeiten-/Artikelvorschlag kann erreicht werden, dass bei Neuanlage einer Leistung eine bestimmte Tätigkeit oder ein bestimmter Artikel vorgeschlagen wird.

In den Projektstammdaten können Sie über das Feld Tätigkeitsvorschlag eine Tätigkeit definieren, die hier nach Eingabe des Projekts vorgeschlagen werden soll.

In diesem Feld kann der Leistungstext einer speziellen Tätigkeiten / einem speziellen Artikel zugeordnet werden.

In diesem Feld kann, sofern Sie sich im Fenster Teilrechnung oder im Fenster Akonto befinden, parametergesteuert automatisch ein Artikel vorgeschlagen werden. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zum LEA Parameter Artikel Teilrechnung oder in der Hilfe zum Parameter Artikel Akonto.

Dieses Feld enthält den Gebührenartikel der aktuellen Leistung.

Bitte beachten Sie bei der Variante Gebühren-Leistungserfassung, dass dieses Feld die erste Tätigkeit der Tätigkeitsgruppe enthält, welcher der im Feld Gebührartikel angegebene Gebührenartikel angehört. Diese wird automatisch ermittelt. Es ist in diesem Modus nicht erlaubt, abzurechnende Tätigkeiten manuell einzutragen. Es ist allerdings möglich, nicht abzurechnende Tätigkeiten (z. B. Urlaub) einzugeben.

 Mit der F8-Funktion gelangen Sie in die Übersetzungs-Verwaltung, wo fremdsprachige Bezeichnungen des Artikels/der Tätigkeit eingegeben werden können, welche auf fremdsprachigen Rechnungen angedruckt werden (wenn weder ein Rechnungstext für die Fremdsprache noch für die Standardsprache vorhanden ist).

In diesem Feld kann man ablesen, wann die Leistung das letzte Mal autorisiert worden ist (Datum + Uhrzeit).

Wird die Autorisierung wieder aufgehoben, bleibt die Information erhalten, bis die Leistung wieder autorisiert und mit der aktuellen Zeit versehen wird.

Eingegebene Gebühren gelten ab dem Zeitpunkt des Speicherns als autorisiert. Wird die Gebühr bearbeitet und erneut gespeichert, wird das Autorisierungsdatum aktualisiert.

In diesem Feld kann man ablesen, von welchem User die Leistung das letzte Mal autorisiert worden ist (User-ID).

Wird die Autorisierung wieder aufgehoben, bleibt die Information erhalten, bis die Leistung wieder autorisiert und mit dem aktuellen User versehen wird.

Dieses Feld dient zur Aufzeichnung von Barauslagen: Welcher Betrag ist bei dieser Leistung angefallen/wird mit der Leistung weiterverrechnet?

Dieses Feld beinhaltet das der Leistung zugeordnete Besprechungsprotokoll. Am Symbol  erkennen Sie, dass der Leistung ein Besprechungsprotokoll zugeordnet worden ist.

Mit dem F4-Pfeil  im Feld können Sie der Leistung im Bearbeitungsmodus ein bereits erfasstes Besprechungsprotokoll zuordnen, solange noch kein anderes zugeordnet worden ist. Die Neuanlage eines Besprechungsprotokolls ausgehend von der Leistung ist nicht möglich. Lediglich Besprechungsprotokolle der Art "öffentlich" können mit einer Leistung verknüpft werden.

Sobald der entsprechende Tag abgeschlossen ist, kann die Zuordnung des Besprechungsprotokolls nicht mehr verändert werden. Ein Aufruf des Besprechungsprotokolls ist aber auch danach sowohl mit einem Klick auf das Symbol im Feld als auch über die Funktion Besprechungsprotokoll öffnen möglich. Einträge im Besprechungsprotokoll direkt können weiterhin durchgeführt werden.

Gemeinsam mit dem Feld Bezugsmonat ergibt sich die Bezugsperiode der Leistung.

Diese wichtige Information wird zur Gruppierung der Leistungen innerhalb der Tätigkeitsgruppe an weiteren Stellen im Programm benutzt. Im Zuge der Leistungserfassung ist dieses Feld nur dann aktiv, wenn die Tätigkeit bzw. der Artikel der Leistung eine Erfassung auf ein Bezugsjahr ermöglicht oder sogar zwingend vorschreibt. Diese Einstellung wird im Feld Eingabe Bezugszeitraum getroffen.

Gemeinsam mit dem Feld Bezugsjahr ergibt sich die Bezugsperiode der Leistung.

Diese wichtige Information wird zur Gruppierung der Leistungen innerhalb der Tätigkeitsgruppe an weiteren Stellen im Programm benutzt. Im Zuge der Leistungserfassung ist dieses Feld nur dann aktiv, wenn die Tätigkeit bzw. der Artikel der Leistung eine Erfassung auf eine Bezugsjahr ermöglicht oder sogar zwingend vorschreibt. Diese Einstellung wird im Feld Eingabe Bezugszeitraum getroffen.

Dieses Feld zeigt an, ob der Leistung Dokumente zugeordnet sind. Sobald ein Dokument zugeordnet ist, ist das am Symbol  ersichtlich.

Eine Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung wird über Funktionen → DMS vorgenommen. Die Zuordung ist auch möglich, wenn der Tag bereits abgeschlossen und autorisiert ist. Bitte beachten Sie, dass eine vorhandene Dokumentenzuordnung beim Kopieren und Einfügen einer Leistung nicht auf die Zielleistung übernommen wird.

Eine Dokumentenzuordnung ist automatisch vorhanden, wenn ausgehend von der Neuanlage einer Dokumentenarchivierung automatisch der Leistungserfassungsdialog aufgerufen wird. Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Leistung nach Dokument archivieren automatisch erstellen.

Weitere Informationen zur Dokumentenzuordnung finden Sie zudem auch in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Leistungserfassung unter dem Punkt DMS-Funktionen zur Dokumentenzuordnung.

Dieses Feld gibt an, zu welchem Zeitpunkt die Leistung im Programm entstanden ist.

Dieses Feld gibt an, mit welchem NTCS User die Leistung erstellt worden ist.

Dieses Feld zeigt den aktuell verrechenbaren Betrag der Leistung an. Dieses Honorar passt sich daher dem Umstand an, ob und in welcher Höhe die Leistung in der Folge tatsächlich verrechnet wird (<> Originalhonorar).

Solange die Leistung nicht verrechnet ist, bestimmt sich das Honorar bei Autorisierung so:

Relevant ist zu diesem Zeitpunkt weiters, ob es sich überhaupt um eine bewertbare Leistung handelt. Nicht relevant für die Berechnung ist hingegen, ob es sich grundsätzlich um eine verrechenbare Leistung handelt.

Wird die Leistung ausgebucht, stellt sich das Honorar auf den Wert "0" (Null).

Dieses Kennzeichen gibt an, ob die Leistung vollständig ist und somit alle für die Fakturierung notwendigen Informationen aufweist.

Eine nicht korrekte Leistung wird in einer Liste hellgrau und ohne das Symbol "Häkchen"  dargestellt. Sollte dies der Fall sein, kann die Leistung nicht mittels Tagesabschluss/Autorisierung abgeschlossen werden.

Um herauszufinden, warum die eingegebene Leistung nicht korrekt ist, kann die Funktion Leistung überprüfen aufgerufen werden.

In diesem Feld wird die Kostenart, welcher der Artikel zuzuordnen ist, eingetragen. Die Kostenart wird vom Artikel ermittelt und auf die Leistung in das Feld Kostenart übertragen.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

Die Kostenart ist mitentscheidend dafür, ob bei der Verrechnung dieses Artikels auch Selbstkosten anfallen. Die Rückfallebene für die Berechnung, wenn für den Artikel kein Selbstkostenartikelpreis erfasst ist, ist für die Kostenart "Zeilenverrechnung" abweichend von den anderen Kostenarten.

Abgesehen davon dienen die Ausprägungen zur genaueren Unterscheidung in Auswertungen und zur Filterung nach diesem Kriterium, wenn gewünscht. Weitere Programmauswirkungen haben die unterschiedlichen Kostenarten nicht.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Kunde, für welchen die Leistung erbracht wurde. Bei aktiviertem LEA Parameter Interessenten zulassen wird in diesem Feld genauso die Nummer des Interessenten angezeigt.

Wird die Leistung im Zuge der Rechnungsbearbeitung erfasst, ist dieses Feld nicht bearbeitbar und bereits mit dem Rechnungsempfänger der Honorarnote befüllt.

Im Feld "Kurztext" kann eine genauere Beschreibung der erbrachten Leistung eingegeben werden.

Dieses Feld dient zur einzeiligen Texterfassung für den Leistungstext einer Leistung. Der Wert, den dieses Feld enthält, wird automatisch beim Speichern der Leistung in das Feld Text upgedatet (und umgekehrt).

Folgende Möglichkeiten zur schnellen und einheitlichen Erfassung eines Leistungstextes werden angeboten:

Nach der Übernahme des Leistungstextes steht der Cursor zur weiteren Erfassung des Textes sofort am Ende dieses Vorschlagswertes.

Dieses Feld gibt an, welcher NTCS User die Leistung zuletzt bearbeitet hat.

Dieses Feld enthält eine eindeutige 15-stellige Nummer (= ID der Leistung), die für jede Leistung vom System automatisch generiert wird und nicht beeinflusst werden kann.

Dieses Feld gibt an, an welchem Datum die Leistung erbracht worden ist. Das Jahr und der Monat des Leistungsdatums bestimmen den Leistungszeitraum.

Da Leistungen im Regelfall nicht für die Zukunft erfasst werden, prüft das Programm beim Erfassen der Leistung, ob das Leistungsdatum mehr als 30 Tage in der Zukunft liegt. Damit können beispielsweise fehlerhafte Honorarabrechnungen aufgrund von Tippfehlern verhindert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Erfassung von zukünftigen Leistungen.

Für Leistungen, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, ist dieses Feld für eine Bearbeitung gesperrt (siehe auch Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen).

Werden aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt, wird das Leistungsdatum in das Feld Zugehörigkeitsdatum in der ZEIT übergeben.

Dieses Feld dient zur Aufzeichnung der Menge - wie viele Stück der Grundeinheit sind angefallen bzw. sollen verrechnet werden.

Die Menge kann einerseits in der Grundeinheit erfasst, in der Projektleistungserfassung aber auch über die Mengeneingabe mit Einheit, welche über die F8-Funktion  in diesem Feld aufrufbar ist, eingegeben werden.

Dieses Feld dient zur Erfassung einer Notiz zur Leistung.

Die Notiz kann unabhängig vom Status der Leistung angesehen, jedoch nicht immer bearbeitet werden. Um Notizen hinterlegen zu können, werden die Berechtigung zur Bearbeitung bzw. Neuanlage einer Leistung sowie die Berechtigung zum Erfassen einer Notiz vorausgesetzt. Wenn sich die Leistung im Schreibschutz-Modus befindet (z. B. duch die laufende Erstellung eines Arbeitsscheines), kann ebenso keine Notiz erfasst werden. Notizen können auch an abgeschlossenen/autorisierten Tagen erfasst werden.

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. 

In der Leistungserfassung kann das Feld nur manuell befüllt werden, wenn auf der Leistung ein Artikel ohne hinterlegtem Verrechnungspreis in den Artikelpreisen erfasst ist. In diesem Fall kann hier im Feld "Preis/Einheit" der Preis je Einheit erfasst werden. Ansonsten ist das Feld nicht bearbeitbar: Es zeigt sofort einen Preis an, wenn auf der Leistung ein Artikel mit hinterlegtem Verrechnungspreis erfasst ist. Handelt es sich hingegen um eine Leistung mit Tätigkeit, kann der Preis (= Verrechnungssatz) anhand der Stundensätze erst nach Autorisierung der Leistung ermittelt und angezeigt werden.

Projekt, für welches der Mitarbeiter die Leistung erbracht hat.

In diesem Feld ist die Nummer der Ressource ersichtlich, welche der Leistung als Information zugeordnet wurde. Näheres zu dieser Funktionalität siehe Thema Anbindung an die Ressourcen.

Das Feld "Leistungsstatus" gibt an, in welchem Status sich die Leistung befindet. Der Leistungsstatus wird im Programm je nach Kontext Leistungsstatus, Status oder Verrechnungsstatus genannt.

Hier wird zwischen folgenden Ausprägungen unterschieden:

Mithilfe folgender Funktionen kann der Status der Leistung (Autorisiert, Ausgebucht, Fakturiert) schnell analysiert werden:

Befindet sich die Leistung bereits in einer Honorarnote, öffnet das Programm an diesen Stellen die betreffende Honorarnote zur Ansicht.

In diesem Feld kann man ablesen, wann der Tagesabschluss für jenen Tag, an welchem die Leistung erfasst ist, das letzte Mal durchgeführt wurde (Datum + Uhrzeit).

Wird der Tagesabschluss wieder aufgehoben, bleibt die Information erhalten, bis der entsprechende Tag wieder abgeschlossen und mit der aktuellen Zeit versehen wird.

Das Tagesabschluss-Datum wird beim Speichern der Gebühr automatisch gesetzt bzw. aktualisiert.

In diesem Feld kann man ablesen, von welchem User der Tagesabschluss für jenen Tag, an welchem die Leistung erfasst ist, das letzte Mal durchgeführt worden ist (User-ID).

Wird der Tagesabschluss wieder aufgehoben, bleibt die Information erhalten, bis der entsprechende Tag wieder abgeschlossen und mit dem aktuellen User versehen wird.

Der Ersteller der Gebühr wird als Tagesabschluss-User eingetragen.

Dieses Feld beinhaltet im Falle einer aktiven Gegenverrechnung jene Firma, unter welcher die getauschte Leistung abgerechnet wird. Handelt es sich um eine Interne Leistung, wird hier die Firmennummer der leistungsempfangenden Firma angezeigt. Handelt es sich um eine Externe Leistung, wird hier die Firmennummer der leistungserbringenden Firma angezeigt.

Dieses Feld beinhaltet immer jenen Mitarbeiter, für welchen die (originale) Leistung erfasst worden ist.

Hier kann eine genauere Beschreibung der erbrachten Leistung eingegeben werden.

Dieses Feld dient zur mehrzeiligen Texterfassung für den Leistungstext einer Leistung. Mit dem Symbol "Stift"  (oder der Tastenkombination Strg & Enter) kann hier der erfasste Leistungstext auf mehrere Zeilen aufgeteilt eingegeben werden. Der Wert, den dieses Feld enthält, wird automatisch beim Speichern der Leistung in das Feld Kurztext upgedatet (und umgekehrt).

Dieses Feld enthält die aktuelle Tätigkeitsgruppe der Leistung.

Im Zuge der Leistungserfassung wird die Tätigkeitsgruppe von der erfassten Tätigkeit bzw. vom erfassten Artikel (falls dort vorhanden) ermittelt und muss im Normalfall nicht eigens eingegeben werden. Mittels der LEA Einstellung Tätigkeitsgruppe könnte man die Tätigkeitsgruppe von der Projektart des Projekts ermitteln lassen (selten). Daher lässt das Feld nur eine Eingabe zu, wenn keine automatische Ermittlung stattfinden kann.

 Besonderheiten dieses Feldes in Deutschland

Dieses Feld enthält die Tätigkeitsgruppe des aktuellen Gebührenartikels.

Dieses Feld gibt an, wie die Leistung erstellt worden ist.

Es wird dabei zwischen folgenden Ausprägungen unterschieden:

In diesem Feld wird die Bezeichnung der Warengruppe (Tätigkeitsgruppe, Tätigkeitshauptgruppe) festgelegt. 

Mit dem Symbol  bzw. mit der Funktionstaste F8 wird das Fenster Übersetzungs-Verwaltung geöffnet. In diesem können Übersetzungen zur Bezeichnung eingetragen werden, welche auch auf fremdsprachigen Ausdrucken berücksichtigt werden.

Dieses Feld beinhaltet jene eigene Firma, unter welcher die Leistung verrechnet werden soll. Die korrekte Ermittlung der Verrechnungsfirma findet bei der Autorisierung der Leistung statt.

Im Zuge der Leistungserfassung erhält das Feld als vorläufigen (!) Wert jene Firmennummer, unter der das aktuell gültige Dienstverhältnis des Mitarbeiters der Leistung angelegt worden ist. Die Verrechnungsfirma wird im Zuge der Autorisierung aufgrund der Ermittlungsregeln richtiggestellt.

Dieses Feld zeigt den Matchcode des LEA Arbeitsgangs / PEP Vorgangs an, welchem die Leistung zugeordnet ist. Damit in diesem Feld überhaupt ein Matchcode sichtbar ist, muss der LEA Parameter Vorgangsmatchcode anzeigen aktiviert sein (= Standard).

Bitte beachten Sie beim Hinterlegen eines Vorganges auf der Leistung den LEA Parameter Daten auf Leistung übernehmen. Je nach Ausprägung werden die entsprechenden Datenfelder des Vorgangs auf die Leistung (nicht) übernommen, nur leere Felder überschrieben oder Sie erhalten dazu eine Abfrage.

Mit Klick auf den Matchcode wechselt man in den Ansichtsmodus des Arbeitsgangs/Vorgangs.

Wird das Feld über F4 bzw. den blauen Pfeil geöffnet, um einen Vorgang auszuwählen, kann dieser direkt im Suchfenster im Menü unter Vorgänge mit der Funktion "Fertigmelden" auf "erledigt" gesetzt werden.

Weitere Informationen zum Fertigmelden finden Sie in der Fensterhilfe Vorgang / Einsatz / Planungsobjekt suchen....

Bitte beachten Sie, dass der Vorgangsmatchcode bei der Leistungserfassung im BMD Web nicht mit Kopieren und Einfügen in das Feld übertragen werden kann, wenn der LEA Parameter Daten auf Leistung übernehmen auf der Ausprägung "Abfrage nach Eingabe Arbeitsgang" steht. In diesem Fall ist die Auswahl des Vorgangs über F4  notwendig, damit der Vorgang korrekt ermittelt werden kann.

Wird nur mit der LEA Funktionalität der Fertigstellungsevidenz gearbeitet, beinhaltet dieses Feld den Matchcode des Vorgangs, der dem Arbeitsgang bzw. dem Planungsobjekt entspricht.

Im Zuge der Leistungserfassung kann in diesem Feld über die Funktion F4  ein bereits bestehender Vorgang (= Arbeitsgang/Planungsobjekt) ausgewählt und der Leistung zugeordnet werden. Es ist jedoch im Rahmen der Fertigstellungsevidenz unüblich / nicht vorgesehen, dies auch tatsächlich im täglichen Arbeiten in dieser Weise zu machen. Bei der Autorisierung - hier wird im Normalfall der korrekte Arbeitsgang entsprechend den Arbeitsgangregeln ermittelt - wird dieser Vorgang nicht mehr aktualisiert.

Der Zusammenhang zwischen Personaleinsatzplanung und Leistungserfassung wird über dieses Feld hergestellt. Im Zuge der Leistungserfassung kann in diesem Feld über F4  ein bereits bestehender Vorgang ausgewählt und der Leistung zugeordnet werden. Alle Informationen dazu werden im Thema Leistungserfassung zu Vorgängen dargestellt.

Dieses Feld zeigt den Zeilenverrechnungstyp der Leistung an. Der jeweilige Zeilenverrechnungstyp wird vom Artikel der Leistung bezogen und auf der Leistung abgespeichert. Unterschieden wird hier zwischen folgenden Zeilenverrechnungstypen:

Dieses Feld zeigt ein Symbol an, wenn die Leistung eine Vorgänger-Leistung besitzt. Durch die unterschiedlichen Symbole ist ersichtlich, durch welche Aktion die neue Leistung genau zugegangen ist (also vom System erzeugt worden ist):

Für die Leistung wird zudem auch das Feld UmbuVon LfdNr mit der LeistunglfdNr der Vorgänger-Leistung befüllt, um diese eindeutig identifizieren zu können.